Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь гражданина. Ситуация, когда сотрудник, работающий по совместительству, переходит на основную работу в той же организации, является довольно распространенной, но требует грамотного документального оформления. Ошибки в записях могут привести к проблемам при расчете пенсии или возникновению споров с контролирующими органами.
В данной статье мы подробно разберем юридические нюансы, порядок действий и правила внесения записей при переводе внешнего или внутреннего совместителя на должность основного работника.
Юридическая суть перевода
Важно понимать, что с точки зрения Трудового кодекса РФ (ТК РФ), перевод совместителя на основную работу — это не просто изменение графика. Это прекращение одного трудового договора (о работе по совместительству) и заключение нового (об основной работе), либо существенное изменение условий существующего договора с изменением статуса занятости.
Наиболее безопасным и распространенным методом является расторжение договора о совместительстве и заключение нового договора об основной работе. Это позволяет четко разграничить периоды работы и избежать путаницы в расчете стажа и отпусков.
Основные этапы оформления
- Получение заявления от сотрудника. Работник должен написать заявление с просьбой считать работу по совместительству основной. В заявлении также может содержаться просьба о расторжении старого договора и заключении нового.
- Издание приказов. Работодатель издает два приказа (или один комплексный):
- Приказ о прекращении трудового договора по совместительству.
- Приказ о приеме на работу в качестве основного сотрудника.
- Внесение записей в трудовую книжку. Это ключевой этап, который мы рассмотрим детально ниже.
Правила внесения записей в трудовую книжку
Согласно действующему законодательству и Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника и только по основному месту работы. Однако, если совместитель становится основным работником в той же организации, алгоритм действий зависит от того, где велась трудовая книжка до этого момента.
Сценарий 1: Трудовая книжка находилась у работодателя (внутреннее совместительство)
Если сотрудник уже работал в организации по совместительству и его трудовая книжка хранится в отделе кадров этой же компании, то при переводе на основную должность вносятся две записи:
- Запись об увольнении с должности совместителя. Указывается дата увольнения, причина («Трудовой договор прекращен…») и ссылка на статью ТК РФ (обычно п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ или по соглашению сторон).
- Запись о приеме на основную работу. В следующей графе вносится запись о приеме на новую должность уже в качестве основного работника.
Пример формулировки: «Принят в отдел продаж на должность менеджера на неопределенный срок».
Сценарий 2: Внешнее совместительство (книжка была в другой организации)
Если сотрудник работал у вас как внешний совместитель, его трудовая книжка, скорее всего, находилась по основному месту работы в другой компании. В этом случае:
- Сотрудник предоставляет трудовую книжку вам.
- Вы вносите запись об увольнении с работы по совместительству (если предыдущий работодатель не успел это сделать или по согласованию сторон).
- Сразу же вносится запись о приеме на основную работу.
Важно: Если предыдущий работодатель уже внес запись об увольнении с основной работы (откуда человек пришел к вам как совместитель), то ваша организация вносит только запись о приеме на основную работу. Запись о работе по совместительству в вашей организации могла вообще не вноситься ранее, так как это право, а не обязанность работника.
Типичные ошибки и как их избежать
При оформлении перевода кадровики часто допускают ряд ошибок, которые могут иметь неприятные последствия:
- Отсутствие основания для записи. Любая запись в трудовой книжке должна иметь под собой приказ. Не вносите данные о переводе без подписанных руководителем распоряжений.
- Неверная формулировка причины. Не следует писать «переведен из совместителей в основные». Юридически грамотнее оформить это как увольнение по одному основанию и прием по другому, либо как изменение условий трудового договора с соответствующей записью.
- Игнорирование даты. Дата увольнения с должности совместителя и дата приема на основную работу могут совпадать (следующий день после увольнения) или быть разными, но хронология должна быть соблюдена строго.
- Отсутствие подписи и печати. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
Электронные трудовые книжки
Не стоит забывать, что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК). При переводе совместителя на постоянную работу работодатель обязан:
- Сформировать отчетность (форма СЗВ-ТД или через систему электронного документооборота) о прекращении работы по совместительству.
- Сформировать отчет о приеме на основную работу.
Данные в Пенсионный фонд (СФР) передаются в режиме реального времени, поэтому важно соблюдать точность дат и кодов мероприятий.
Перевод сотрудника с должности совместителя на основную работу — процесс, требующий внимательности к деталям. Правильное оформление записей в трудовой книжке гарантирует сотруднику непрерывность стажа и защиту его прав, а работодателю — отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции. Всегда опирайтесь на письменные заявления сотрудников и издавайте соответствующие приказы перед внесением любых изменений в документы.
Помните: трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и точность в ней важнее скорости заполнения.