Перевод сотрудника внутри организации — частая кадровая процедура. Однако у специалистов отдела кадров часто возникают сложности при ее оформлении, если происходит перевод в другой отдел в той же должности. Как правильно отразить это в трудовой книжке? Нужно ли вообще делать запись, если название должности не изменилось? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления такого перевода согласно действующему трудовому законодательству.

Что говорит закон: определение перевода

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ, перевод, это смена трудовой функции или места работы внутри одной и той же организации. При этом смена места работы подразумевает, в т.ч., переход в другое структурное подразделение, если это подразделение было указано в трудовом договоре сотрудника.

Важно понимать ключевое отличие:

• Постоянный перевод — подлежит обязательному внесению в трудовую книжку.
• Временный перевод, сведения о нем в трудовую книжку не заносятся (в соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек).

Главное правило: указано ли подразделение в трудовом договоре?

Самый частый вопрос: нужно ли вносить запись о переходе в другой отдел, если должность осталась прежней? Ответ зависит исключительно от содержания трудового договора работника.

1. Структурное подразделение указано в трудовом договоре. Если в разделе «Место работы» прописано не только название организации, но и конкретный отдел (например: ООО «Ромашка», Отдел продаж), то перевод в другой отдел (например, в Отдел маркетинга) является изменением условия трудового договора. В этом случае запись в трудовую книжку внесать обязательно.
2. Структурное подразделение в трудовом договоре не указано. Если в договоре прописано только название организации без уточнения отдела, то изменение отдела не считается переводом, требующим отражения в трудовой книжке. Смена отдела оформляется только дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

Особенности перевода с сохранением должности, но с изменением функционала

Иногда сотрудника переводят в другой отдел на ту же должность, но с другим набором обязанностей (функционалом). Например, юрист по договорной работе становится юристом по судебным спорам. В таких случаях функционал должен быть четко прописан в должностных инструкциях, составляемых отдельно для каждого работника.

Даже если название должности звучит одинаково, смена структурного подразделения и функционала — это постоянный перевод по статье 72.1 ТК РФ, который требует оформления соответствующих документов и внесения записи в трудовую книжку (при условии, что отдел был указан в договоре).

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

При оформлении записи о переводе необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Вот несколько важных правил:

• В трудовые книжки вносятся записи только о постоянных переводах.
• Нет необходимости обозначать в трудовой книжке вид перевода (временный или постоянный), так как временные переводы не фиксируются вовсе.
• Если сотрудник переводится на другую должность в том же подразделении или в другой отдел, запись должна быть сделана с указанием на структурное подразделение (если оно фигурировало в договоре). Это позиция Роструда, которую необходимо соблюдать во избежание штрафов.

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Графа 1 — ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
2. Графа 2 — указывается дата перевода (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3 — вносится сама формулировка. Указывается: «Переведен(а) в [название нового отдела] на должность [название должности]». Если должность не изменилась, пишется ее прежнее название.
4. Графа 4, указываются реквизиты приказа работодателя (дата и номер), на основании которого произведен перевод.

Образец записи

Рассмотрим наглядный пример. Сотрудник Иванов И.И. переводится из Отдела логистики в Отдел закупок на ту же должность, менеджер.

Пример заполнения граф в разделе «Сведения о работе»:

• Графа 1: 15
• Графа 2:
• Графа 3: Переведен в Отдел закупок на должность менеджера
• Графа 4: Приказ от № 34-к

Обратите внимание: если перевод осуществляется в рамках того же самого отдела (структурного подразделения), но меняется только должность, наименование отдела в графе 3 можно не дублировать, однако Роструд рекомендует указывать структурное подразделение для полной ясности и во избежание разночтений.

Документальное оформление перевода

Внесение записи в трудовую книжку, это финальный этап. Сама процедура требует правильного оформления пакета документов:

1. Предложение о переводе / Заявление работника. Перевод допускается только с письменного согласия подчиненного (ст. 72.1 ТК РФ). Работник пишет заявление или ставит подпись на уведомлении «С переводом согласен».
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем прописываются новые условия: наименование отдела, новые должностные обязанности (если функционал изменился).
3. Приказ о переводе. Издается работодателем на основании подписанного соглашения.
4. Внесение записи в трудовую книжку. Делается на основании приказа в течение недели со дня его издания.
5. Ознакомление работника. Сотрудник должен расписаться в личной карточке (если она ведется) и в самой трудовой книжке (в книге учета движения трудовых книжек).

Резюме

Оформление перевода в другой отдел при сохранении той же должности не является сложной процедурой, если кадровик четко понимает логику закона. Главное — проверить трудовой договор: если отдел в нем поименован, запись в трудовой книжке обязательна. При внесении записи обязательно укажите новое структурное подразделение и сошлитесь на приказ, не забывая при этом, что в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы;