Дата актуализации:  г․

С 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны оформлять только электронные трудовые книжки․ К 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь все новые и существующие сотрудники должны иметь ЭТК․ В статье подробно рассмотрены правовые основы, пошаговый алгоритм перевода, необходимые документы и типичные ошибки․

Правовая база

• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в части электронных документов)․
• Приказ Минтруда России от  № 14‑6/ООГ‑5261 – разъяснение, что отказ от бумажной трудовой книжки необратим․
• Постановление Правительства РФ от  № 1655 «Об электронных трудовых книжках»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65‑67) – порядок ведения и передачи трудовой книжки․

Эти нормативные акты определяют, что:

1. ЭТК является официальным документом, равным по юридической силе бумажной трудовой книжке․
2. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после приёма на работу оформить ЭТК․
3. Отказ от бумажной версии после перехода на ЭТК невозможен (см․ письмо Минтруда от )․

Кому и когда переводить?

Перевод обязателен для:

• Новых сотрудников, принятых на работу с 2021 года․
• Сотрудников, у которых до 2026 года была бумажная трудовая книжка․
• Работников, меняющих место работы внутри одной организации (перевод внутри компании)․

Если работник уже имеет ЭТК, перевод не требуется – достаточно обновить запись о новом месте работы․

Подготовительный этап

Информирование персонала

Перед началом процесса необходимо провести разъяснительную работу:

1. Провести инструктаж о преимуществах ЭТК (доступность онлайн, отсутствие риска утери, автоматическое обновление)․
2. Разослать официальное уведомление (письмо, электронная почта) с указанием сроков перевода․
3. Ответить на часто задаваемые вопросы (см․ раздел FAQ ниже)․

Техническая подготовка

Для работы с ЭТК необходимо:

• Наличие корпоративного аккаунта в системе Госуслуги или в специализированном сервисе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК‑Платформа)․
• Назначить ответственного сотрудника (HR‑специалиста) с правом доступа к системе․
• Обеспечить совместимость браузеров (Chrome, Edge) и наличие актуального сертификата электронной подписи (ЭП)․

Пошаговый алгоритм перевода

1. Сбор согласия работника
   • Работник подписывает форму «Согласие на перевод в электронную трудовую книжку» (можно в электронном виде через ЭЦП)․
   • Согласие хранится в личном деле и в системе ЭТК․
2. Проверка наличия ЭТК у работника
   • Через сервис ЭТК‑Платформа вводится ИНН/СНИЛС и проверяется, существует ли уже электронная запись․
   • Если запись отсутствует – создаётся новая ЭТК․
3. Создание (или привязка) ЭТК
   • Для новых записей система автоматически генерирует уникальный номер ЭТК․
   • Для уже существующей записи привязывается к новому работодателю (вводятся реквизиты организации)․
4. Внесение данных о предыдущем месте работы
   • Заполняются поля: дата начала и окончания работы, должность, основание увольнения, сведения о заработной плате․
   • Все данные вносятся в соответствии с оригинальными записями из бумажной книжки (при наличии)․
5. Подписание записи работодателем
   • Ответственный HR‑специалист подписывает запись своей ЭЦП․
   • Система фиксирует дату и время подписи, после чего запись считается официальной․
6. Уведомление работника
   • Работнику отправляется подтверждение о переводе (SMS, email) с ссылкой на личный кабинет в системе ЭТК․
   • В личном кабинете работник может просмотреть всю историю трудовой книжки․
7. Архивирование бумажных документов
   • Если у работника была бумажная трудовая книжка, её необходимо изъять, отметить в личном деле, что она «переведена в электронный вид» и хранить в архиве согласно ТК РФ (не менее 5 лет)․

Необходимые документы

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие согласия работника – без подписи ЭЦП запись будет отклонена системой․
• Неправильные даты – проверяйте соответствие дат начала/окончания работы оригинальным документам․
• Отсутствие доступа к системе ЭТК – заранее создайте корпоративные аккаунты и протестируйте вход․
• Неудаление бумажной трудовой книжки из личного дела – это может привести к двойному учёту стажа․
• Сроки – запись должна быть внесена в течение 3 рабочих дней после приёма на работу, иначе работодатель может получить штраф․

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Можно ли отказаться от ЭТК и вернуть бумажную?

Нет․ Согласно письму Минтруда от  № 14‑6/ООГ‑5261 отказ от бумажной трудовой книжки является необратимым․

Что делать, если у работника уже есть ЭТК, но в ней нет записей о предыдущих местах работы?

Необходимо собрать справки о стаже от прежних работодателей и добавить их в ЭТК через функцию «добавить запись о предыдущем месте работы» с подписью работодателя․

Как проверить, что запись в ЭТК прошла успешно?

После подписи система выдаёт квитанцию с номером операции․ Работник может увидеть запись в личном кабинете, а HR‑специалист – в отчёте «История изменений»․

Нужно ли хранить бумажные копии трудовых договоров?

Да․ Трудовой договор хранится в личном деле в бумажном виде в течение установленного срока (5 лет после прекращения трудовых отношений), даже если ЭТК уже введена․

Какие требования к электронной подписи?

ЭЦП должна соответствовать требованиям ФСТЭК России (сертификат квалифицированной электронной подписи)․ Подпись должна быть действующей на момент подписания записи․

Перевод работников на электронную трудовую книжку – это обязательный процесс, который завершился в 2026 году․ Правильное выполнение всех пунктов алгоритма гарантирует:

• Соответствие законодательству и отсутствие штрафных санкций․
• Упрощённый доступ сотрудников к своим трудовым данным․
• Сокращение административных расходов на бумажный документооборот․

Рекомендации для HR‑отделов:

1. Создать внутренний регламент перевода в ЭТК и разместить его в корпоративном портале․
2. Назначить ответственного за техническую поддержку системы ЭТК․
3. Проводить регулярные аудиты записей в ЭТК (раз в квартал) для выявления несоответствий․
4. Обучать персонал работе с ЭЦП и сервисом «ЭТК‑Платформа»․

Соблюдая эти рекомендации, ваша организация будет полностью готова к работе в цифровом формате трудовых отношений․

Автор статьи: Ваш HR‑консультант

Контакт для вопросов: hr@company․ru