Важное уточнение: Предоставленная вами информация касается законодательства Украины (с 2021 по 2026 год). Данная статья посвящена процедуре перевода временной трудовой книжки на постоянную в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Процедуры и сроки в России отличаются.
Что такое временная и постоянная трудовая книжка?
В России трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности. Существует два её вида:
- Постоянная (основная) — выдается работнику при первом устройстве на работу. Имеет синюю обложку. Срок действия не ограничен.
- Временная — выдается работнику в случаях, предусмотренных законом (например, если он не имеет постоянного места жительства на территории РФ, работает по срочному трудовому договору до 5 месяцев и т.д.). Имеет зеленую обложку. Срок действия ограничен (обычно на период работы у данного работодателя).
Главное отличие: Временная книжка не является «заменой» постоянной. Это отдельный документ, который ведется параллельно основной. Перевод временной книжки на постоянную — это не смена обложки, а перенос записей из временной книжки в постоянную с последующим изъятием временной.
Основания для перевода (переноса записей)
Перевод (перенос) записей из временной трудовой книжки в постоянную проводится в следующих случаях:
- При увольнении работника, имеющего временную книжку, и его последующем приеме на постоянную работу в ту же организацию (если работник остается в той же компании, но его статус меняется с временного на постоянный).
- При увольнении и переходе в другую организацию. В этом случае новому работодателю (при устройстве на постоянную работу) представляется временная книжка. Новый работодатель обязан перенести в постоянную книжку работника (или в его электронную форму) все записи из временной.
- При оформлении постоянной трудовой книжки у работника, который ранее работал только по временным договорам и имел только временную книжку.
Кто и как выполняет перевод?
Обязанность по переводу лежит на работодателе (организацией), в которой работник устраивается на постоянную работу или чей трудовой договор с ним становится бессрочным.
Пошаговая процедура:
- Получение временной книжки от работника. При приеме на работу (или изменении условий трудового договора) работник обязан передать свою временную трудовую книжку кадровому службе организации.
- Проверка и сверка записей. Кадровик проверяет правильность заполнения временной книжки, наличие всех необходимых записей (прием, увольнение, вводная инструкция и т.д.).
- Перенос записей в постоянную книжку.
- Если у работника уже есть постоянная книжка (выданная ранее), то все записи из временной переносятся в нее.
- Если постоянной книжки нет (первое оформление), работодатель оформляет новую постоянную книжку установленного образца и переносит в нее все записи из временной.
- Оформление записи о переносе. В постоянной книжке делается запись:
«Записи из временной трудовой книжки серии ___ № ___ перенесены. Подпись кадровика, расшифровка, дата, печать организации». - Изъятие временной книжки. После переноса всех записей временная трудовая книжка изымается. Она подшивается в дело работника (личное дело) или уничтожается с составлением акта, если иное не требуется по закону (например, при увольнении работника по собственному желанию он может забрать свою временную книжку, но тогда новый работодатель переносит записи на основании ее копии);
- Выдача постоянной книжки работнику. Постоянная трудовая книжка (теперь с перенесенными записями) возвращается работнику под расписку.
Какие документы нужны для перевода?
- Временная трудовая книжка (оригинал) от работника.
- Заявление работника (на практике часто не требуется, так как перевод является обязанностью работодателя при приеме на постоянную работу). Но для инициации процедуры можно написать заявление.
- Трудовой договор (новый, бессрочный, или доп. соглашение об изменении условий трудового договора на бессрочный).
- Приказ (распоряжение) о приеме на постоянную работу или об изменении условий трудового договора.
Сроки перевода
Точных законодательных сроков на сам перенос записей не установлено. Однако:
- Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (в данном случае постоянную, с перенесенными записями) в день увольнения (если перевод происходит при смене работодателя) или в день оформления (если перевод в той же организации).
- Практически перенос осуществляется в течение нескольких рабочих дней после приема на постоянную работу и получения временной книжки.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Что, если временная книжка утеряна?
Ответ: В этом случае необходимо получить в организации-предыдущем работодателе дубликат временной трудовой книжки или справку о трудовой деятельности (если она велась в электронном виде). Только на основании этих документов можно оформить постоянную книжку с корректным учетом стажа.
Вопрос: А что с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
Ответ: С 2021 года в России ведется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник ранее работал только с временными книжками, а теперь устраивается на постоянную работу, работодатель обязан внести сведения из временной книжки в его электронную форму (в СЗВ-ТД). Если у работника уже есть постоянная бумажная книжка, записи из временной в нее переносятся традиционным способом. Электронная и бумажная формы могут сосуществовать.
Вопрос: Может ли работник отказаться от перевода и оставить временную книжку?
Ответ: Нет. Если работник устраивается на постоянную работу (или его договор становится бессрочным), он обязан иметь при себе постоянную трудовую книжку. Работодатель не вправе оставлять у него временную. Перевод — это обязательная процедура.
Вопрос: Кто оплачивает изготовление новой постоянной книжки, если её не было?
Ответ: Изготовление нового бланка постоянной трудовой книжки — это расходы работодателя. Работник не оплачивает стоимость бланка.
Перевод временной трудовой книжки на постоянную — это стандартная кадровая процедура, направленная на обеспечение единого и полного учета трудового стажа работника. Ключевой момент: обязанность по переносу записей лежит на новом (или текущем) работодателе при оформлении бессрочных трудовых отношений. Работнику следует внимательно следить за тем, чтобы все его периоды работы, отраженные во временной книжке, были корректно перенесены в постоянную, и получить последнюю под расписку.
Примечание: Трудовое законодательство может меняться. Для получения точной информации по вашему конкретному случаю рекомендуется обратиться к специалисту в области кадрового делопроизводства или юристу.