Перевод сотрудника с одного места работы на другое – процесс, требующий тщательного оформления документации. Особенно важна правильная запись в трудовой книжке. Ниже представлен подробный образец заполнения с учётом всех норм Трудового кодекса РФ и практики большинства организаций.

Что такое перевод и когда он оформляется

Перевод – это перемещение сотрудника с одного места работы на другое в рамках одной организации или при переходе в другую организацию по его инициативе или по инициативе работодателя. Оформление перевода оформляется трудовым договором и приказом о переводе. В трудовой книжке вносятся сведения о переводе в соответствии с установленным порядком.

Когда вносить сведения о переводе

• В момент начала работы по новому месту (в течение 3‑5 рабочих дней после начала выполнения обязанностей).
• При изменении условий труда, связанных с переводом (изменение должности, подразделения, ставки).
• При окончании работы по одному месту и переходе на другое (включая увольнение и последующее трудоустройство).

Общий порядок заполнения трудовой книжки при переводе

Трудовая книжка заполняется в графе 2‑5 (в зависимости от формы). Ниже – пошаговое описание того, какие данные необходимо указать.

1. Графа 2 – Наименование организации, в которой произведён перевод. Указывается полное название организации‑работодателя.
2. Графа 3 – Дата начала работы в новой должности/подразделении. Указывается точная дата, когда сотрудник начал выполнять новые обязанности.
3. Графа 4 – Причина увольнения (если перевод сопровождается увольнением с прежнего места). При переводе в рамках одной организации эта графа обычно не заполняется, но если перевод связан с прекращением работы в прежнем подразделении, указывается соответствующая причина.
4. Графа 5 – Приказ о переводе (номер и дата). В эту графу вносят номер приказа, дату его подписания и, при необходимости, подпись руководителя.

Пример заполнения

Для наглядности рассмотрим типовой пример.

В случае, когда перевод связан с увольнением с предыдущего места, в Графе 4 указывается причина, например: «Увольнение по сокращению» или «По собственному желанию».

Как оформить перевод при переходе в другую организацию

Если перевод происходит между разными юридическими лицами, в трудовой книжке вносятся сведения о завершении работы в прежней организации и начале работы в новой. При этом:

• В Графе 4 указывается причина увольнения (например, «По окончании срока действия трудового договора», «По соглашению сторон»).
• В Графе 5 вносят данные нового работодателя, номер и дату приказа о приёме на работу.
• Важно сохранить копию приказа о переводе и приложить его к копии трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

Как оформить перевод, если сотрудник переходит в новое подразделение того же предприятия?

В этом случае в Графе 2 указывается название организации (оно же не меняется), в Графе 3 – дата начала работы в новом подразделении, а в Графе 5 – номер приказа о переводе.

Что делать, если в трудовой книжке уже записаны данные, а перевод не оформлен?

Неправильно оформленный перевод может привести к нарушениютрудовых прав сотрудника. Поэтому при выявлении ошибки необходимо:

1. Своевременно внести корректировки в Графу 4 (причину увольнения) и Графе 5 (приказ о переводе).
2. Приложить копию приказа к книжке.
3. При необходимости – обновить запись о стаже и должности.

Как оформить перевод, если сотрудник уходит в отпуск перед переводом?

Если перевод запланирован после окончания отпуска, в Графе 3 указывается дата фактического начала новой работы, а в Графе 5 – номер приказа, датированного после возвращения из отпуска.

Рекомендации по оформлению

• Пользоваться образцами – в интернете доступны готовые шаблоны трудовой книжки, которые можно адаптировать под конкретный случай.
• Проверять даты – все даты должны быть указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Сохранять оригиналы приказов – копии приказов хранятся в личном деле сотрудника, а в книжке указывается лишь номер и дата.
• Обновлять запись вовремя – за 3‑5 рабочих дней после перевода необходимо внести изменения в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки в порядке перевода – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдение описанного образца и тщательное заполнение всех граф гарантирует соответствие требованиям Трудового кодекса и избавит от возможных споров при проверке трудовой деятельности.

Если у вас возникнут сомнения по отдельным пунктам, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или юристу компании.

Источник: Обработанные данные из открытых открытых источников, актуальных на .