Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Поэтому любые кадровые изменения вызывают множество вопросов‚ особенно когда речь заходит о переводах. Нужно ли вносить сведения о смене должности или отдела? Записывается ли перевод в трудовую книжку? Ответ на этот вопрос зависит от множества нюансов: вида перевода‚ его срока и даже того‚ меняется ли структурное подразделение. В этой статье мы подробно разберем все правила и исключения‚ актуальные на 2026 год.
Постоянный перевод: общие правила внесения записи
Да‚ запись о переводе в трудовую книжку обязательно вносится‚ но только если речь идет о постоянном переводе. Это правило закреплено в трудовом законодательстве и новых нормативных актах.
Сроки внесения записи
Согласно актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек‚ все записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней со дня его издания. Ранее применялся недельный срок‚ но новые нормы скорректировали этот период.
Как правильно оформить запись
При оформлении постоянного перевода кадровику следует придерживаться следующих правил:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения записи.
- В графе 3 делается сама запись‚ например: «Переведен на должность инженера».
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения)‚ на основании которого внесена запись.
Особенности записи при смене структурного подразделения
Часто при переводе сотрудник переходит в другой отдел или филиал. Как быть в этой ситуации?
- Если подразделение было указано в трудовом договоре: при переводе на другую должность в этом же подразделении или при переходе в другое подразделение‚ запись должна быть сделана с обязательным указанием структурного подразделения. Например: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера».
- Переименование должности или отдела: Если произошло просто переименование структурного подразделения‚ указанного в трудовом договоре‚ вносят изменения в трудовой договор и в бумажную трудовую книжку. Однако в этом случае пишут не про перевод‚ а о переименовании (например: «Отдел маркетинга переименован в Департамент продвижения»).
Временный перевод: нужно ли делать запись?
С временным переводом возникает больше всего путаницы. Сотрудники часто просят кадровиков зафиксировать их временный успех на новой должности‚ но закон в этом категоричен.
Законодательный запрет
В трудовую книжку работника вносятся записи только о постоянных переводах на другую работу. Если сотрудник переходит временно (например‚ на время декретного отпуска другой сотрудницы)‚ запись о переводе на другую должность в трудовую книжку вносить не нужно. Это правило действует как при внутренних переводах‚ так и при переходе в другую организацию.
Когда временный перевод становится постоянным
Из любого правила есть исключения. Если изначально временный перевод по соглашению сторон утратил свой временный характер и стал постоянным‚ именно в этот момент запись в трудовой книжке нужно будет сделать.
Перевод в другую организацию
Если работник переходит к другому работодателю (перевод по просьбе работника или с его согласия)‚ процедура оформления имеет свои тонкости:
- Текущий работодатель увольняет сотрудника (например‚ по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)‚ вносит запись об увольнении в трудовую книжку и закрывает личную карточку.
- Новый работодатель при приеме на работу делает запись с обязательным указанием наименования прежнего работодателя или того факта‚ что прием осуществлен в порядке перевода.
Дистанционные работники
Перевод дистанционного работника на другую дистанционную должность или в офис оформляется по общим правилам. Для этого необходимо письменное согласие сотрудника‚ издание приказа и обязательное внесение записи в трудовую книжку‚ если перевод носит постоянный характер;
Краткие итоги
Чтобы не запутаться в кадровом делопроизводстве‚ запомните главное:
- Постоянный перевод — запись вносится обязательно в течение 5 рабочих дней с даты приказа.
- Временный перевод — запись не вносится (оформляется только допсоглашение и приказ).
- Временный стал постоянным — запись вносится с момента‚ когда перевод приобрел статус постоянного.
- Структурное подразделение, указывается в записи‚ если оно было прописано в трудовом договоре.
Соблюдение этих правил позволит вам грамотно вести трудовые книжки и избегать штрафов со стороны трудовой инспекции‚ а сотрудники будут уверены в правильности учета их драгоценного трудового стажа.