Оформление записей в трудовой книжке – одна из самых важных задач кадровика. Ошибки в этом документе могут привести к юридическим спорам‚ потере права на пенсию и другим негативным последствиям. В статье подробно рассматривается‚ как правильно внести запись о переводе сотрудника с совместительства (внутреннего или внешнего) на основное место работы и наоборот.

Понятия и правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 83‑84) и разъяснительным письмам Роструда (письмо № 4299‑6‑1 от г.)‚ запись в трудовой книжке делается в следующих случаях:

• при приёме на работу (основную или совместительство);
• при переводе с одного места работы на другое;
• при прекращении трудовых отношений (увольнение‚ перевод‚ выход на пенсию и т.п.).

Особенно важным является различие между внутренним и внешним совместительством:

1. Внутреннее совместительство – работа в той же организации‚ но в другом подразделении‚ на другой должности‚ при сохранении основного места работы.
2. Внешнее совместительство – работа в другой юридической организации (другой работодатель)‚ при сохранении основного места работы в первой компании.

Что говорит Роструд?

В письме № 4299‑6‑1 от г. указано‚ что если в трудовой книжке не было записи о совместительстве‚ то при переводе сотрудника на основное место работы необходимо сделать запись о переводе‚ а запись о совместительстве вносится только работодателем‚ у которого осуществлялась работа по совместительству.

Когда и какую запись вносить?

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Подготовка документов

• Трудовой договор (основной) и договор (или соглашение) о совместительстве.
• Заявление сотрудника о переводе (по желанию работника‚ если перевод осуществляется по его желанию).
• Приказ работодателя о переводе (образец приказа – ниже).
• Согласие (если требуется) профсоюзного органа.

Шаг 2. Оформление приказа

Приказ должен содержать:

1. Шапку организации (наименование‚ ИНН‚ ОКПО‚ реквизиты).
2. Номер и дату приказа.
3. Текст приказа с указанием:
   • ФИО сотрудника;
   • Текущего места работы (основное/совместительство);
   • Новой должности и подразделения;
   • Основания (перевод с совместительства‚ перевод в совместительство‚ перевод в основной штат);
   • Дата вступления приказа в силу.
4. Подпись руководителя и печать.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о трудовой деятельности» (страницы 2‑3). Формат записи фиксирован ТК РФ:

Дата начала – Дата окончания | Наименование организации‚ ИНН | Должность‚ разряд | Основание (перевод из совместительства/на совместительство) | Приказ № ___ от __.__.____

Пример записи при переводе из совместительства в основное место работы:

 – | ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567 | инженер‑технолог | перевод из совместительства (внутреннее) | Приказ № 45 от 

Если совместительство прекращается‚ в той же строке указывается дата окончания совместительства и основание «прекращение совместительства».

Шаг 4. Подтверждение сотрудником

Сотрудник подписывает страницу трудовой книжки‚ подтверждая правильность внесённой записи.

Шаг 5. Ведение электронных записей (если используется электронная трудовая книжка)

• Внести запись в ЕТК через портал «Госуслуги» или специализированную систему работодателя.
• Прикрепить скан‑копию приказа и согласия сотрудника.
• Уведомить сотрудника о завершении операции.

Образцы документов

Приказ о переводе с совместительства на основную работу

Приказ № 78
от г.

О переводе сотрудника Иванова И.И. из внутреннего совместительства в основной штат

В соответствии со ст. 84 Трудового кодекса РФ‚
Приказываю:

Перевести Иванова Ивана Ивановича с должности «специалист отдела маркетинга (внутреннее совместительство)» в должность «менеджер по развитию продаж» в отделе продаж ООО «АльфаТех» с г.


Основание: перевод из внутреннего совместительства в основной штат.
Внести запись в трудовую книжку согласно образцу.

Контроль исполнения: ___________________ (начальник отдела кадров)
Подпись ___________________ /Петрова А.С./

Образец записи в трудовой книжке

 – | ООО «АльфаТех»‚ ИНН 7709876543 | менеджер по развитию продаж | перевод из внутреннего совместительства | Приказ № 78 от 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о совместительстве‚ если в трудовой книжке её нет?

Да. Согласно письму Роструда № 4299‑6‑1‚ если совместительство было‚ но запись не сделана‚ её вносит работодатель‑совместитель. При переводе в основной штат основной работодатель вносит запись о переводе.

Можно ли оформить перевод без увольнения?

Да. Перевод – это изменение условий труда‚ а не прекращение трудового договора. Увольнение происходит только в случае полного прекращения работы у данного работодателя.

Как оформить перевод‚ если совместительство внешнее?

Тогда обе организации участвуют в процессе:

• Работодатель‑основатель вносит запись о переводе (прекращение совместительства).
• Работодатель‑совместитель вносит запись о приёме (если совместительство продолжается) или об увольнении (если совместительство прекращается).

Что делать‚ если сотрудник отказывается подписать запись?

Сотрудник обязан подписать страницу трудовой книжки. При отказе необходимо оформить акт отказа и направить его в инспекцию труда – отказ считается нарушением трудового законодательства.

Как оформить запись в электронную трудовую книжку?

Процедура аналогична бумажному варианту‚ но запись производится через онлайн‑сервис. Требуется загрузить скан‑копию приказа и заявление сотрудника. После подтверждения запись появляется в личном кабинете сотрудника.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Отсутствие даты начала и окончания – в записи обязательно указываются обе даты.
• Неправильный порядок слов – следует строго соблюдать шаблон‚ иначе запись может быть признана недействительной.
• Отсутствие подписи сотрудника – без подписи запись считается неполной.
• Неуказание основания перевода – «перевод из совместительства»‚ «перевод в совместительство» и т.п. должны быть явно прописаны.
• Неоформление приказа – приказ без печати и подписи руководителя не имеет юридической силы.

Оформление записи о переводе с совместительства на основное место работы (и обратно) – процесс‚ требующий точного соблюдения формальностей‚ предусмотренных Трудовым кодексом и разъяснительными письмами Роструда. Следуйте пошаговой инструкции‚ используйте проверенные образцы приказов и записей‚ а также контролируйте подписи сотрудника. При правильном подходе запись будет признана законной‚ а права работника – надёжно защищёнными.

Автор: Юрист‑кадровик‚ специалист по трудовому праву.
Дата публикации: