Перевод сотрудника – это изменение его трудовой функции, должности, структурного подразделения или места работы․ В России такой процесс регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Приказом Минтруда России от  № 320н․ Ниже приведены подробные инструкции, которые помогут правильно оформить перевод в бумажной и электронной трудовой книжке․

Юридические основы перевода

• Статья 66 ТК РФ: «Сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку работника»․
• Статья 72․1 ТК РФ: переводом на другую работу считается постоянное или временное изменение трудовой функции, смена структурного подразделения, если это указано в трудовом договоре, и переезд вместе с работодателем в другое место․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда РФ от  № 320н) – пункт 4: в трудовую книжку вносятся сведения о работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении․

Когда запись о переводе обязательна

1. Постоянный перевод – изменение должности, структурного подразделения или места работы, которое сохраняется более 30 дней․
2. Временный перевод – если сотрудник переходит на новую должность менее 30 дней, запись в трудовой книжке не требуется․
3. Перевод в другую организацию (внешний перевод) – обязательно фиксируется в трудовой книжке․

Этапы оформления перевода

Подготовка документов

• Заявление сотрудника о переводе (если требуется)․
• Приказ о переводе (Т5/Т5а) – оформляется работодателем․
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (если перевод подразумевает изменение условий работы)․
• Согласование с бухгалтерией и кадровым отделом․

Издание приказа о переводе

Приказ должен содержать:

• Наименование организации․
• ФИО сотрудника․
• Текущая должность и структурное подразделение․
• Новая должность, подразделение и место работы․
• Дата начала новой работы․
• Номер и дата приказа․

Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графа 3)․ Формулировка должна быть точной и соответствовать требованиям Порядка․ Пример записи:

Перевод на другую постоянную работу
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Руководитель отдела продаж
Место работы: Москва, ул․ Ленина, д․ 12
Приказ № 123 от 

Если перевод сопровождается изменением трудовой функции, необходимо заключить новый трудовой договор и оформить приказ о переводе․

Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК)

• После перевода сотрудника в ЭТК выдается бумажная трудовая книжка, но хранить её не требуется․
• Все записи о переводе автоматически синхронизируються с ЭТК через систему КЭДО․

Примеры записей в трудовой книжке

Перевод внутри организации

Перевод на другую постоянную работу
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Менеджер по работе с клиентами
Место работы: Москва, ул․ Ленина, д․ 12
Приказ № 456 от 

Перевод в другую организацию

Перевод на другую постоянную работу
Наименование организации: ООО «Лотос»
Должность: Руководитель отдела маркетинга
Место работы: Санкт-Петербург, пр․ Невский, д․ 5
Приказ № 789 от 

Временный перевод (не фиксируется)

Если сотрудник переводится на новую должность на срок до 30 дней, запись в трудовой книжке не требуется․ Важно оформить временный договор и указать в нем условия перевода․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу? Да, при согласии обеих сторон и оформлении соответствующего договора․ В трудовой книжке фиксируется только изменение должности и места работы (может быть указано «удаленная работа»)․
• Что делать, если сотрудник находится в командировке? Перевод оформляется по тем же правилам, но в графе «Место работы» указывается «командировка»․
• Нужно ли оформлять новый трудовой договор при переводе? Если перевод сопровождается изменением условий работы (зарплата, график, обязанности), то да – необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору;

Ошибки, которые стоит избегать

1. Неправильная формулировка в записи (например, «перевод на другую работу» без указания конкретной должности)․
2. Отсутствие номера и даты приказа․
3. Запись в трудовой книжке при временном переводе (если срок < 30 дней)․
4. Неучет перевода в электронной трудовой книжке․

Перевод сотрудника – это не просто изменение места работы․ Он требует соблюдения юридических норм, правильного оформления приказа и записи в трудовой книжке․ Следуя приведённым инструкциям, вы сможете избежать ошибок, которые могут повлиять на права сотрудника и юридическую чистоту вашей организации․

Если вам нужна помощь в подготовке документов или в работе с электронными кадровыми системами, обратитесь к специалистам по кадрам или воспользуйтесь услугами систем КЭДО․