Перевод сотрудника на совмещение (одновременное выполнение обязанностей по двум и более должностям) оформляется в трудовой книжке как изменение условий трудового договора․ Ниже – пошаговая инструкция, правовые основания, примеры формулировок и типичные ошибки․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 60․2 (совмещение), ст․ 72 (изменение условий трудового договора)․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»․
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о трудовой книжке, инструкция по кадрам)․

Когда требуется запись о переводе на совмещение?

Запись делается, если:

1. Сотрудник продолжает выполнять свои прежние обязанности и принимает на себя дополнительную работу по другой должности (или той же, но в другом структурном подразделении)․
2. Изменение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору (не является переводом на другую постоянную работу)․
3. Срок совмещения может быть определен (например, на 6 месяцев) либо бессрочным․

Подготовка документов

Перед внесением записи в трудовую книжку необходимо оформить:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении (указывает должность, режим работы, размер доплаты, срок)․
• Приказ о переводе на совмещение (форма Т‑5 или иная, утверждённая в организации)․
• Согласие сотрудника (если совмещение Initiated by employer) – обычно оформляется в виде заявления․
• Изменение в штатном расписании (если требуется)․

Порядок внесения записи в трудовую книжку

1. Определите строку, где будет сделана запись․ Обычно это следующая свободная строка после последней записи о трудовой деятельности․
2. Заполните колонки трудовой книжки согласно образцу:
1. Дата – день, месяц, год издания приказа о совмещении․
2. Номер записи – последовательный номер (например, 12)․
3. Сведения о работе – указываем: «Переведён на совмещение должностей [Основная должность] и [Дополнительная должность]»․
4. Основание – реквизиты приказа: «Приказ № [номер] от «[дата]» о переводе на совмещение»․
5. Подпись работника и дата – сотрудник расписывается, подтверждая получение сведений․
6. Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и печать организации․
3. После внесения записи проставьте печать организации в графе «Подпись ответственного лица» (если требуется внутренним регламентом)․
4. Выдайте сотруднику справку о трудовой деятельности (форма Т‑2) с отражением новой записи, если он запросит․

Пример формулировки записи

Номер записи: 23
Сведения о работе: Переведён на совмещение должностей ведущего специалиста отдела кадров и старшего инспектора по работе с персоналом․
Основание: Приказ № 112 от «О переводе на совмещение»․
Подпись работника: _____________________ Иванов И․И․
Подпись ответственного лица: _____________________ Петрова А․С․
Печать организации: [круглая печать]

При необходимости можно уточнить режим работы (например, «0,5 ставки по основной должности и 0,5 ставки по дополнительной») – эта информация указывается в приказе и дополнительном соглашении, а в трудовой книжке отражается лишь факт совмещения․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа или дополнительного соглашения․ Запись делается только на основании документа, подтверждающего изменение условий труда․
• Неправильная формулировка․ Не пишите «переведён на другую работу» – это подразумевает перевод, а не совмещение․ Используйте именно слово «совмещение»․
• Пропуск даты или номера приказа․ Без этих реквизитов запись считается недействительной․
• Отсутствие подписи сотрудника․ Трудовая книжка считается заверенной только после подписи работника․
• Несоблюдение последовательности номеров записей․ Номера должны идти подряд без пропусков․
• Использование корректирующих средств (замазки, исправительной ленты)․ Если ошибка допущена, следует зачеркнуть неверную запись одной линией, указать сверху правильную и заверить подписью и печатью․

Особенности при совмещении по инициативе работника

Если сотрудник сам просит взять дополнительную работу, порядок оформления тот же, но в заявлении указывается:

• Просьба о совмещении;
• Желаемая дополнительная должность;
• Предлагаемый режим работы (например, 0,25 ставки);
• Согласие на возможные изменения в оплате труда․

После получения заявления руководитель издаёт приказ, а кадровая служба оформляет дополнительное соглашение и вносит запись в трудовую книжку․

Что делать, если совмещение прекращается?

Когда период совмещения заканчивается или сторонами принимается решение о возврате к основной должности, в трудовой книжке делается запись об отмене совмещения:

Номер записи: 24
Сведения о работе: Совмещение должностей ведущего специалиста отдела кадров и старшего инспектора по работе с персоналом прекращено․ Возвращён к выполнению только основной должности ведущего специалиста отдела кадров․
Основание: Приказ № 205 от «Об отмене совмещения»․
Подпись работника: _____________________ Иванов И․И․
Подпись ответственного лица: _____________________ Петрова А․С․
Печать организации: [круглая печать]

Правильное оформление записи о переводе на совмещение в трудовой книжке – это не только соблюдение законодательства, но и гарантия того, что трудовой стаж сотрудника будет учтён полностью при расчёте пенсии и других социальных выплат․ Следуйте представленному алгоритму, сохраняйте все первичные документы (приказы, соглашения, заявления) в личном деле сотрудника, и тогда ошибки в трудовой книжке будут сведены к минимуму․

Статья актуальна на май 2026 года․ При изменениях в трудовом законодательстве рекомендуется сверяться с актуальными нормативными актами и внутренними положениями организации․