Перевод сотрудника – одна из самых частых кадровых операций. Правильное оформление соответствующей записи в трудовой книжке гарантирует юридическую корректность действий работодателя и сохранность трудовых прав сотрудника. Ниже подробно рассматриваем, какие сведения о переводе должны быть внесены, какие формы и сроки соблюдаются.

Общие требования к записи о переводе

Согласно Порядку заполнения трудовых книжек (утв. 2026 г.), в трудовые книжки вносятся только постоянные переводы. Временные перемещения между подразделениями не фиксируются.

• Запись о переводе оформляется на основании приказа (распоряжения) руководителя.
• Запись вносится в графе 3 раздела «Сведения о работе».
• В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата фактического начала работы по новому месту.
• В графе 3 указываются место работы и должность, на которую переведен сотрудник.
• В графе 4 указывается ссылка на приказ (номер, дата).

Пример оформления записи

Образец записи о переводе (см. КонсультантПлюс, 2026):

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Новая компания», отдел маркетинга, менеджер по продажам
Графа 4: Приказ № 123 от 

Эта запись фиксирует, что сотрудник Иванов И.И. с 15 марта 2025 г. переведен на новую постоянную должность.

Последствия перевода для работодателя

При переводе сотрудника прежний работодатель обязан:

1. Издать приказ об увольнении с основного места работы.
2. Закрыть личную карточку сотрудника.
3. Внести запись о переводе в трудовую книжку.

Эти действия оформляются в соответствии с п. 5 ч. первой ст. 77 ТК РФ, где основанием для увольнения считается перевод по соглашению сторон.

Сроки и форма документального оформления

Запись в трудовую книжку вносится не позднее недели со дня издания приказа о переводе. При этом:

• Форма записи определяется текущим внутренним нормативным актом организации.
• Все сведения должны быть сведены в единый документ – образец записи в трудовую книжку.
• При необходимости вносятся изменения в уже существующие записи (например, отмена неверных записей).

Частые вопросы и ответы

Как правильно оформить перевод в графе 3?

В графе 3 указываются:

• Наименование организации‑работодателя (новое место работы).
• Подразделение или отдел.
• Должность, на которую переводится сотрудник.
• Краткое описание новой работы (по желанию).

Что делать, если перевод был сделан, но запись не была внесена вовремя?

В этом случае необходимо:

1. Срочно оформить приказ о переводе.
2. Внести запись вручную в трудовую книжку с отметкой «позднее внесено».
3. Сохранить копию приказа и подтверждение факта перевода.

Можно ли вносить записи о переводе в электронные трудовые книжки?

С 2021 г. в организации, где используется электронный трудовый договор, записи о переводе вносятся в электронный реестр. Однако в бумажных копиях (если они ещё существуют) запись должна быть продублирована.

Запись о переводе в трудовую книжку – это официальное документальное подтверждение изменения трудового места сотрудника. Правильное оформление включает:

• Указание нового места работы и должности.
• Ссылку на приказ (номер, дата).
• Дата начала работы.
• Последовательность внесения данных в соответствующие графы.

Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических рисков и гарантирует корректное отражение всех кадровых изменений в личном деле сотрудника.