Перевод сотрудника в другую организацию или в иное подразделение компании – одна из самых частых кадровых операций. Чтобы оформить её правильно, необходимо выполнить два обязательных действия:
- составить приказ о переводе;
- сделать соответствующую запись в трудовой книжке работника.
В данной статье подробно разберём, как оформить запись в трудовой книжке при переводе на работу в другую местность, какие формулировки использовать и какие нюансы следует учитывать.
Нормативная база
Для оформления перевода и записи в трудовой книжке используются:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 77, п. 5 части 1 (увольнение по собственному желанию в связи с переводом на работу к другому работодателю).
- Приказ Минтруда России от № 320Н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (приказ от № 69).
Все записи в книжке должны полностью соответствовать тексту приказа и ТК РФ, без сокращений и условных обозначений.
Пошаговая инструкция оформления
Подготовка приказа
Работник подаёт заявление о переводе в другую организацию.
На его основании составляется приказ о переводе (или приказ об увольнении, если перевод подразумевает прекращение отношений с текущим работодателем);
Приказ подписывается руководителем и передаётся в отдел кадров.
Формирование записи в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о трудовой деятельности» и должна содержать:
- Дата записи.
- Номер и дата приказа.
- Текст записи, точно соответствующий пункту 5 части 1 ст. 77 ТК РФ.
- Подпись ответственного лица (чаще всего – руководитель отдела кадров).
Пример оформления:
20 мая 2025 г. – Уволен по собственному желанию в связи с переводом на работу к другому работодателю, пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Приказ № 156‑2025 от 15 мая 2025 г.
Технические детали
Для записи используйте гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета. Запись должна быть разборчивой, без сокращений и лишних сокращений.
Примеры записей в разных ситуациях
Перевод в другую организацию
Пример записи:
15 июня 2025 г. – Принят в должность менеджера по продажам в филиале компании «Новая ветка» (г. Санкт‑Петербург), перевод по инициативе работодателя. Приказ № 312‑2025 от 10 июня 2025 г.
Примечание: Перевод осуществлён с согласия работника, в соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ.
Перевод внутри одной организации (в другое подразделение)
Пример записи:
01 августа 2025 г. – Перевод в структурное подразделение «Отдел логистики» в филиале «Западный» (г. Москва). Приказ № 87‑2025 от 28 июля 2025 г.
Примечание: Перевод не требует отдельного приказа о прекращении трудового договора, так как он осуществляется в рамках одной организации.
Перевод с последующим увольнением
Пример записи:
30 сентября 2025 г. – Уволен по собственному желанию в связи с переводом на работу к другому работодателю, пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Приказ № 453‑2025 от 25 сентября 2025 г.
Примечание: В книжке одновременно вносится запись об увольнении и о переводе в новую организацию.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на пункт ТК РФ. Запись должна содержать указание на конкретный пункт (п. 5 ч. 1 ст. 77).
- Сокращения и неразборчивый почерк. Используйте полные формулировки и чистый почерк.
- Несоответствие даты записи дате приказа. Дата записи должна совпадать с датой подписания приказа или быть не позже.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Подпись обязательна для юридической значимости записи.
Что делать, если перевод происходит в рамках одной корпорации?
Если перевод осуществляется внутри одной юридической структуры (например, из одного филиала в другой), в трудовую книжку обычно не вносят сведения о переводе. Вместо этого в приказе указываются только сведения о перемещении по должности или подразделению.
Оформление записи в трудовой книжке при переводе сотрудника в другую местность – это процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Главное правило – запись должна полностью соответствовать тексту приказа и статье 77 ТК РФ. При правильном оформлении документ будет иметь юридическую силу и не вызовет вопросов при проверках трудовой инспекции.
Для удобства работы с примерами подготовлена шаблонная форма записи, которую можно адаптировать под конкретные условия вашего предприятия.
Шаблон записи в трудовой книжке (пример)
Запись: Принят в должность инженера‑конструктора в филиале компании «ТехноСервис» (г. Новосибирск). Перевод по инициативе работодателя. Приказ № 215‑2025 от 08 июля 2025 г.
Примечание: Перевод осуществлён с согласия работника, пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Этот шаблон можно использовать как основу для всех видов переводов, включая переводы в другие организации, подразделения или в рамках временного совмещения.