Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах Трудового кодекса РФ и Порядке ведения трудовых книжек, действующем в 2026 году.

Главное правило: только постоянный перевод

Самое главное, что нужно помнить: в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах.

• Если сотрудник переведен на должность заместителя временно (например, на время болезни основного руководителя или отпуска), запись в трудовую книжку не вносится. В этом случае издается приказ о временном переводе, который подшивается в личное дело.
• Запись делается только тогда, когда перевод носит постоянный характер (ст. 66, ст. 72 ТК РФ).

> Важно: Даже если сотрудник исполнял обязанности заместителя временно, а затем этот перевод был признан постоянным, запись вносится с указанием даты фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом.

Алгоритм действий перед внесением записи

Прежде чем брать в руки трудовую книжку, кадровая служба должна выполнить следующие шаги:
Получение согласия работника. Перевод на другую должность (даже внутри того же отдела) требует письменного согласия сотрудника, если это не вызвано чрезвычайными обстоятельствами (что для должности заместителя редкость).
Издание приказа. Работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую должность. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
Проверка структурного подразделения. Необходимо четко определить, меняется ли отдел. Должность «заместитель» всегда привязана к конкретному руководителю или отделу (например, заместитель начальника отдела продаж или заместитель директора по производству).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Рассмотрим заполнение по графам на примере перевода менеджера Ивановой И.И. на должность заместителя начальника отдела.

Графа 1: Порядковый номер

В этой графе ставится следующий порядковый номер записи. Нумерация должна быть сплошной (не прерываться, даже если менялась фамилия владельца книжки или она велась разным работодателем, если это продолжение предыдущих записей).

Графа 2: Дата перевода

Здесь указывается дата издания приказа о переводе (или дата, с которой сотрудник приступает к новым обязанностям, если она совпадает с датой приказа).

• Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

Графа 3: Наименование должности и подразделения

Это самая важная часть. Запись должна содержать:
Наименование структурного подразделения (если оно было указано в трудовом договоре ранее или если перевод осуществляется в другое подразделение).
Должность с указанием квалификации или категории.

Нюансы формулировки:

• Если сотрудник переводится в том же отделе: Указывается подразделение (если оно было указано в предыдущей записи или в договоре) и новая должность.
• Пример: «Отдел продаж. Переведен на должность заместителя начальника отдела продаж».
• Если сотрудник переводится в другой отдел: Обязательно указывается новое подразделение.
• Пример: «Отдел логистики. Переведен на должность заместителя начальника отдела логистики».

> Обратите внимание: Согласно разъяснениям экспертов (КонсультантПлюс, Портал Кадровик-практик), если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то и при переводе внутри этого же подразделения его название желательно продублировать в трудовой книжке для ясности трудовой пути сотрудника.

Графа 4: Основание записи

Здесь указываються реквизиты приказа (распоряжения) о переводе:

• Вид документа (приказ, распоряжение).
• Дата и номер документа.
• Пример: «Приказ от № 45-к».

Образец заполнения записи

Представим ситуацию: Петров Петр Петрович работал «Менеджером» в «Отделе продаж». 22 мая 2026 года его переводят на должность «Заместитель начальника отдела продаж» (постоянно).

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 15 | | Отдел продаж.
Переведен на должность заместителя начальника отдела продаж. | Приказ от № 108-к |

(Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации, если она используется, а также подписью работника).

Особые случаи

Превращение временного перевода в постоянный

Если сотрудник временно исполнял обязанности заместителя, а затем было принято решение сделать это постоянным:

• В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом (а не дата нового приказа о постоянстве).
• В графе 3 вносится запись о переводе на должность заместителя.
• В графе 4 указывается приказ, которым временный перевод был признан постоянным (или новый приказ о постоянном переводе, если он издан задним числом или подтверждает дату).

Перевод в другую организацию

Если речь идет о переводе к другому работодателю (согласно ст. 72.1 ТК РФ):

• Старый работодатель вносит запись об увольнении в связи с переводом.
• Новый работодатель вносит запись о приеме на работу с указанием, что работник принят в порядке перевода.
• В данном случае запись о должности заместителя вносится как обычная запись о приеме на работу.

Частые ошибки при оформлении

Чтобы избежать проблем с проверками и пенсионным фондом, избегайте следующих ошибок:

• Запись о временном переводе. Категорически нельзя вносить запись, если приказ носит временный характер (даже если он длится год).
• Отсутствие названия отдела. Должность «Заместитель» без привязки к отделу (заместитель кого? чего?) может быть признана некорректной, если из контекста предыдущих записей это не очевидно.
• Неверная дата. Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате начала работы в новой должности, указанной в приказе.
• Сокращения. В трудовых книжках не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «зам. нач.», нужно писать полностью «заместитель начальника»).

Оформление записи о переводе на должность заместителя — процедура ответственная. Ключевыми моментами являются подтверждение постоянного характера перевода, наличие правильно оформленного приказа и точное указание структурного подразделения в графе 3. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту трудового стажа сотрудника и соответствие требованиям законодательства РФ в 2026 году.