Вопрос: Как правильно оформить перевод внешнего совместителя в штат основного работодателя и какую запись внести в трудовую (бумажную или электронную) книжку?

Ответы на этот вопрос важны как для работодателей (чтобы избежать штрафов и конфликтов), так и для работников (чтобы их трудовой стаж и права сохранялись)․ Ниже – подробный разбор процедуры, нормативных актов и готовые образцы записей․

Что такое внешнее совместительство?

• Внутреннее совместительство – работа в той же организации, где уже есть основное место․
• Внешнее совместительство – работа в другой юридической организации (другой компании, филиале, дочернем предприятии), при этом основной трудовой договор остаётся в первой организации․

Внешний совместитель обычно трудоустраивается на основании отдельного трудового договора (или договора‑подряда) и получает отдельный приказ о приёме․ При этом запись о совместительстве в трудовую книжку делается только по инициативе работника, если он сам обратится к основному работодателю с просьбой оформить запись․

Правовое регулирование

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) прямо не описывает порядок «перевода совместителя в основную работу»․ Тем не менее, практика и разъяснительные письма Минтруда/Роструда дают рекомендации:

1. Письмо Роструда от № 4299‑6‑1 – рассматривает перевод совместителя в основной штат как отдельное кадровое событие «Перевод с работы по совместительству на основную работу»․
2. Рекомендации Минтруда (пункт «СЗВ‑ТД») предписывают указывать в справке о страховании «Перевод с работы по совместительству на основную работу»․
3. Статья 69 ТК РФ «Перевод работника» допускает перевод «в пределах одного работодателя», но в случае внешнего совместительства перевод считается новым приёмом в основной штат с последующим увольнением с совместительства․

Таким образом, закон не запрещает перевод, но требует оформить его как два кадровых действия:

• Увольнение с места совместительства (если совместитель прекращает работу у второго работодателя)․
• Приём на работу в основной штат (на основании нового или дополненного трудового договора)․

Как оформить перевод: пошаговый алгоритм

Сбор необходимых документов

Оформление в бумажной трудовой книжке

1. Увольнение с места совместительства – запись делается в той же книжке, где был оформлен совместитель (если запись о совместительстве в книжке была сделана)․ Формат записи согласно приказу № 13 (пример ниже)․
2. Приём на работу в основной штат – запись делаеться в той же книжке (если она вела основной работодатель) или в новой книжке, если работник её получил после перехода․
3. Все записи делаются чернильной печатью, подписью и печатью организации․

Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Работодатель вносит запись через СЗВ‑ТД (система защиты данных трудовых книжек)․
2. В поле «Кадровое событие» выбирается «Перевод с работы по совместительству на основную работу»․
3. Прикладываются сканы приказа и справки об увольнении․
4. Система автоматически формирует запись, которую работник может увидеть в личном кабинете․

Важно: если совместитель не просил вносить запись о совместительстве, в книжке не будет ни приёма, ни увольнения с этой работы․ При переводе в основной штат запись делается только о приёме (см․ пункт 4)․

Образцы записей в трудовую книжку

Запись об увольнении с внешнего совместительства (бумажная книжка)

 Уволен(а) с работы по совместительству в ООО «Внешний Партнер» 
 (договор № 45/2024, должность – специалист по продажам) 
 в соответствии с приказом № 12 от г․

Запись о приёме на работу в основной штат (бумажная книжка)

 Принят(а) на работу в ООО «Основная Компания», 
 должность – специалист по продажам, 
 трудовой договор № 78/2026, 
 в соответствии с приказом № 13 от г․

Запись в ЭТК (автоматический шаблон)

Кадровое событие: Перевод с работы по совместительству на основную работу
Дата события: 
Организация: ООО «Основная Компания»
Должность: специалист по продажам
Основание: приказ № 13 от г․
Документы: приказ о переводе, справка об увольнении с ООО «Внешний Партнер»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли делать запись о совместительстве в трудовую книжку?

Запись делается только по инициативе работника․ Если он не просит работодателя оформить запись, в книжке её не будет․

Вопрос 2: Можно ли оформить перевод без увольнения с места совместительства?

Теоретически – да, если совместитель сохраняет работу у второго работодателя (двойное трудоустройство)․ Но в большинстве случаев закон требует, чтобы у работника не было более одного основного места работы, поэтому практикой считается увольнение с совместительства․

Вопрос 3: Как отразить перевод в случае, если у работника была только электронная трудовая книжка?

В системе СЗВ‑ТД выбирается событие «Перевод с работы по совместительству на основную работу», загружаются подтверждающие документы, система формирует запись автоматически․

Вопрос 4: Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки, а только ЭТК?

Все действия осуществляются через СЗВ‑ТД․ Работодатель обязан ввести запись в электронный реестр, а работник получит уведомление в личном кабинете․

Вопрос 5: Какие штрафы могут быть наложены за неправильное оформление?

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для юридических лиц и от 500 до 2 000 рублей для индивидуальных предпринимателей․

• Считайте перевод совместителя в основной штат двумя отдельными кадровыми событиями: увольнение с совместительства и приём в основной штат․
• Подготовьте приказ о переводе (или дополнительное соглашение) и справку об увольнении от второго работодателя․
• Если у работника бумажная трудовая книжка – внесите записи в соответствии с образцами выше, подпишите и поставьте печать․
• Для ЭТК используйте СЗВ‑ТД, выбирая событие «Перевод с работы по совместительству на основную работу»․
• Не забудьте обновить сведения в страховом свидетельстве (СЗВ‑ТД) и в платёжных документах (расчётный лист, 2‑НДФЛ)․

Соблюдая эти простые шаги, вы избежите юридических рисков, сохраните трудовой стаж сотрудника и обеспечите корректность всех бухгалтерских и страховых расчётов․

Дата публикации: ․ Информация актуальна на момент написания и основана на официальных разъяснениях Роструда, Минтруда и практике оформления трудовых книжек в 2024‑2026 гг․