В России трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. При переводе сотрудника в другое подразделение того же работодателя в трудовой книжке обязательно фиксируется запись о переводе. Эта статья разъясняет, какие сведения должны быть внесены, какие документы нужны, как правильно оформить перевод и какие ошибки стоит избегать.
Что такое перевод в пределах одной организации?
Перевод – это перемещение работника из одного подразделения (структурного или регионального) в другое подразделение той же юридической компании. Перевод может быть:
- постоянным (на основе приказа работодателя);
- временным (на определённый срок, например, в рамках проекта).
В обоих случаях работодатель обязан внести запись в трудовую книжку.
Законодательная база
Согласно статье 77 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и статье 70 ТК РФ:
- При переводе работника в другое подразделение работодателя запись о переводе должна быть внесена в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с момента фактического перевода.
- Перевод в другое подразделение того же работодателя считается изменением места работы, а не увольнением.
С 24 декабря 2025 года в графе 3 раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке появляется дополнительная строка «Перевод в другое подразделение работодателя».
Как оформить перевод в трудовой книжке
Необходимые документы
- Приказ о переводе от работодателя (должен содержать дату, место работы и основания перевода).
- Письмо с согласованием перевода от нового подразделения (если требуется).
- При необходимости – приказ об увольнении по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, если перевод сопровождается временным увольнением.
Шаги внесения записи
- Получить приказ о переводе.
- Заполнить форму «Перевод в другое подразделение работодателя» в разделе «Сведения о работе».
- Подписать работник и руководитель подразделения.
- Отправить копию приказа в СФР (Службу Федеральной регистрации) для обновления электронной трудовой книжки.
Что делать, если перевод был временным
В случае временного перевода запись о переводе также вносится, но в графе «Временный перевод» указывается срок действия. После окончания срока перевод считается завершённым, и запись о переводе остаётся в книжке как факт.
Особенности перевода в рамках одного работодателя
Перевод в другое подразделение того же работодателя отличается от перевода к другому работодателю тем, что:
- Трудовой стаж не прерывается – он считается непрерывным.
- Права и обязанности работника сохраняются, но могут измениться в зависимости от должности и подразделения.
- В трудовой книжке фиксируется только один переход, а не два отдельных приема и увольнения.
Ошибки, которые стоит избегать
- Отсутствие записи о переводе в трудовой книжке – это нарушение закона и может повлечь штрафы.
- Внесение неверных дат – это может вызвать путаницу при проверке стажа.
- Не предоставление копии приказа в СФР – без этого электронная трудовая книжка не обновится;
- Неправильное указание подразделения – это может повлиять на расчёт пенсионного стажа.
Что делать, если сведения о переводе внесены неполно
Если работодатель внес сведения о переводе в трудовую книжку в неполном объёме, работник может потребовать уточнения:
- Проверить наличие копии приказа о переводе в архиве компании.
- Обратиться в отдел кадров с просьбой внести недостающие сведения.
- Если работник не получил доказательства перевода, он может обратиться в суд с иском о признании факта перевода.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и переводы
С 2019 года работники могут изъявить желание вести трудовую книжку в электронной форме. В этом случае:
- Работодатель освобождается от обязанностей по ведению бумажной книжки.
- Переводы фиксируются в системе СФР, и работник получает электронный документ.
- При необходимости работник может запросить печатную копию (дубликат) в отделе кадров.
Практический пример
Иванов Иван Иванович работает в компании «ТехноСервис» с 1 января 2020 года. В 15 марта 2024 года он был переведен из отдела продаж в отдел технической поддержки. Внутренний приказ № 45/2024 от 10 марта 2024 года был подписан руководителем отдела продаж и утверждён руководителем компании. Иванов получил копию приказа, а отдел кадров внес запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней. В 24 декабря 2025 года в графе 3 раздела «Сведения о работе» появилась строка «Перевод в другое подразделение работодателя» с датой и указанием нового подразделения.
Как проверить наличие записи о переводе
- Откройте свой трудовой документ (бумажный или электронный).
- Проверьте раздел «Сведения о работе» – там должна быть строка «Перевод в другое подразделение работодателя».
- Если запись отсутствует, обратитесь в отдел кадров с просьбой уточнить.
Перевод в другое подразделение того же работодателя – это важный этап в карьере сотрудника, который не должен оставаться незаписанным в трудовой книжке. Соблюдение сроков и правильное оформление документов гарантирует, что ваш стаж будет учтен корректно, а права – защищены. Если вы заметили пропущенные сведения, не откладывайте их исправление – это поможет избежать проблем при расчёте пенсионных и социальных выплат.
Для дополнительной информации обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в региональный отдел Федеральной службы по труду (СФР).