С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был предусмотрен Федеральным законом № 439-ФЗ от . Однако‚ несмотря на активное внедрение цифровых технологий‚ бумажные трудовые книжки остаются юридически значимыми документами‚ особенно для сотрудников‚ которые не подавали заявление об отказе от них. С 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно на основе электронных записей. Тем не менее‚ перевод с электронной формы обратно на бумажную — это реальная ситуация‚ требующая правильного оформления.

Когда требуется заявление о переводе трудовой книжки на бумажный носитель?

На первый взгляд‚ кажется‚ что перевод с электронной трудовой книжки на бумажную — это редкость. Однако на практике такие случаи возникают:

• Работник ранее подал заявление на ведение ЭТК‚ но позже передумал и хочет вернуться к бумажному варианту.
• Работник устроился на новую работу‚ где по каким-либо причинам (технические сбои‚ отсутствие доступа к Госуслугам‚ возрастные особенности) невозможно использовать ЭТК.
• Работник ушел в отпуск по уходу за ребенком‚ вышел на пенсию или уезжает за границу — и ему необходима бумажная трудовая книжка для оформления льгот‚ пенсии или виз.
• Работодатель не имеет возможности вести электронный учет (например‚ малый бизнес без доступа к интернету или кадровым системам).

Важно! Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66)‚ работник имеет право на выбор формы ведения трудовой книжки. Если он ранее выбрал ЭТК‚ но теперь хочет вернуться к бумажной книжке — он вправе это сделать‚ подав соответствующее заявление.

Как правильно оформить заявление о переводе на бумажную трудовую книжку?

Заявление о переводе трудовой книжки на бумажный носитель — это официальный документ‚ который подается работнику в письменной форме. Ниже приведен образец и структура заявления.

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт: серия ____ № ______‚ выдан ________‚ зарегистрирован(а) по адресу: ___________________________‚
ранее подал(а) заявление о ведении моей трудовой книжки в электронной форме (дата подачи: ________).

В связи с [указать причину: например‚ необходимостью предоставления трудовой книжки для оформления пенсии / отсутствием доступа к личному кабинету на Госуслугах / личными предпочтениями]‚ прошу:

Прекратить ведение моей трудовой книжки в электронной форме.
Выдать мне бумажную трудовую книжку с внесением в нее всех записей‚ содержащихся в моей электронной трудовой книжке‚ в соответствии с законодательством РФ.
Произвести перенос всех сведений о трудовой деятельности‚ зафиксированных в ЭТК‚ в бумажную трудовую книжку‚ выданную мне на руки.

Приложение: копия паспорта‚ копия СНИЛС.

[ФИО расшифровка]

Ключевые требования к заявлению

1. Форма, письменная‚ в свободной форме‚ но с обязательным указанием ФИО‚ паспортных данных‚ СНИЛС и даты подачи.
2. Ссылка на предыдущее заявление — обязательно укажите‚ что ранее вы подавали заявление на ЭТК‚ и теперь хотите от него отказаться.
3. Четкая просьба — не просто «хочу бумажную книжку»‚ а «прошу перевести с ЭТК на бумажную с переносом всех записей».
4. Подпись и дата — заявление должно быть подписано лично работником и датировано.

Что делает работодатель после получения заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. В течение 3 рабочих дней оформить бумажную трудовую книжку (если у работника её ещё нет) или внести сведения в имеющуюся бумажную книжку.
2. Перенести все записи из электронной трудовой книжки в бумажную. Для этого работодатель получает данные из Единой информационной системы трудовых книжек (ЕИСТК) через личный кабинет работодателя на портале Пенсионного фонда РФ.
3. Сделать отметку в бумажной трудовой книжке: «Сведения о трудовой деятельности перенесены из электронной трудовой книжки».
4. Уничтожить электронную запись о трудовой деятельности работника в системе ЕИСТК — это делается автоматически после переноса данных.
5. Выдать бумажную книжку работнику под роспись в журнале учета трудовых книжек.

Важно!

Если у работника нет бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан выдать новую книжку на бланке‚ утвержденном Постановлением Правительства РФ от № 607. Бланки с 2023 года должны быть нового образца с водяными знаками и защитой от подделок.

Что делать‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Если работник ранее имел бумажную книжку‚ но потерял её‚ а затем подал заявление на перевод с ЭТК — работодатель не может выдать «восстановленную» бумажную книжку. В этом случае:

• Работник должен обратиться в Пенсионный фонд РФ для получения выписки из ЭТК.
• На основании выписки работодатель оформляет новую трудовую книжку с пометкой: «Выдана взамен утраченной».
• Все сведения о трудовой деятельности переносятся из ЭТК в новую книжку.

Сроки и юридические последствия

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работодатель обязан выполнить все действия по переводу в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления. Нарушение этого срока — основание для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей).

Если работник не подаст заявление о переводе на бумажную книжку до 31 декабря 2025 года‚ то с 1 января 2026 года его трудовая деятельность будет вестись только в электронной форме‚ и бумажная книжка больше не будет обновляться. Однако она сохраняется как исторический документ.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я вернуться к бумажной книжке‚ если уже подал заявление на ЭТК?

Да‚ можете. Право на выбор принадлежит работнику. Вы можете подать заявление об отказе от ЭТК в любое время.

Нужно ли платить за перевод?

Нет. Все действия по переводу и выдаче бумажной трудовой книжки осуществляются за счёт работодателя. Работник не несёт никаких расходов.

Что будет‚ если я не подам заявление до 2026 года?

С 1 января 2026 года все новые трудовые отношения будут вестись исключительно в электронной форме. Если вы не подали заявление о переводе на бумажную книжку — вы останетесь в системе ЭТК. Бумажная книжка‚ если она у вас есть‚ будет храниться как архивный документ‚ но новые записи в неё вноситься не будут.

Можно ли иметь и бумажную‚ и электронную книжку одновременно?

Нет. Согласно закону‚ один работник может иметь только один вид трудовой книжки, либо бумажную‚ либо электронную. Одновременное ведение запрещено. Если вы подали заявление на ЭТК — бумажная книжка перестаёт быть основным документом‚ и наоборот.

Перевод трудовой книжки с электронной формы на бумажную — это не редкость‚ а законное право каждого работника. Главное, правильно оформить заявление‚ соблюсти сроки и обеспечить полный перенос всех данных; Работодатель обязан помочь в этом процессе‚ так как это не просто формальность‚ а гарантия сохранения трудового стажа и прав на пенсию‚ льготы и социальные выплаты.

Не откладывайте подачу заявления! Если вы планируете уйти на пенсию‚ уехать за границу или оформить кредит — бумажная трудовая книжка до сих пор является наиболее востребованным документом. Убедитесь‚ что ваши трудовые данные надежно зафиксированы в бумажном виде‚ особенно в период завершения перехода на электронные системы.

Если у вас возникли сложности с оформлением заявления — обратитесь в кадровую службу вашей организации или в ближайшее отделение Пенсионного фонда РФ. Ваш трудовой стаж — ваше право. Защищайте его правильно.