Перевод сотрудника – одно из самых частых кадровых мероприятий. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) важно правильно оформить соответствующую запись, чтобы избежать вопросов контролирующих органов и обеспечить корректное хранение сведений.
Что именно фиксируется в записи о переводе?
В электронной трудовой книжке в графе «место работы и должность, на которые был переведен сотрудник» указываются:
- Наименование организации‑работодателя;
- Подразделение (отдел, отделка, филиал и т.п.);
- Должность, на которую переведен сотрудник;
- Дата перевода;
- Номер и дата приказа (или иного основания) о переводе.
Эти сведения позволяют полностью отразить трудовое положение сотрудника в новой структуре организации.
Пример заполнения
В электронной форме (например, в разделе 1.1 формы ЕФС‑1) запись может выглядеть так:
Место работы и должность, на которые был переведен сотрудник: ООО «СберТех», отдел автоматизации бизнес‑процессов, специалист по ИТ‑поддержке. Дата перевода: ; Основание: Приказ № 123 от «О переводе И.И. Петрова на новую должность».
Как правильно оформить запись в электронной трудовой книжке?
Для корректного внесения данных следуйте этим шагам:
- Получите заявление работника о желании вести трудовую деятельность в электронном виде.
- Подтвердите переход через приказ (или иное основание) с указанием даты, номера и вида документа.
- Внесите запись в электронную форму, используя поля, предусмотренные для перевода.
- Сохраните копию приказа и заявления в личном деле сотрудника.
- Уведомьте сотрудника о готовности записи и предоставьте ему справку о работе за прежний период (если требуется).
Частые ошибки
- Не указывают полное наименование организации‑работодателя.
- Указывают только должность, без уточнения подразделения.
- Забывают указать дату перевода и номер приказа.
- Не привязывают запись к документу, на основании которого произведён перевод.
Правовая основа
Система электронных трудовых книжек регулируется двумя ключевыми документами:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 77 (п. 5 ч. первой) – основания прекращения трудового договора, включая перевод.
- Постановление Правительства РФ № 539 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
Эти нормативные акты уточняют, что запись о переводе должна содержать:
- Дата и номер приказа (или другого документа) о переводе;
- Наименование организации‑работодателя;
- Подразделение и должность, на которую переводится сотрудник;
- Дата перевода.
Как оформить переход на ЭТК в 2025‑2026 годах?
С года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник не возражает. В 2025‑2026 годах процесс оформления выглядит так:
- Заявление работника о желании вести трудовые сведения в электронном виде.
- Передача данных в базу Фонда обязательного социального страхования (СФР) через личный кабинет работодателя.
- Формирование электронной трудовой книжки в личном кабинете сотрудника.
- Выдача справки о работе за прежний период (до 2020 года) при необходимости.
После перевода сотрудника на ЭТК бумажную трудовую книжку выдают, но дальше её хранить не требуется.
Где посмотреть готовую форму и примеры?
Официальный ресурс Министерства труда и социальной защиты РФ размещает:
- Образцы заполнения электронной трудовой книжки;
- Пояснительные материалы по каждому пункту формы ЕФС‑1;
- Консультационные ответы на вопросы по переходу на ЭТК.
Эти документы доступны в разделе «Электронная трудовая книжка» на официальном сайте СФР.
Запись о переводе в электронной трудовой книжке – это ключевой документ, фиксирующий новое трудовое положение сотрудника. Правильное оформление позволяет:
- Избежать ошибок при проверке контролирующими органами;
- Обеспечить полную и достоверную информацию о трудовой деятельности;
- Сократить административную нагрузку за счёт автоматизации процессов.
Соблюдайте требования законодательства, используйте официальные образцы и не забывайте о детальном заполнении всех полей записи.
Для получения дополнительной информации и консультаций обращайтесь в отдел кадров или к специализированным сервисам (например, Saby (СБИС) – система поддержки кадровых процессов).