Перевод сотрудника – одно из самых распространённых кадровых мероприятий. Правильное внесение записи о переводе в трудовую книжку необходимо для соблюдения трудового законодательства, корректного формирования стажа и избежания претензий со стороны контролирующих органов. Ниже представлен подробный разбор актуальных требований (на 2025 г.) и готовые образцы записей для различных ситуаций.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 (утверждён Приказом Минтруда от № 742н) – содержит уточнения по заполнению разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует отчётность в СФР, где перевод указывается как мероприятие ПЕРЕВОД lt;6.

Виды переводов, требующие записи в трудовой книжке

1. Перевод внутри одного структурного подразделения (например, с одной должности на другую в том же отделе).
2. Перевод на другую должность в другом структурном подразделении той же организации.
3. Временный перевод (на срок до одного года) с последующим возможным признанием постоянным.
4. Перевод на основное место работы (для совместителей).

Как заполнять раздел «Сведения о работе»

В трудовой книжке каждый перевод оформляется как отдельная запись. Заполняются графы 1‑5:

Образец записи о переводе внутри одного отдела

12
Отдел маркетинга – специалист по контент‑менеджменту
Приказ № 23 от «О переводе Петрова С.В. на должность специалиста по контент‑менеджменту»

Образец записи о временном переводе (с последующим признанием постоянным)

Сначала вносится запись о временном переводе. После издания приказа о признании перевода постоянным делается дополнительная запись, в которой указывается дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с переводом.

Временный перевод:
13
Отдел логистики – ведущий специалист по таможенному оформлению (временно)
Приказ № 57 от «О временном переводе Сидоровой А.Н. на должность ведущего специалиста по таможенному оформлению на срок 6 месяцев»

Признание перевода постоянным:
14
(дата, с которой перевод считается постоянным)
Отдел логистики – ведущий специалист по таможенному оформлению
Приказ № 112 от «О признании временного перевода Сидоровой А.Н. постоянным»

Образец записи о переводе на основное место работы (для совместителя)

15
Бухгалтерия – главный бухгалтер (основное место работы)
Приказ № 78 от «О переводе совместителя Кузнецова Д.П. на основное место работы»

Частые ошибки при оформлении перевода

• Отсутствие указания номера и даты приказа в графе 4.
• Указание только новой должности без наименования структурного подразделения (графа 3).
• Перепутаны даты: в графе 2 ставится дата издания приказа, а не фактического начала работы.
• Для временного перевода не делается отдельная запись о признании его постоянным, если такое признание произошло.
• Не соблюдается хронологический порядок номеров записей (каждая новая запись получает следующий номер).

Рекомендации по ведению трудовой книжки

1. Перед внесением записи проверьте актуальность приказа о переводе (номер, дата, подпись).
2. Вносите запись сразу после издания приказа, чтобы избежать пробелов в трудовой стаже.
3. При переводе внутри одного отдела указывайте как прежнюю, так и новую должность, если это требуется внутренними регламентами компании (например, «с должности специалиста по работе с клиентами на должность ведущего менеджера»).
4. Для временного перевода храните копию приказа о сроке действия; по истечении срока либо оформляйте перевод обратно, либо оформляйте признание постоянным.
5. При подаче сведений в СФР используйте код мероприятия ПЕРЕВОД lt;6 и указывайте дату, указанную в графе 2 записи.

Оформление перевода в трудовой книжке регламентировано чёткими нормативными актами. Соблюдение порядка заполнения граф 1‑5, правильное указание основания (приказа) и своевременное внесение записей гарантируют корректный учёт трудового стажа и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Приведённые выше образцы и рекомендации помогут кадровикам и бухгалтерам избежать типичных ошибок и оформить перевод сотрудника быстро и безошибочно.