Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Оформление
переводов, переводов в другую должность, изменения условий труда и прочих записей в ней регулируется
Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда. В этой статье мы подробно разберём, какие сведения необходимо
вносить, какие документы нужны и как правильно сформулировать запись о переводе на другую должность.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 84, 85, 86).
• Приказ Минтруда России от № 358н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке о переводе
  работника на другую должность».
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» (требования к защите персональной информации).

Когда нужен перевод в трудовую книжку?

Запись о переводе делается в следующих случаях:

1. Перевод сотрудника в другое подразделение организации.
2. Перевод на другую должность (повышение, понижение, смена профиля работы).
3. Перевод в связи с реорганизацией, ликвидацией или объединением предприятий.
4. Перевод в рамках программы профессионального развития (переподготовка, переобучение).

Какие документы нужны работодателю

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление работника (если перевод осуществляется по его желанию) или приказ работодателя о переводе.
• Трудовой договор (или его дополнение), в котором указаны новые условия труда.
• Согласие работника на изменение условий труда (если перевод не является обязательным).
• Справка из отдела кадров о наличии свободного места на новой должности.
• При необходимости – медицинская справка (при переводе на работу с другими условиями труда).

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

• Наименование организации, её ИНН и ОГРН.
• Дата издания приказа.
• ФИО работника, его должность и табельный номер.
• Новая должность (полное наименование) и структурное подразделение.
• Дата вступления в силу перевода.
• Основание (перевод в связи с реорганизацией, повышение квалификации и т.д.).
• Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 2. Согласование с работником

Если перевод не является обязательным, работнику предоставляется копия приказа и он подписывает согласие
на изменение условий труда. Подпись работника фиксируется в приказе.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в следующем порядке (см. образец ниже):

1. Записывается дата перевода (день, месяц, год).
2. Указывается «Перевод» – слово «перевод» пишется без кавычек.
3. Указывается новая должность и подразделение.
4. Указывается основание перевода (например, «в связи с реорганизацией»).
5. Подпись работодателя (руководителя организации или уполномоченного лица) и печать.

Шаг 4. Оформление сопроводительных документов

К трудовой книжке прилагаются:

• Копия приказа о переводе.
• Копия согласия работника (если требуется).
• При необходимости – справка о прохождении медицинского осмотра.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён типовой пример записи, который соответствует требованиям приказа Минтруда № 358н:

Дата Запись
 Перевод на должность старший специалист по маркетингу в отдел
 маркетинга и продаж. Основание: перевод в связи с
 реорганизацией подразделения. Подпись __________________
 

Важно помнить, что в записи не допускаются сокращения названий должностей (если они не являются
официально закреплёнными), а также не допускаются орфографические и пунктуационные ошибки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка. Процедура перевода в ЭТК аналогична
бумажному варианту, но запись вносится в электронную форму через портал «Госуслуги» или через
специализированную систему работодателя. При этом сохраняются те же реквизиты и требования к
содержанию записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли оформить перевод без согласия работника?

Да, если перевод является обязательным (например, в связи с реорганизацией, ликвидацией
подразделения или необходимостью выполнения новых функций). В этом случае работнику
предоставляется уведомление о переводе за 2 недели до даты вступления в силу.

Вопрос 2: Как оформить перевод, если у работника уже есть запись о предыдущем переводе?

Каждый перевод фиксируется отдельной записью в трудовой книжке. При этом в новой записи указывается
только текущая дата и новая должность, а предыдущие записи остаются без изменений.

Вопрос 3: Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется в порядке, установленном ст. 86 ТК РФ: вносятся исправления в виде
«зачеркивания» (через две линии) с указанием причины исправления, даты и подписи лица,
вносящего исправление. При необходимости можно обратиться в суд для признания записи недействительной.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие даты перевода – без даты запись считается недействительной.
• Неполное указание основания перевода (например, просто «перевод», без уточнения причины).
• Отсутствие подписи работодателя и печати организации.
• Использование сокращений в названии должности, если они не закреплены в штатном расписании.
• Запись в неправильный раздел трудовой книжки (перевод вносится в раздел «Записи о переводах»).

Оформление перевода на другую должность в трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения
законодательных требований. Правильный порядок действий выглядит так:

1. Подготовка приказа о переводе с указанием всех обязательных реквизитов.
2. Получение согласия работника (если требуется).
3. Внесение записи в трудовую книжку в соответствии с образцом.
4. Прикрепление к книжке копий приказа и согласия.
5. В случае использования ЭТК – внесение записи в электронную форму.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете законность и прозрачность процесса, а также защищаете интересы
как работодателя, так и работника.

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву. Дата последнего обновления: .