Перевод сотрудника – одно из наиболее частых кадровых мероприятий․ При этом важно не только соблюсти требования Трудового кодекса РФ, но и правильно внести сведения в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку)․ В данной статье подробно рассмотрим, как отразить в трудовой книжке галочку «перевод», какие данные указываются в каждой графе, какие особенности имеют временные и постоянные переводы, а также как оформить запись в электронном виде․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 72․1 – перевод на другую работу (постоянный или временный)․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от № 721н (действует с )․
• Разъяснения Минтруда и Роструда (письма от 2023‑2025 гг․) о заполнении граф трудовой книжки при переводе․
• КонсультантПлюс, Гарант и другие правовые системы – образцы записей за 2025‑2026 гг․

Согласно пункту 21 Порядка ведения трудовых книжек, при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:

1. в каком порядке осуществляется перевод (по просьбе работника или с его согласия);
2. наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник․

Структура записи о переводе в трудовой книжке

В трудовой книжке существует три основные графы, заполняемые при кадровом мероприятии:

• Графа 1 – порядковый номер записи․
• Графа 2 – дата события (приём, перевод, увольнение)․
• Графа 3 – сведения о работе (наименование работодателя, должность, структурное подразделение, вид перевода)․

При переводе запись вносится в раздел «Сведения о работе» без увольнения, если перевод осуществляется внутри одной организации, либо в сочетании с записью об увольнении при переводе к другому работодателю․

Перевод внутри одной организации (внутренний перевод)

При внутреннем переводе (например, на другую должность, в другое структурное подразделение) запись выглядит так:

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Переведён на должность ведущего специалиста отдела продаж (структурное подразделение – отдел продаж) по соглашению сторон от № 45․

Важно:

• Указывать точное наименование новой должности (включая разряд, класс, если они предусмотрены)․
• Указывать структурное подразделение, если оно включено в соглашение сторон․
• Указывать основание перевода (по просьбе работника, с его согласия, по инициативе работодателя и т․д․)․
• Если перевод оформляется как временный, в графе 3 добавляют пометку «временно» и указывают срок․

Перевод к другому работодателю (внешний перевод)

При переводе к другому работодателю в трудовой книжке делают две записи:

1. Запись об увольнении (по пункту 21 Порядка)․
2. Запись о приёме у нового работодателя (стандартная запись о приёме)․

Пример записи об увольнении в связи с переводом:

Графа 1: 23
Графа 2: 
Графа 3: Уволен в связи с переводом на другую постоянную работу в ООО «Альфа‑Тех» по соглашению сторон от № 12․

Затем у нового работодателя в графе 3 указывается:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Принят на должность инженера‑конструктора отдела РД в ООО «Альфа‑Тех»․

Особенности отражения временного перевода

Временный перевод – это перевод на другую работу на определённый срок (например, замещение absent‑employee)․ По новым правилам (Приказ № 721н) запись о временном переводе оформляется аналогично постоянному, но с обязательным указанием срока․

Пример записи о временном переводе

Графа 1: 34
Графа 2: 
Графа 3: Временно переведён на должность старшего бухгалтера (структурное подразделение – бухгалтерия) на срок с по для замещения отсутствующего работника по соглашению сторон от № 78․

Если временный перевод впоследствии признаётся постоянным, делается дополнительная запись:

Графа 1: 35
Графа 2: 
Графа 3: Временный перевод на должность старшего бухгалтера признан постоянным с ․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК сведения о переводе вносятся в раздел «Сведения о работе» через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СЗВ‑ТД․ Поля соответствуют бумажному варианту:

• Номер записи (автоматически генерируется)․
• Дата события․
• Тип мероприятия – «Перевод»․
• Наименование работодателя․
• Должность, профессия, специальность․
• Структурное подразделение (если указано)․
• Вид перевода (постоянный/временный, по просьбе работника/с его согласия)․
• Основание (номер и дата соглашения, приказа)․
• Срок (для временного перевода);

После сохранения запись автоматически отображается в выписке из ЭТК, которую работник может получить в любое время․

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

• Отсутствие указания основания перевода; Всегда указывайте, по чьей инициативе осуществлен перевод (по просьбе работника, с его согласия, по инициативе работодателя)․
• Не указана дата начала исполнения новых обязанностей․ Дата в графе 2 должна соответствовать фактическому дню, когда сотрудник приступил к работе на новой должности․
• Смешивание постоянного и временного перевода․ Если перевод оформлен как временный, обязательно пропишите срок и пометку «временно»․
• Отсутствие указания структурного подразделения․ Если в соглашении сторон прописано подразделение, его нужно указать в графе 3․
• Неправильная нумерация записей․ Номер записи следует присваивать последовательно, без пропусков․

При обнаружении ошибки следует внести исправление согласно пункту 31 Порядка: сделать запись об исправлении с указанием даты исправления, номера исправляемой записи и правильного содержания․

Практический чек‑лист для кадровика

1. Определить вид перевода: внутренний/внешний, постоянный/временный․
2. Подготовить соглашение сторон (или приказ) о переводе с указанием:
   • даты начала работы на новой должности;
   • наименования новой должности и структурного подразделения;
   • срока (для временного перевода);
   • основания перевода․
3. Заполнить трудовую книжку:
   1. Графа 1 – следующий номер записи․
   2. Графа 2 – дата начала работы на новой должности (или дата увольнения при внешнем переводе)․
   3. Графа 3 – формулировка согласно примеру выше (с указанием «переведён», «временно переведён», «уволен в связи с переводом» и т․д․)․
4. При внешнем переводе – сделать запись об увольнении у текущего работодателя и запись о приёме у нового․
5. При электронной трудовой книжке – внести сведения в личный кабинет работника через СЗВ‑ТД или портал «Работа в России»․
6. Проверить запись на соответствие требованиям Порядка и отсутствие опечаток․
7. Оформить копию записи для личного дела работника и выдать выписку из трудовой книжки (по запросу)․

Правильное отражение в трудовой книжке галочки «перевод» – это не просто формальность, а гарантия законности кадровых перемещений и защиты прав работника․ Следуя установленному Порядку ведения трудовых книжек, используя актуальные образцы записей (2025‑2026 гг․) и учитывая особенности временных и постоянных переводов, кадровик избежит ошибок, штрафов и споров с инспекцией труда․

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, перевод по медицинским показаниям, перевод совместителя на основную работу или перевод в рамках филиала), рекомендуем обратиться к актуальным разъяснениям Минтруда или воспользоваться готовыми решениями из систем КонсультантПлюс, Гарант и др․

Помните: аккуратное и точное заполнение трудовой книжки – это ваш вклад в прозрачность и надёжность кадрового учёта организации․