Перевод сотрудника в другую организацию – одна из наиболее ответственных кадровых процедур. При этом важно не только оформить все необходимые документы (приказ, трудовой договор, соглашение о переводе), но и правильно внести запись в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку). Ниже представлен подробный руководство, которое поможет избежать ошибок и соблюсти требования законодательства.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 70, 72 (перевод на другую работу, оформление трудовой книжки).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 год).
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовых книжках» (в части электронных трудовых книжек).
• Письма и разъяснения Роструда, КонсультантПлюс, Гарант (например, письмо Роструда от № ПГ/07‑26‑6‑12/12345 о необходимости записи при переводе в другое структурное подразделение).

Когда требуется запись в трудовой книжке?

Запись о переводе к другому работодателю делается в следующих случаях:

1. Работник уволен по соглашению сторон (или по инициативе работника) и сразу же принят на работу в другую организацию в порядке перевода (т.е. без перерыва в трудовой деятельности).
2. Оформлен перевод внутри холдинга/группы компаний, когда юридическое лицо меняется, но фактически работа продолжается без перерыва.
3. Сотрудник переводится в другую организацию по направлению работодателя (например, в рамках корпоративной реорганизации, слияния, поглощения).

Если между увольнением и приёмом есть перерыв (даже один день), запись о переводе не делается – оформляются отдельные записи об увольнении и приёме на работу.

Порядок оформления записи

Подготовка документов

• Приказ о переводе работника к другому работодателю (форма Т‑12 или аналогичная внутренняя форма).
• Трудовой договор с новым работодателем (с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода).
• Соглашение о переводе (если требуется внутренними локальными актами).
• Справка о периоде работы у предыдущего работодателя (для расчёта стажа, если нужен).

Что именно вносится в трудовую книжку?

Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о переводе на другую постоянную работу вносится на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока с даты издания приказа.

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графы 1‑4):

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год).
3. Графа 3 – наименование организации, где работник принят, и его должность (или профессия, специальность).
4. Графа 4 – основание для приёма (указывается номер и дата приказа о переводе, а также реквизиты документа, подтверждающего перевод – например, «Приказ № 45 от о переводе работника к другому работодателю»).

Важно: при переводе к другому работодателю не указываеться название предыдущей организации в графе 3 – только новое место работы.

Пример заполнения (бумажная трудовая книжка)

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Альфа‑Тех», должность – ведущий инженер‑конструктор
Графа 4: Приказ № 45 от о переводе работника к другому работодателю

Если используется электронная трудовая книжка, данные вводятся в соответствующие поля системы (например, в личном кабинете работника на портале «Работа в России»). Формат записи аналогичен бумажному варианту.

Особенности при переводе к другому работодателю

Сохранение непрерывного стажа

При правильном оформлении перевода стаж работы считается непрерывным. Это важно для расчёта отпускных, больничных, пенсионных начислений и т.д.

Указание структурного подразделения

Если в трудовом договоре с новым работодателем указано конкретное структурное подразделение (отдел, служба, филиал), его также следует отразить в графе 3 после должности, например:

Графа 3: ООО «Бета‑Сервис», отдел разработки ПО, должность – старший программист

Отсутствие дублирования наименования организации

Некоторые кадровики ошибочно дублируют название предыдущей организации в графе 3. Это противоречит п. 10 Правил и может привести к замечаниям при проверке трудовой инспекцией.

Временные переводы не заносятся

Если перевод носит временный характер (например, командировка на другой объект на срок менее месяца), запись в трудовую книжку не делается. Оформляется только приказ о временном переводе.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Запись о переводе сделана после истечения недельного срока.
  Решение: вести журнал приказов и контролировать сроки внесения записей.
• Ошибка 2: Указано прежнее место работы в графе 3.
  Решение: проверять, что в графе 3 указывается только новое место работы.
• Ошибка 3: Отсутствует ссылка на приказ в графе 4.
  Решение: всегда прописывать номер и дату приказа, а при необходимости – реквизиты соглашения о переводе.
• Ошибка 4: Сделана запись о переводе, хотя между увольнением и приёмом был перерыв.
  Решение: в таком случае оформить две отдельные записи – об увольнении и приёме на работу.
• Ошибка 5: Не учтено структурное подразделение, указанное в трудовом договоре.
  Решение: включать подразделение в графе 3, если оно прямо прописано в договоре.

Рекомендации по ведению электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года работодатели обязаны предоставлять сведения в ЭТК через систему ПФР. При переводе к другому работодателю порядок действий следующий:

1. Сформировать и подписать электронный приказ о переводе (формат XML, утверждённый Приказом Минтруда России № 585н от ).
2. В личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или через СЭД организации загрузить приказ и указать:
• Дата приёма;
• Наименование нового работодателя;
• Должность (и, при необходимости, структурное подразделение);
• Основание – номер и дата приказа.
3. Проверить, что сведения отразились в разделе «Сведения о работе» ЭТК.
4. Сохранить копию приказа в личном деле работника (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Преимущество ЭТК – автоматическая проверка корректности заполнения (система не позволит сохранить запись без указания основания). Тем не менее, ответственность за достоверность данных остаётся на работодателе.

Запись в трудовой книжке при переводе работника к другому работодателю – это не просто формальность, а важный элемент подтверждения непрерывного трудового стажа и законности трудовых отношений. Соблюдение установленного порядка (своевременное внесение записи, правильное заполнение граф 1‑4, ссылка на приказ, учёт структурного подразделения) позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит защиту прав работника.

Рекомендуем:

• Регулярно обновлять внутренние инструкции по кадрам в соответствии с последними изменениями законодательства.
• Проводить обучение ответственных сотрудников (кадровиков, бухгалтеров) по оформлению переводов и работе с ЭТК.
• Вести внутренний контроль – ежемесячно проверять, что все записи о переводах внесены в срок и без ошибок.

Соблюдая эти простые, но обязательные правила, вы обеспечите прозрачность и законность кадрового документооборота в вашей организации.