Перевод сотрудника с совместительства на постоянную работу – важный юридический акт‚ который требует корректного оформления в трудовой книжке. Ниже разберём‚ какие требования предъявляются к оформлению такой записи‚ какие данные необходимо указать и как правильно оформить процесс.
Нормативная база
Законодательство РФ (Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66) предписывает‚ что сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку работника. При этом:
- записи о временных переводах в трудовую книжку не вносятся;
- при признании временного перевода постоянным необходимо оформить соответствующую запись в установленном порядке;
- в случае совместительства речь идёт о перманентном изменении условий труда‚ которое оформляется как перевод на новую должность/структурное подразделение.
Практика консалтинговых компаний (КонсультантПлюс‚ Кадровик‑практик) подтверждает‚ что в трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных переводах.
Что именно указывается в записи
Согласно рекомендациям Портал Кадровик‑практик и КонсультантПлюс‚ в трудовую книжку при переходе с совместительства на постоянную работу вносятся следующие данные:
- Графа 1 – Сведения о работе: ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 – Дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с переводом.
- Графа 3 – Наименование структурного подразделения (новое место работы).
- При необходимости – приказ о переводе (номер‚ дата‚ подпись).
Пример оформления:
Графа 1: 12 Графа 2: Графа 3: Отдел маркетинга
Пошаговый алгоритм оформления
Подготовка документального подтверждения
Составляется приказ о переводе сотрудника с совместительства на постоянную позицию. В приказе указываются:
- основание (постановление‚ приказ‚ договор);
- дату начала работы;
- наименование новой должности и подразделения;
- причину перехода (например‚ необходимость полного занятия новой ролью).
Обновление трудового договора
По новому условию труда подписывается дополнение к трудовому договору или новый договор‚ где фиксируется постоянный характер занятости.
Внесение записи в трудовую книжку
В HR‑отделе или у ответственного лица (чаще всего – руководитель подразделения) вносятся данные согласно пункту 2. При этом:
- номер записи ставится последовательно;
- указывается точная дата начала работы;
- наименование подразделения пишется полностью‚ без сокращений.
Сохранение копий
Копию приказа и подтверждающий документ (доп. к трудовому договору) сохраняются в личном деле сотрудника.
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивное указание даты начала – без даты невозможно подтвердить‚ когда сотрудник начал выполнять обязанности.
- Неправильное наименование подразделения – лучше использовать официальное название‚ как указано в уставах организации.
- Внесение записи о временном переводе – по закону такие сведения не вносятся; если перевод стал постоянным‚ следует оформить новую запись.
- Отсутствие приказа – без официального приказа трудовая инспекция может признать запись недействительной.
Примеры из практики
Пример 1. Перевод с совместительства на постоянную работу в отделе продаж
Исходные данные:
- Сотрудник Иванов И.И. совмещал обязанности менеджера по продажам и бухгалтера.
- Решение руководства – перевести его полностью на позицию менеджера по продажам.
Оформление в трудовой книжке:
Графа 1: 27 Графа 2: Графа 3: Отдел продаж
Пример 2. Перевод из временного в постоянный статус
Сотрудник Петрова П.П. находился в временном переводе в отдел ИТ в период с по . По истечении срока перевод признан постоянным.
Запись в книжке:
Графа 1: 42 Графа 2: Графа 3: ИТ‑отдел
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли по просьбе работника внести в трудовую книжку запись о временном переводе?
Ответ: Нет. В трудовые книжки вносятся только сведения о постоянных переводах. Временный перевод оформляется отдельным документом‚ но не фиксируется в книжке.
Вопрос: Нужно ли указывать номер приказа в графе 3?
Ответ: Номер приказа обычно указывается в отдельном поле «Приказ №»‚ но в стандартных формах трудовых книжек это не требуется; Достаточно указать наименование подразделения.
Вопрос: Как оформить перевод‚ если сотрудник меняет не только должность‚ но и организацию‑работодателя?
Ответ: При переходе в другое предприятие в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу у нового работодателя. При этом в графе 3 указывается название новой организации и подразделения.
Оформление записи в трудовой книжке при переходе с совместительства на постоянную работу – обязательный и строго регламентированный процесс. Правильное заполнение полей (номер записи‚ дата начала‚ наименование подразделения) и наличие подтверждающего приказа гарантируют соответствие требованиям трудового законодательства и избавят от возможных споров с контролирующими органами.
Помните‚ что в трудовые книжки вносятся только сведения о постоянных переводах‚ а временные переводы фиксируются отдельными документами‚ но не отражаются в книжке.
Автор статьи: HR‑консультант‚ 2026 год.