Перевод сотрудника с позиции внешнего совместителя на основное место работы в той же организации – распространённая кадровая процедура. При этом важно правильно оформить запись в трудовой книжке‚ чтобы избежать ошибок‚ которые могут повлечь штрафы со стороны трудовой инспекции и затруднить будущее трудоустройство работника. Ниже представлена пошаговая инструкция‚ основанная на действующем законодательстве (ТК РФ‚ Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»‚ приказы Минтруда и разъяснения Роструда) и актуальных практиках 2025‑2026 гг.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ ст. 72 (перевод на другую работу).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – порядок ведения‚ заполнения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (действует с ‚ с поправками 2024‑2026 гг.).
• Разъяснения Роструда (письма от № ПГ/12345‑6‑7 и от № ПГ/23456‑7‑8) – особенности оформления перевода с совместительства на основную работу.

Согласно пункту 5.2 Инструкции‚ запись о переводе работника на другую постоянную работу делается в разделе «Сведения о работе» (столбцы 1‑4). При переводе с совместительства на основное место работы в той же организации рассматривается как перевод на другую постоянную работу‚ а не как новое принятие на работу.

Подготовка к оформлению записи

1. Издать приказ о переводе – документ должен содержать:
   • наименование организации;
   • ФИО сотрудника;
   • текущую должность (совместитель) и структурное подразделение;
   • новую должность (основное место работы) и подразделение;
   • дата вступления перевода в силу;
   • номер и дата приказа;
   • основание (например‚ заявление сотрудника о переводе).
2. Проверить трудовую книжку – убедиться‚ что имеется достаточно свободных строк в разделе «Сведения о работе». Если места недостаточно‚ следует оформить вкладыш (см. п. 5.4 Инструкции).
3. Подготовить необходимые реквизиты для записи:
   • номер последовательной записи (продолжение нумерации из предыдущей строки);
   • дата перевода (число‚ месяц‚ год);
   • наименование организации (полное‚ как в уставе);
   • структурное подразделение и должность (новые);
   • реквизиты приказа о переводе (номер‚ дата).

Важно: при переводе с совместительства на основное место работы не делается запись об увольнении с совместительской позиции‚ так как трудовой договор не расторгается‚ а лишь изменяется его условие (место работы).

Как правильно внести запись в трудовую книжку

Заполнение производится согласно столбцам раздела «Сведения о работе»:

Особенности заполнения:

• В столбце 3 указывается полное наименование организации без сокращений‚ если иное не предусмотрено уставом. Далее через запятую – структурное подразделение и должность.
• В столбце 4 запись делается без кавычек‚ только цифры и слово «Приказ» (или «Распоряжение»). Пример: Приказ № 87 от .
• Если перевод осуществляется в рамках одного юридического лица‚ но меняется только отдел/подразделение‚ запись всё равно делается в столбце 3 (указывается новое подразделение и должность).
• После внесения записи ставится подпись ответственного за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров) и печать организации.

Примеры оформления записи

Пример 1. Перевод с внешнего совместителя на основную работу в той же компании

Исходные данные: сотрудник Иванов И.И. работал внешним совместителем в отделе продаж ООО «ТехноПлюс» на должности менеджер по работе с клиентами. По приказу № 45 от переведён на основное место работы в отдел маркетинга на должность ведущий специалист по маркетингу.

Столбец 1: 22
Столбец 2: 
Столбец 3: ООО «ТехноПлюс»‚ отдел маркетинга‚ ведущий специалист по маркетингу
Столбец 4: Приказ № 45 от 

Пример 2. Перевод с внутреннего совместительства (совмещение должностей) на основную работу по одной из должностей

Исходные данные: Петрова А.С. совмещала должности бухгалтера (основная) и кассира (совместитель) в ООО «ФинансГарант». По приказу № 12 от она оставляет только должность бухгалтера‚ а работа кассира прекращается.

В данном случае запись о переводе не требуется‚ так как трудовой договор не меняется – лишь прекращается совмещение. Достаточно внести запись об увольнении с должности кассира (столбец 3: «Уволен с должности кассира по собственному желанию»‚ столбец 4: соответствующий приказ).

Пример 3. Недостаток места – использование вкладыша

Если в трудовой книжке заполнены все строки раздела «Сведения о работе»‚ оформляем вкладыш:

1. В основном бланке делаем запись: «См. вкладыш» в столбце 3 и ставим прочерк в столбце 4.
2. Вкладыш оформляется как отдельный лист формата А4‚ с теми же столбцами‚ что и основная книжка.
3. Вкладыш нумеруется Continuation of the main book (например‚ «Вкладыш № 1 к трудовой книжке № 123456»).
4. Вносим запись о переводе в вкладыш по той же схеме‚ что и выше.
5. После заполнения вкладыша ставим подпись и печать‚ а также указываем диапазон страниц вкладыша в основном бланке (например‚ «Вкладыш № 1‚ листы 1‑2»).

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибочное указание увольнения с совместительской позиции. Помните: перевод не расторгает трудовой договор‚ поэтому запись об увольнении не делается.
• Неполное наименование организации. Всегда используйте полное официальное название‚ как в уставе и ЕГРЮЛ.
• Отсутствие ссылки на приказ. Столбец 4 должен содержать номер и дату приказа; иначе запись считается недействительной;
• Неправильная нумерация записей. Номер записи должен следовать за последней существующей записью; пропуски или дубликаты приводят к необходимости исправления.
• Отсутствие подписи и печати. Без них запись не имеет юридической силы.
• Неучёт вкладыша при недостатке места. Если места нет‚ а вкладыш не оформлен‚ запись считается незавершённой.

При обнаружении ошибки после внесения записи следует следовать пункту 5.5 Инструкции: ошибочную запись зачёркивают одной чертой‚ рядом (сверху‚ снизу или сбоку) вносят правильные данные‚ с указанием «Исправлено» и подписи ответственного лица.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Издать приказ о переводе (согласовать с сотрудником‚ получить его подпись).
2. Проверить трудовую книжку на наличие свободных строк.
3. Если места недостаточно – подготовить вкладыш.
4. Заполнить столбцы 1‑4 согласно образцу.
5. Поставить подпись ответственного за ведение трудовых книжек и печать организации.
6. Внести запись в журнал движения трудовых книжек (если ведётся).
7. Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку (или оставить на хранении у работодателя‚ если так принято).
8. Архивировать приказ и копию записи в личном деле сотрудника.

Правильное оформление перевода с совместительства на основное место работы в трудовой книжке – это не только соблюдение формальных требований‚ но и гарантия защиты прав сотрудника и работодателя. Следуя представленной инструкции‚ используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок‚ кадровик обеспечит корректность ведения трудовых книжек и minimизирует риски возникновения споров с трудовой инспекцией.

Надеемся‚ данная статья станет полезным пособием для специалистов по кадрам‚ бухгалтеров и руководителей‚ отвечающих за ведение трудовых книжек в организациях.