Перевод сотрудника в другой филиал организации — распространённая практика в крупных компаниях с разветвлённой структурой. Однако многие работодатели и бухгалтеры допускают ошибки при оформлении таких переводов в трудовой книжке. В этой статье мы подробно разберём, когда обязательно нужно вносить запись, как правильно её оформить и какие документы потребуются, согласно актуальному законодательству РФ на 2026 год.

Когда запись в трудовую книжку при переводе в филиал обязательна?

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому Приказом Минтруда России от № 699н (в ред. от 2026 г.), запись о переводе в другой филиал обязательна только в одном случае:

• Если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение (филиал) как место работы.

Это ключевое правило. Если в трудовом договоре прописано:

1. «Место работы: ООО «Ромашка», г. Москва, ул. Ленина, д. 10», запись не требуется.
2. «Место работы: филиал ООО «Ромашка» в г. Санкт-Петербурге» — запись обязательна.

Пояснение от Роструда и КонсультантПлюс: если структурное подразделение (филиал, представительство) является существенным условием трудового договора, то его изменение — это существенное изменение условий труда, требующее внесения записи в трудовую книжку.

Важно! Даже если сотрудник продолжает работать удалённо, но его официальное место работы (в договоре), филиал в другом городе, запись в трудовую книжку вносится обязательно.

Когда запись НЕ требуется?

Запись в трудовую книжку не вносится, если:

• В трудовом договоре указано только общее наименование организации (например, «ООО «Ромашка», Москва»), без указания филиала;
• Сотрудник переходит в другое подразделение в том же городе, и филиал в договоре не указан;
• Речь идёт о временном перемещении (например, на 2 месяца для выполнения временных задач) — это не перевод, а служебная командировка или временное переведение по соглашению сторон, не требующее изменения трудового договора.

Согласно разъяснениям Роструда, перемещение (внутреннее перераспределение без изменения условий договора) не требует записи в трудовой книжке. А вот перевод — это изменение существенных условий, требующее оформления.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при переводе в другой филиал?

Запись оформляется на основании:

1. Приказа работодателя о переводе (форма № Т-5 или Т-8);
2. Дополнительного соглашения к трудовому договору (обязательно!);
3. Согласия работника (письменного).

Формат записи в трудовой книжке (по новым правилам 2026 г.):

Запись:
«Переведен с [дата] на работу в [наименование нового филиала], [адрес филиала]»

Пример правильной записи:

Запись:
«Переведен с 15 марта 2026 года на работу в филиал ООО «Ромашка» в г. Новосибирске, ул. Сибирская, д. 45»

Важные нюансы:

• Не пишите только «переведён в филиал» — это недостаточно. Обязательно указывайте полное наименование филиала и его местонахождение.
• Не указывайте должность, если она не изменилась. Если должность меняется — запись делается в два этапа: сначала перевод в филиал, затем — на новую должность (или в одной записи: «Переведён на должность [должность] в филиал…»).
• Если сотрудник переводится в филиал, который является юридически самостоятельным лицом (например, отдельное ООО), то это уже увольнение и приём на новую работу, а не перевод. В этом случае запись делается об увольнении по п. 5 ст. 77 ТК РФ (перевод к другому работодателю), а новый работодатель вносит запись о приёме.

Что делать, если филиал упраздняется или переименовывается?

Если филиал просто переименовывается (например, «Филиал в Москве» → «Представительство в Москве»), а его юридический статус и адрес не меняются — запись не требуется.

Если филиал упраздняется, а сотрудник переводится в другой филиал — запись обязательна, как при обычном переводе.

Если филиал ликвидируется, а сотрудник остаётся в головной организации — запись делается: «Переведён с [дата] на работу в головной офис ООО «Ромашка», г. Москва, ул. Ленина, д. 10».

Какие документы нужны для оформления?

Для законного перевода и внесения записи в трудовую книжку работодатель должен:

1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием нового места работы (филиал и адрес).
2. Издать приказ о переводе (форма Т-5 или Т-8).
3. Получить письменное согласие работника на перевод (если перевод не по инициативе работодателя или не предусмотрен коллективным договором);
4. Внести запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приказа.
5. Сообщить в Пенсионный фонд РФ о смене места работы через форму ЕФС-1 (если применяется электронная трудовая книжка).

Ошибки, которых следует избегать

• Ошибка 1: Не вносят запись, хотя филиал указан в договоре — это нарушение ТК РФ и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда;
• Ошибка 2: Пишут «переведён в другой отдел» вместо «в филиал в г. [город]» — запись считается неполной и не соответствует требованиям.
• Ошибка 3: Вносят запись без приказа и согласия работника — запись признаётся незаконной, её можно оспорить в суде.
• Ошибка 4: Считают, что если сотрудник работает удалённо — запись не нужна. Это неверно: если в договоре указан филиал, запись обязательна.

Что делать, если запись сделана неправильно?

Если запись в трудовой книжке содержит ошибку (неполное наименование филиала, неверная дата и т.п.), её не зачёркивают и не исправляют. Правильно действовать так:

1. Издать приказ об уточнении записи.
2. Сделать новую, правильную запись в трудовой книжке, указав: «Запись о переводе от [дата ошибочной записи] признана недействительной».
3. Затем внести правильную запись с указанием полного наименования филиала и адреса.
4. Приложить к трудовой книжке пояснительную записку от работодателя (на бумаге, заверенную печатью).

Самое главное помнить: если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение (филиал, представительство) как место работы — перевод в другой филиал требует обязательной записи в трудовой книжке. Не важно, работает ли сотрудник удалённо, в офисе или в командировке, важен именно договор.

Неправильное оформление может привести к:

• Штрафам от Роструда (до 50 000 руб. для организации);
• Спорам с сотрудником при выходе на пенсию (если стаж не подтверждён);
• Отказу в оформлении электронной трудовой книжки в Пенсионном фонде.

Рекомендация: регулярно проверяйте трудовые договоры всех сотрудников. Если в них указаны филиалы — убедитесь, что все переводы между ними оформляются с соблюдением всех формальностей. Это защитит вас и сотрудника от будущих проблем.

Помните: трудовая книжка — это не просто формальность. Это юридически значимый документ, подтверждающий вашу трудовую историю. Оформляйте её правильно — и вы избежите многих сложностей в будущем.