Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В ней фиксируются все важные события: приём на работу, перевод, увольнение, награждение, изменение данных и т․д․ При необходимости предъявить ТК за рубежом или в международной компании требуется её перевод на иностранный язык (чаще всего – английский)․ Ниже представлен подробный разбор правил перевода, типичных ошибок и готовых образцов записей, которые можно сразу использовать в своей практике․

Общие требования к переводу трудовой книжки

• Перевод должен быть полным и точным: каждая строка оригинала воспроизводится в переводе без сокращений и опущений․
• Сохраняется структура документа: номер строки, дата, наименование организации, должность, характер записи (приём, перевод, увольнение и т․п․)․
• Используются официальные термины, принятые в целевой стране․ Например, в английском варианте применяются такие понятия как employment record book, entry of transfer, date of appointment и т․д․
• Перевод заверяется подписью переводчика и, при необходимости, печатью бюро переводов или нотариусом․
• Если ТК ведётся в электронном виде (ЭТК), перевод делается на основе выгруженного PDF‑файла или распечатки, после чего к электронному документу прилагается скан заверенного перевода․

Как оформить запись о переводе в трудовой книжке (русский оригинал)

Запись о переводе может относиться к двум ситуациям:

1. Перевод внутри одной организации (в другое структурное подразделение, на другую должность, но тот же работодатель)․
2. Перевод к другому работодателю (смена компании, часто сопровождается расторжением одного трудового договора и заключением другого)․

Ниже приведены типовые формулировки, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н от (в редакции 2026 года)․

Перевод внутри организации

Запись № [номер строки]
Переведён на должность: [новое наименование должности]
В структурное подразделение: [наименование отдела/службы]
Основание: Приказ № [номер приказа] от [дд․мм․гггг] «О переводе сотрудника»


Перевод к другому работодателю

Запись № [номер строки]
Уволен по переводу в другую организацию
Наименование новой организации: [полное название компании]
Должность: [наименование должности]
Основание: Приказ № [номер приказа] от [дд․мм․гггг] «О расторжении трудового договора в связи с переводом»


Примеры записей о переводе (русский → английский)

Ниже представлены готовые образцы, которые можно копировать и адаптировать под свои данные․ Все даты указаны в формате DD․MM․YYYY (как принято в российской ТК), а в переводе – в формате MM/DD/YYYY (стандарт для английскоязычных стран)․

Перевод внутри одной компании


 
Оригинал (русский):
 
Запись № 12
Переведён на должность: ведущий инженер‑программист
В структурное подразделение: отдел разработки мобильных приложений
Основание: Приказ № 45 от «О переводе сотрудника»
 
 
Перевод (английский):
 
Entry No․ 12
Transferred to the position of: Lead Software Engineer
To the department: Mobile Applications Development Division
Basis: Order No․ 45 dated “On the transfer of an employee”
 
 
 
Перевод к другому работодателю
 
 
Оригинал (русский):
 
Запись № 27
Уволен по переводу в другую организацию
Наименование новой организации: ООО «ГлобалТех»
Должность: старший аналитик по данным
Основание: Приказ № 112 от «О расторжении трудового договора в связи с переводом»
 
 
Перевод (английский):
 
Entry No․ 27
Terminated due to transfer to another organization
Name of the new organization: LLC “GlobalTech”
Position: Senior Data Analyst
Basis: Order No․ 112 dated “On termination of the employment contract due to transfer”
 
 
 
Как правильно оформить перевод трудовой книжки на английский язык
 
 
Подготовьте исходный документ – убедитесь, что все записи читаемы, нет помарок и незаполненных полей․
 
Сделайте верный машинный или ручной перевод каждой строки, следуя шаблонам из пункта 3․
 
Проверьте терминологию – используйте официальные словари кадрового делопроизводства (например, Глоссарий терминов по трудовому законодательству, изд․ «Юрист», 2023)․
 
Оформите перевод в виде отдельного листа или вложения к копии ТК․ На листе укажите: 
 
 «Translation of Employment Record Book»;
 
ФИО переводчика, его квалификация и контактные данные;
 
Дата выполнения перевода;
 
Подпись и печать бюро переводов (если требуется)․
 
 
 
Сшейте перевод к копии оригинала (скрепкой, папкой или электронным способом – PDF‑слой)․
 
Храните оба документа вместе с основной ТК в личном деле сотрудника․
 
 
Частые ошибки при переводе и как их избежать
 
 
Ошибка в дате – перепутан порядок месяца и дня․ Решение: всегда перепроверяйте формат DD․MM․YYYY → MM/DD/YYYY․
 
Неполный перевод наименования организации – опускается юридическая форма (ООО, ЗАО, ПАО)․ Решение: переводите полное официальное название, а затем в скобках указываете аббревиатуру․
 
Отсутствие ссылки на приказ – в переводе не указывается номер и дата основания․ Решение: копируйте реквизиты приказа без изменений․
 
Неправильная должность – использование неофициального варианта (например, «менеджер» вместо «leading specialist»)․ Решение: сверяйтесь со штатным расписанием и трудовой договором․
 
Отсутствие заверения – перевод без подписи переводчика считается недействительным․ Решение: всегда заверяйте документ у аккредитованного бюро переводов или нотариуса․
 
 
Где взять готовые образцы и шаблоны
 
На сегодняшний день существует несколько надёжных источников, где можно скачать актуальные образцы записей в трудовой книжке (включая перевод):
 
 
Система Кадры – база более 100 готовых образцов по приёму, переводу, увольнению, награждению и изменению данных․
 
Сайт Минтруда России – раздел «Нормативные акты» содержит Приказ № 320н и приложения с примерами заполнения․
 
Бюро переводов ЮрПеревод и WIS – предлагают не только перевод, но и заверение трудовой книжки с печатью․
 
Электронные кадровые системы (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors) – при формировании выписки из ТК можно сразу экспортировать перевод на английский․
 
 
Перевод трудовой книжки – процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований․ Соблюдая представленные выше правила, используя готовые образцы и избегая типичных ошибок, вы получите документ, который будет признан за рубежом и в международных компаниях без замечаний․ Помните, что каждая запись в ТК – это юридический факт, а её перевод должен сохранять всю юридическую силу оригинала․
 
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, перевод при совместительстве, при переходе на удалённую работу или при оформлении электронной трудовой книжки), обращайтесь в кадровую службу вашей организации или к профессиональному бюро переводов – они помогут оформить всё корректно и в срок․