С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что теперь все работодатели обязаны вести трудовую документацию в электронном виде, а работники могут получать доступ к своей трудовой книжке через портал «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД). В этой статье мы разберём, как правильно переводить записи из бумажной трудовой книжки в электронную, какие требования предъявляются к оформлению, и какие нюансы стоит учитывать при переводе записей о переводе, увольнении и приёме на работу.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма на работу, увольнения, переводов, повышений квалификации, начислений и т.д. В отличие от бумажной версии, ЭТК позволяет:

• сократить время на оформление документов;
• снизить риск потери или повреждения трудовой книжки;
• обеспечить более быстрый доступ к информации как для работодателя, так и для работника;
• упростить проверку трудового стажа при переходе на другую работу.

Когда начинается перевод записей в ЭТК?

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях, например, при переводе работника из одной организации в другую, в рамках одного предприятия, в случае перехода на удалённую работу и т.д., необходимо перевести записи из бумажной трудовой книжки в ЭТК.

Перевод записей в ЭТК обычно осуществляется в течение 30 календарных дней с момента события (приёма, увольнения, перевода). Важно соблюдать сроки, чтобы избежать штрафов и недопонимания со стороны работодателя.

Какие записи нужно переводить?

В ЭТК фиксируются следующие типы записей:

1. Приём на работу – дата, должность, подразделение, оклад.
2. Увольнение – дата, причина увольнения, размер компенсации.
3. Перевод внутри организации – дата, новое подразделение, должность.
4. Перевод между организациями – дата, новая компания, должность.
5. Повышение квалификации – дата, квалификация, начисление.
6. Перевод на удалённую работу – дата, режим работы, условия;

Как оформить перевод записей в ЭТК?

Процесс перевода записей в электронную трудовую книжку состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка исходных данных – соберите все бумажные записи, которые нужно перенести. Убедитесь, что в них есть подпись работодателя и печать (если применимо).
2. Сканирование и проверка качества – отсканируйте документы в формате PDF или JPEG. Проверьте, чтобы текст был читаемым, без искажений.
3. Вход в портал ЭКД – авторизуйтесь в системе «Электронный кадровый документооборот» с помощью ЕГРПОУ (для организаций) или личного кабинета (для работников).
4. Заполнение формы перевода – в разделе «Перевод записей» выберите тип события (приём, перевод, увольнение) и заполните все обязательные поля. При необходимости загрузите сканы бумажных записей.
5. Проверка и подтверждение – система автоматически проверит корректность введённых данных. После проверки нажмите кнопку «Подтвердить».
6. Получение электронного подтверждения – система выдаст электронный сертификат о переводе, который можно сохранить в личном кабинете работника.

Что делать, если запись в бумажной трудовой книжке не соответствует требованиям?

Если в бумажной записи отсутствуют обязательные сведения (например, дата, подпись, печать), то работодатель обязан исправить запись до того, как она будет перенесена в ЭТК. В противном случае:

• Возможен отказ в переводе;
• Работник может потребовать исправления записи в бумажной трудовой книжке;
• При отсутствии исправлений работодатель рискует нарушить трудовое законодательство.

Как проверить наличие записи в ЭТК?

Работник может самостоятельно проверить наличие и корректность записей в своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале ЭКД. Для этого:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете;
2. Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка»;
3. Просмотрите список записей. Каждая запись сопровождается датой, типом события и подтверждением (подписью работодателя).

Какие штрафы и последствия могут возникнуть при неправильном переводе?

Нарушения при переводе записей в ЭТК могут повлечь за собой:

• Штрафы в размере до 50 000 рублей за каждую неоконченную запись;
• Невозможность подтвердить трудовой стаж при переходе на другую работу;
• Потерю прав на получение пенсионных начислений;
• Нарушение прав работника в случае отказа работодателя от корректного перевода.

Как избежать ошибок при переводе записей?

Для минимизации ошибок при переводе записей в электронную трудовую книжку рекомендуется:

• Проверять данные в бумажной трудовой книжке до начала перевода;
• Использовать только официальные сканы с подписью и печатью;
• Соблюдать сроки перевода (не более 30 дней с момента события);
• Проверять корректность введённых данных в системе перед подтверждением;
• Сохранять электронный сертификат о переводе в личном кабинете работника.

Какой формат файлов принимается в портале ЭКД?

В большинстве случаев портал принимает файлы в формате PDF, JPG и PNG. При загрузке сканов убедитесь, что:

• Размер файла не превышает 5 МБ;
• Качество изображения достаточное для чтения текста;
• Файл не содержит водяных знаков или защитных надписей.

Перевод записей в электронные трудовые книжки – важный этап цифровизации трудовых отношений в России. Соблюдение требований законодательства, правильное оформление и своевременный перевод записей позволяют избежать штрафов, обеспечить доступ к информации о трудовом стаже и повысить прозрачность работы с персоналом.

Если у вас возникли вопросы по переводу записей в ЭТК, обратитесь к специалисту по кадрам вашей организации или в службу поддержки портала «Электронный кадровый документооборот».