Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж сотрудника‚ его должности‚ места работы и основания прекращения трудовых отношений. При переводе работника — будь то внутри организации или между разными работодателями — правильная передача и оформление трудовой книжки имеют решающее значение для сохранения прав работника на пенсию‚ компенсации и социальные гарантии. В 2026 году‚ с завершением переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК)‚ правила передачи и ведения документов стали ещё более чёткими. Ниже, подробное руководство по передаче трудовых книжек при переводе.
Что такое перевод в трудовом праве?
Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ‚ перевод, это изменение условий трудового договора‚ включая:
- переход на другую должность;
- перевод в другое структурное подразделение;
- перемещение в другую местность (город‚ регион);
- изменение режима работы или оплаты труда.
Важно! Перевод внутри одной организации не влечёт расторжения трудового договора. А вот перевод к другому работодателю — это уже приём на работу в порядке перевода‚ требующий оформления как нового трудоустройства.
Перевод внутри одной организации: как оформить трудовую книжку
Если сотрудник остаётся у того же работодателя‚ но меняет должность или подразделение‚ в трудовую книжку вносится запись о переводе. Порядок следующий:
- Издается приказ о переводе (форма № Т-5 или произвольная‚ но с обязательными реквизитами: номер‚ дата‚ основание‚ подпись руководителя).
- Сотрудник ознакамливается с приказом под роспись (ст. 22 ТК РФ).
- В трудовой книжке делается запись в разделе «Сведения о работе»:
Формат записи:
- Графа 1 (порядковый номер), следующий по порядку номер записи.
- Графа 2 (дата) — дата вступления в силу перевода (обычно совпадает с датой приказа).
- Графа 3 (сведения о работе) — «Переведен на должность [наименование новой должности] в [наименование подразделения]».
- Графа 4 (основание), «На основании приказа № [номер] от [дата]».
Пример записи:
— Переведен на должность ведущего бухгалтера в отдел бухгалтерского учёта.
Основание: Приказ № 45/2026 от
Срок внесения записи: не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа (п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утв. приказом Минтруда России от № 320н).
Перевод к другому работодателю: передача трудовой книжки
Когда сотрудник увольняется с одного места и сразу же устраивается на другое — это приём на работу в порядке перевода. В этом случае трудовая книжка передаётся от одного работодателя другому. Порядок строго регламентирован.
Этапы передачи трудовой книжки при переводе
- Увольнение с предыдущего места работы:
- Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон.
- Издается приказ об увольнении (форма Т-8).
- В трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием основания (ст. 77 или 78 ТК РФ).
- Работодатель выдаёт трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
- Передача трудовой книжки новому работодателю:
- Работник лично передаёт трудовую книжку новому работодателю при оформлении на работу.
- Новый работодатель не вправе требовать трудовую книжку до заключения трудового договора.
- Приём на работу оформляется как приём в порядке перевода — это не новый приём‚ а продолжение трудовой деятельности с изменением работодателя.
- Запись в трудовой книжке нового работодателя:
- В графе 3: «Принят на работу в порядке перевода на должность [наименование должности] в [наименование подразделения]».
- В графе 4: «На основании приказа № [номер] от [дата] и трудовой книжки».
- Обязательно указывается наименование предыдущего работодателя и дата увольнения — это критично для подсчёта страхового стажа!
Пример записи при приёме в порядке перевода:
— Принят на работу в порядке перевода на должность главного бухгалтера в отдел финансового контроля.
Основание: Приказ № 52/2026 от ‚ трудовая книжка № 123456‚ уволен с ООО «Альфа»
Временный перевод: нужно ли делать запись?
Если сотрудник временно замещает другого работника (например‚ в отпуске или болезни)‚ это не является переводом в юридическом смысле. Согласно ст. 72.2 ТК РФ и разъяснениям Минтруда:
- Запись в трудовую книжку не вносится.
- Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.
- По окончании временного периода работник возвращается на прежнюю должность — никаких записей не делается.
Важно! Если временный перевод продлён более чем на 1 месяц‚ и работник фактически выполняет новую функцию — рекомендуется оформить постоянный перевод с внесением записи в трудовую книжку.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и переводы в 2026 году
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период. Все работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде. Это означает:
- Бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым сотрудникам (если они не подали заявление на сохранение бумажного варианта).
- При переводе к новому работодателю не передаётся бумажная книжка — все сведения передаются через Пенсионный фонд РФ и ФСС.
- Новый работодатель получает данные о трудовом стаже сотрудника через личный кабинет работника на портале Госуслуг или через запрос в ПФР.
- Записи о переводе вносятся в ЭТК в течение 5 рабочих дней после издания приказа.
Важно! Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку‚ он может выбрать — продолжать её вести или перевести все данные в ЭТК. Для этого он должен подать заявление в ПФР. Перевод бумажной книжки в электронную — это отдельная процедура‚ не связанная с переводом на новую должность.
Что делать‚ если трудовая книжка не передана?
Если работник уволился‚ но не передал трудовую книжку новому работодателю‚ или новый работодатель не получил её — это нарушение закона.
- Работодатель не может удерживать трудовую книжку — это противоречит ст. 84.1 ТК РФ.
- Если книжка утеряна — работнику выдаётся дубликат по заявлению (ст. 66 ТК РФ).
- Если запись о переводе пропущена — её можно внести позднее‚ но только на основании документов (приказы‚ справки‚ трудовой договор).
Санкции за нарушение: штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
Образцы документов при переводе
Для правильного оформления перевода необходимы:
- Приказ о переводе (форма Т-5 или произвольная);
- Заявление работника (если перевод по его инициативе);
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (при изменении условий труда);
- Акт приёма-передачи трудовой книжки (при переходе к новому работодателю);
- Справка о заработной плате (если требуется для расчёта стажа).
Образец акта приёма-передачи трудовой книжки:
Акт приёма-передачи трудовой книжки
г. Москва‚ 20 апреля 2026 г.
От кого: ООО «Альфа»‚ кадровый отдел
Кому: ООО «Бета»‚ кадровый отдел
Передана трудовая книжка № 123456 работника Иванова И.И.
Основание: приказ об увольнении № 38 от
Подписи:
_________________ /Иванов И.И./
_________________ /Сидорова А.В./ (кадровик ООО «Альфа»)
_________________ /Петров П.П./ (кадровик ООО «Бета»)
Примечание: книжка передана в полном объёме‚ все записи внесены‚ штампы и печати на месте.
Чтобы избежать ошибок при передаче трудовых книжек при переводе‚ запомните эти 5 правил:
- Не передавайте трудовую книжку без заявления работника, даже при увольнении книжка выдаётся только ему.
- Записи вносятся в течение 5 рабочих дней — не откладывайте!
- При переводе к другому работодателю — указывайте полное наименование предыдущей организации и дату увольнения.
- При временном переводе — запись не делается.
- С 2026 года — все новые сотрудники работают с ЭТК‚ бумажные книжки — только по их желанию.
Правильное оформление трудовой книжки, это не просто формальность. Это гарантия сохранения пенсионных прав‚ компенсаций и социальной защищённости сотрудника. Не допускайте ошибок — ваша ответственность влияет на будущее людей.
Совет эксперта: Внедрите в кадровом отделе чек-лист по передаче трудовых книжек при переводе. Это сократит риски и повысит качество работы кадровой службы.