Перевод сотрудника – одна из наиболее распространённых кадровых процедур. Однако не всегда понятно‚ когда в трудовую книжку необходимо вносить запись‚ а когда это делать не требуется. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания‚ виды переводов и практические примеры оформления записей в трудовой книжке.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 72.1 – перевод на другую работу‚ ст. 77 – прекращение трудового договора по инициативе работодателя).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции‚ действующей с ).
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и образцы заполнения‚ приведённые в открытых источниках (см. информацию из интернета‚ дата ).

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022 года‚ в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Сведения о временных переводах не заносятся.

Виды переводов и необходимость записи

Постоянный перевод

Постоянный перевод – это изменение условий трудового договора (должности‚ подразделения‚ места работы) на неопределённый срок или на срок‚ определяемый трудовым договором.

• Запись обязательна в графе 3 раздела «Сведения о работе» (место работы и должность‚ на которые переведён сотрудник);
• В графе 4 указывается ссылка на приказ о переводе (номер и дата).
• Пример записи (см. ниже в разделе 4).

Временный перевод

Временный перевод – это замещение отсутствующего работника или выполнение иной работы на определённый срок (как правило‚ не более одного года).

• Запись в трудовую книжку не делается (прямо указано в материалах КонсультантПлюс и АО ТЛС‑ГРУП).
• Оформляется только внутренний документ: согласие работника‚ дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе.
• По окончании срока временного перевода сотрудник возвращается к прежней должности без каких‑либо записей в трудовой книжке.

Перевод в другую организацию (приём в порядке перевода)

Когда работник переходит к новому работодателю по соглашению сторон‚ прежний работодатель увольняет его‚ а новый – принимает на работу.

• Запись обязательна у нового работодателя: в трудовой книжке делается запись о приёме на работу (графа 1 – порядковый номер‚ графа 2 – дата приёма‚ графа 3 – наименование организации‚ должность‚ графа 4 – ссылка на приказ о приёме).
• У бывшего работодателя делается запись об увольнении (по основанию «перевод в другую организацию»).

Перевод внутри той же организации‚ но в другое структурное подразделение

Если меняется только подразделение‚ а должность остаётся прежней‚ запись всё равно считается постоянным переводом (изменение места работы).

• Запись обязательна – в графе 3 указывается новое подразделение и должность (если она не изменилась‚ то указывается прежняя должность).
• Если подразделение не менялось‚ а меняется только должность – тоже постоянный перевод‚ запись требуется.

Перевод совместителя на основное место работы

Когда работник‚ ранее работавший по совместительству‚ переводится на основное место в той же организации.

• Запись обязательна – в трудовой книжке делается запись о переводе с указанием нового места работы и должности (основное место).
• Предыдущая запись о совместительстве остаётся в трудовой книжке (не удаляется).

Как правильно оформить запись о постоянном переводе

Согласно образцам‚ приведённым в источниках (КонсультантПлюс‚ БУХ.1С и др.)‚ запись заполняется следующим образом:

1. Графа 1 – порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе» (например‚ 5).
2. Графа 2 – дата фактического начала исполнения новых обязанностей (например‚ ).
3. Графа 3 – место работы и должность‚ на которые переведён сотрудник. Пример: «ООО «Колосок»‚ отдел продаж‚ менеджер по работе с клиентами».
4. Графа 4 – ссылка на приказ о переводе (номер и дата приказа). Пример: «Приказ № 45 от »;

Если перевод сопровождается изменением только структурного подразделения‚ в графе 3 указывают новое подразделение‚ а должность оставляют прежней (если она не менялась).

Пример полной записи:

5
ООО «Колосок»‚ отдел маркетинга‚ ведущий специалист
Приказ № 45 от 

Особенности оформления при разных ситуациях

Перевод на другую работу в том же подразделении

Если сотрудник переходит‚ например‚ с позиции «оператор call‑центра» на позицию «старший оператор call‑центра» в том же отделе‚ запись всё равно делается‚ потому что меняется должность.

Перевод на работу в другую местность вместе с организацией

При переезде организации в другой город или регион‚ но без изменения трудового договора (место работы меняется из‑за relocation компании)‚ запись о переводе не требуется‚ так как изменение места работы связано с перемещением работодателя‚ а не с инициативой сторон. Однако если трудовой договор изменяется (указывается новый адрес места работы)‚ то запись вносится как постоянный перевод.

Перевод совместителя на основное место работы (внутри организации)

Запись оформляется как постоянный перевод: в графе 3 указывается основное место работы и должность‚ а в графе 4 – приказ о переводе совместителя на основное место.

Временный перевод для замещения отсутствующего работника

Запись в трудовой книжку не вносится. Достаточно оформить:

• Согласие работника на временный перевод;
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (с указанием срока и условий);
• Приказ о временном переводе.

По окончании срока сотрудник возвращается к прежней должности без каких‑либо отметок в трудовой книжке.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Перед оформлением любого перевода уточните‚ является ли он постоянным или временным. Это определяет необходимость записи в трудовую книжку.
• Постоянный перевод оформляйте приказом‚ а затем сразу вносите запись в трудовую книжку в соответствии с образцом из пункта 3.
• Временный перевод оформляйте только внутренними документами; запись в трудовую книжку не делайте.
• При переводе в другую организацию не забудьте оформить увольнение у прежнего работодателя (запись об увольнении по основанию «перевод в другую организацию») и приём у нового работодателя.
• Сохраняйте копии всех приказов и соглашений – они потребуются для проверки трудовой инспекцией и для возможного восстановления трудовой книжки.
• Если в трудовом договоре изначально указано структурное подразделение‚ а перевод происходит внутри этого же подразделения‚ но с изменением должности‚ запись всё равно делается (изменение места работы – должность).

Ответ на вопрос «Нужна ли запись в трудовой книжке при переводе?» зависит от характера перевода:

• Постоянный перевод – запись обязательна (в графах 1‑4 раздела «Сведения о работе»).
• Временный перевод (замещение отсутствующего‚ выполнение иной работы на ограниченный срок) – запись не делается.
• Перевод в другую организацию – запись делается у нового работодателя (приём на работу) и у бывшего (увольнение).
• Перевод совместителя на основное место – запись обязательна.

Соблюдение указанных правил позволит избежать ошибок при ведении трудовых книжек‚ обеспечит соответствие законодательству и упростит взаимодействие с контролирующими органами.