Перевод сотрудника на основное место работы – это изменение его трудового статуса, при котором ранее совмещаемая или внешняя работа становится постоянной и основной․ В трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) такая перемена фиксируется специальной записью о смене места работы․ Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, особенности бумажных и электронных трудовых книжек, типичные ошибки и рекомендации․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 68, 70) – регулирует ведение трудовых книжек и внесение записей о трудовой деятельности․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – определяет форму и порядок заполнения․
• ФЗ № 439-ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части внедрения электронных трудовых книжек» – вводит ЭТК и порядок их ведения․
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения» – регламентирует работу с ЭТК․

Что считается переводом на основное место работы?

Перевод на основное место работы возможен в следующих ситуациях:

• Сотрудник ранее работал по совместительству (внутреннему или внешнему) и теперь принимается на постоянную должность в той же организации․
• Сотрудник переходит с внешней работы (у другого работодателя) на позицию, которая становится его основной․
• Сотрудник меняет структурное подразделение внутри организации, но его прежняя работа была совмещающей, а новая – основной․

Важно: перевод не путать с переводом на другую работу (ст․ 72 ТК РФ), который предполагает изменение должности, профессии или условий труда без изменения статуса «основное/совместительство»․

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Шаги оформления

1. Подготовить приказ о переводе на основное место работы (указать дату, основание, новую должность, структурное подразделение)․
2. Сделать запись в разделе «Сведения о трудовой деятельности»:

• В колонке «Дата» – дата вступления приказа в силу (обычно день издания приказа)․
• В колонке «Наименование организации» – полное наименование работодателя (как в уставе)․
• В колонке «Должность, профессия, специальность» – указывается новая должность, которая становится основной․
• В колонке «Основание записи» – ссылка на приказ (номер и дата);

Пример записи

Дата: 
Наименование организации: ООО «ТехноПром»
Должность, профессия, специальность: ведущий инженер отдела автоматизации
Основание записи: Приказ № 112 от «О переводе Иванова И․И․ на основное место работы»

Запись завершается подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации․

Особенности оформления с 2023 года

С года введен новый бланк трудовой книжки (форма ТД‑2)․ В нём:

• Увеличена ширина колонок для более удобного внесения данных․
• Добавлена строка для указания ИНН организации (необязательно, но рекомендуется)․
• Изменён порядок нумерации страниц (теперь сквозной по всей книжке)․

При переводе на основное место работы используйте новый бланк, если книжка была открыта после указанной даты․ Если книжка старого образца – заполняйте её по старым правилам, но помните, что с 2023 года при выдаче дубликата или новой книжки обязательно используется новый бланк․

Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

ЭТК ведётся в системе «Социальное страхование» (СФР) и доступна работодателю через личный кабинет на портале Госуслуги или через специализированные кадровые системы (1С:ЗУП, «КонсультантПлюс» и др․)․

Порядок внесения записи

1. В системе ЭТК создать событие «Изменение места работы» (тип события – «Перевод на основное место работы»)․
2. Указать:
   • Дата события (день вступления приказа в силу)․
   • ИНН и наименование организации․
   • Новая должность (согласно профессиональному стандарту, если требуется)․
   • Номер и дата приказа о переводе․
3. Подписать событие квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица․
4. Система автоматически формирует выписку, которую можно предоставить сотруднику по его запросу․

Преимущества ЭТК при переводе

• Отсутствие риска механических ошибок (неправильного подчеркивания, пропуска строк)․
• Мгновенная доступность данных для ПФР, ФСС и других органов․
• Возможность быстро получить выписку о трудовой деятельности для подачи заявления на пособия, кредиты и т․д․

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки в бумажной книжке

• Неправильная дата – указывают дату издания приказа вместо даты его вступления в силу․ Решение: уточняйте в приказе пункт о дате начала действия․
• Отсутствие ссылки на приказ – запись делается без указания номера и даты․ Решение: всегда заполняйте колонку «Основание записи»․
• Неправильное наименование организации – используют сокращённое название без указания формы собственности․ Решение: вносите полное наименование как в учредительных документах․
• Отсутствие подписи и печати – делает запись недействительной․ Решение: после внесения данных сразу заверяйте документ․

Ошибки в ЭТК

• Выбор неправильного типа события – например, выбрано «Изменение должности» вместо «Перевод на основное место работы»․ Решение: внимательно изучайте справочник событий в системе․
• Отсутствие КЭП – событие не подписано, поэтому не считается действительным․ Решение: используйте квалифицированную электронную подпись уполномоченного лица․
• Не указана должность согласно профессиональному стандарту – может привести к отказу в приёме выписки․ Решение: сверяйтесь с Единым перечнем профессий и должностей (ЕТКС)․

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создайте шаблон приказа о переводе на основное место работы, включающий обязательные реквизиты (дата, основание, ссылка на ТК РФ)․
2. Обучите специалистов по кадрам работе с новым бланком ТД‑2 и с системой ЭТК (проводите внутренние тренинги раз в полгода)․
3. Ведите журнал регистрации приказов о переводе – это упростит поиск нужного документа при проверках․
4. При выдаче выписки из ЭТК проверяйте, что в ней отражены все события о переводе на основное место работы (особенно если сотрудник имел несколько совместительств)․
5. Храните копии приказов и выписок в электронном архиве не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых документов)․

Перевод на основное место работы – важное кадровое событие, которое должно быть корректно зафиксировано как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке․ Соблюдение нормативных требований, внимательное заполнение всех реквизитов и своевременное заверение подписью и печатью (или КЭП) гарантируют законность записи и защищают права работника при подтверждении трудового стажа, получении пенсии, пособий и других социальных выплат․

Если у вас остались вопросы по оформлению перевода на основное место работы в трудовой книжке, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому делопроизводству или юристу, специализирующемуся на трудовом праве․