Перевод сотрудника с внешнего совместительства на постоянную (основную) работу — распространённая и законная практика в российских организациях. При этом многие работодатели и бухгалтеры сталкиваются с вопросом: как правильно оформить запись в трудовой книжке, если работник ранее трудился по совместительству, а теперь становится штатным сотрудником?

Важно понимать: увольнение и последующее повторное трудоустройство не являются обязательными. Закон позволяет перевести сотрудника без расторжения трудового договора, что упрощает процедуру и защищает права работника. Ниже — подробная, юридически обоснованная инструкция по оформлению такой записи в трудовой книжке.

Правовая основа

Основные нормы регулируются:

• Трудовым кодексом РФ — статья 72.1 (перевод на другую работу), статья 60.2 (совместительство), статья 66 (трудовая книжка).
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
• Постановлением Правительства РФ № 225 от — о порядке ведения и хранения трудовых книжек.

Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ, перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения; Переход с совместительства на основную работу в той же организации — именно такой случай.

Когда вносится запись в трудовую книжку?

Запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника (п. 3.1 Инструкции). Если работник ранее не подавал заявление — запись о совместительстве в его трудовой книжке отсутствует.

Важно! Если в трудовой книжке не было записи о совместительстве, то при переводе на основную работу вносится только одна запись, о приеме на постоянную работу. Не вносятся записи об увольнении с совместительства или о прекращении совместительства.

Пошаговая процедура перевода

Шаг 1: Подготовка документов

• Работник подает заявление о переводе с совместительства на основную работу (образец ниже).
• Работодатель издает приказ о переводе (форма № Т-5 или произвольная).
• Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий трудового договора (в части характера работы — с совместительства на основную).

Шаг 2: Оформление приказа

Приказ должен содержать:

• Наименование организации, дату и номер приказа.
• ФИО сотрудника, должность по совместительству.
• Формулировку: «Перевести работника с должности [должность по совместительству] на должность [должность по основному месту работы] в связи с прекращением работы по совместительству и переходом на основную работу».
• Основание: заявление работника и дополнительное соглашение.
• Подпись руководителя, печать (если есть), ознакомление работника под роспись.

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Если в трудовой книжке ранее НЕ было записи о совместительстве:

1. Вносится запись о приеме на работу на основное место работы (даже если сотрудник уже работает в организации по совместительству).
2. Запись оформляется по форме, установленной Инструкцией:

№ Дата Основание Сведения о приеме на работу
1 Приказ № 45 от Принят на работу в качестве [должность] в [структурное подразделение]

Если в трудовой книжке уже была запись о совместительстве:

1. Вносится запись о переводе на основную работу.
2. Формулировка: «Переведен с должности [должность по совместительству] на должность [должность по основному месту работы] в связи с прекращением работы по совместительству».
3. Указывается основание — приказ и дополнительное соглашение.

Важно! Не вносится запись об увольнении с совместительства — это не увольнение, а перевод. Увольнение и последующее трудоустройство — необязательная и нежелательная процедура, так как ведет к перерыву в стаже, возможным ошибкам в расчете отпускных и компенсаций.

Примеры записей в трудовой книжке

Пример 1: Запись, если совместительство ранее не было учтено

№ Дата Основание Сведения о приеме на работу
1 Приказ № 45 от Принят на работу в качестве бухгалтера по основному месту работы в отдел бухгалтерии

Пример 2: Запись, если совместительство уже было записано

№ Дата Основание Сведения о приеме на работу
1 Приказ № 12 от Принят на работу в качестве бухгалтера-совместителя в отдел бухгалтерии
2 Приказ № 45 от Переведен с должности бухгалтера-совместителя на должность бухгалтера по основному месту работы

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Увольнение с совместительства и последующее трудоустройство. → Решение: Использовать перевод, а не увольнение.
• Ошибка 2: Внесение двух записей — об увольнении и о приеме. → Решение: В трудовой книжке должна быть только одна запись — о переводе или о приеме на основную работу.
• Ошибка 3: Не внесение записи в трудовую книжку, если работник требует. → Решение: Запись вносится только по заявлению работника, но если он подал заявление — обязательно внести.
• Ошибка 4: Неправильная формулировка. → Решение: Использовать официальные формулировки из Инструкции. Не использовать слова «уволен», «прекращен трудовой договор».

Особенности для генеральных директоров и ИП

Если сотрудник — генеральный директор, являющийся единственным учредителем, перевод с совместительства на основную работу возможен, но требует дополнительных процедур:

• Решение об изменении трудовой функции принимается на общем собрании участников (если есть другие участники).
• Если директор — единственный учредитель, он сам издает приказ о переводе.
• Запись в трудовую книжку вносится на основании его же приказа и заявления.

Самое главное помнить:

• Перевод с совместительства на основную работу — это не увольнение! Увольнять сотрудника не нужно.
• Запись в трудовую книжку вносится только по заявлению работника.
• Если запись о совместительстве ранее не была внесена — вносится запись о приеме на основную работу.
• Если запись о совместительстве уже есть — вносится запись о переводе.
• Все действия оформляются приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору.
• Нарушение порядка внесения записей в трудовую книжку может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юрлиц).

Правильно оформленный перевод — это не только соблюдение закона, но и забота о репутации компании, сохранение трудового стажа сотрудника и минимизация рисков для бухгалтерии.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — всегда консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.