Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Одним из самых важных элементов записи в книжке являеться период – промежуток времени, в течение которого работник находился в определённом статусе (работа, отпуск, больничный, отстранение и т.д.). Ошибки в указании периода могут привести к проблемам при расчёте пенсий, выплате компенсаций и при трудоустройстве в новые организации.

Что подразумевается под «периодом» в трудовой книжке?

В контексте ТК РФ период – это диапазон дат, фиксируемый в отдельной записи книжки, который отражает:

• даты начала и окончания трудовых отношений с конкретным работодателем;
• время нахождения в отпуске, больничном, командировке, отстранении от работы;
• периоды временной нетрудоспособности, обучения, стажировки и т.п.

Каждая запись состоит из нескольких обязательных полей:

1. Дата начала периода;
2. Дата окончания периода;
3. Наименование организации (полное название, ИНН, ОКПО);
4. Должность, разряд (если применимо);
5. Основание (приём, перевод, увольнение, приостановка и др.);
6. Подпись (или электронная подпись) работодателя и печать (для бумажного варианта).

Основные типы периодов, которые вносятся в трудовую книжку

Как фиксировать период в бумажной трудовой книжке

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник подаёт письменное заявление о необходимости внесения записи. По ст. 66 ТК РФ работодатель обязан оформить запись не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Шаг 2. Сбор необходимых документов

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение);
• Приказ о приёме/переводе/увольнении;
• Листок нетрудоспособности, приказ об отпуске, приказ об отстранении и т.п.;
• Копия паспорта (для подтверждения ФИО).

Шаг 3. Заполнение записи

1. Указать дату начала периода (например, дата приёма на работу).
2. Указать дату окончания (дата увольнения или текущая дата, если запись о текущем месте работы).
3. Записать полное название организации, её ИНН/ОКПО.
4. Указать должность, разряд (если есть).
5. Указать основание (приём, перевод, отпуск, больничный и т.д.).
6. Подписать запись от имени работодателя и поставить печать.

Шаг 4. Передача трудовой книжки работнику

После внесения записи работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в течение трёх рабочих дней. При необходимости делается копия страниц для архива предприятия.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – особенности записи периодов

С 30 декабря 2025 года (и полностью с 1 января 2026 года) в России действует система Электронной трудовой книжки (ЭТК). Основные отличия от бумажного варианта:

• Записи вносятся в ЕФС‑1 (единый федеральный сервис) через специализированные программы (например, «Кадры», «1С:Зарплата»).
• Для внесения записи требуется электронная подпись работодателя и, при необходимости, согласование с работником.
• Сроки аналогичны бумажному варианту – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.
• Все изменения автоматически сохраняются в базе данных и доступны работнику через личный кабинет Госуслуг.

Пошаговая инструкция по внесению периода в ЭТК

1. Работник подаёт заявление (можно в электронном виде через личный кабинет).
2. Работодатель открывает программу «Кадры» и выбирает раздел «Трудовые книжки – ЭТК».
3. Заполняет форму ЕФС‑1:
   • Дата начала и окончания периода;
   • Наименование организации, ИНН, ОКПО;
   • Должность, разряд;
   • Основание (приём, отпуск, больничный и т.д.).
4. Подписывает запись электронной подписью и отправляет в сервис.
5. Система подтверждает успешное внесение; работнику приходит уведомление.

Важно: если у сотрудника был период, не подтверждённый документально (например, «работал без договора»), запись вносить нельзя – такие данные считаются недопустимыми (см. «Новые правила оформления трудовых в 2026 году»).

Сроки и обязательные требования к внесению записей

• Трудовой договор – запись в книжку обязана быть сделана, если сотрудник отработал не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ).
• Приём, перевод, увольнение – запись вносится в течение 3 рабочих дней после оформления приказа.
• Отпуск, больничный, командировка – запись вносится в тот же срок, но может быть объединена с основной записью о работе (если период не превышает 30 дней).
• Переходный период с бумажной на электронную форму завершился 1 января 2026 года. С этого момента все новые записи рекомендуется вносить в ЭТК, однако работник имеет право запросить бумажный вариант в любой момент.

Дубликаты трудовой книжки и их заполнение

Если оригинальная книжка утеряна, повреждена или требуется её замена, работодатель выдаёт дубликат. При этом:

1. В дубликате указываются все периоды, начиная с 1 января 2003 года (по новому порядку, установленному Приказом Минтруда).
2. Записи в дубликате вносятся на основании сведений из ЕФС‑1 и оригинальных документов.
3. Срок внесения – те же три рабочих дня после получения заявления.

Примеры заполнения записей (бумажный и электронный вариант)

Бумажный вариант – пример записи о приёме

 – 
ООО "Ромашка", ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Инженер‑конструктор
Основание: трудовой договор № 45/2022 от 
Подпись руководителя: ___________ /Иванов И.И./
Печать

Электронный вариант – форма ЕФС‑1 (скриншот условный)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать каждый отпуск в трудовой книжке?

Да. По ТК РФ отпуск (как ежегодный, так и без сохранения места работы) фиксируется отдельной записью с указанием дат начала и окончания.

Можно ли вносить в книжку период, когда работник был «на больничном», но листок ВУТ не получен?

Нет. Запись о временной нетрудоспособности допускается только при наличии официального листа ВУТ, подтверждающего даты.

Что делать, если работодатель не внес запись в течение 3 дней?

Работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию или в суд. По закону работодатель обязан компенсировать возможный ущерб (например, задержку в начислении страховых взносов).

Как перейти с бумажной книжки на электронную?

Работник подаёт письменное заявление (можно через портал Госуслуг). Работодатель в течение 3 дней вносит запись о переходе в ЭТК и выдаёт подтверждение.

Как оформить дубликат, если у меня был период работы до 2003 года?

С 2003 года сведения о трудовой деятельности фиксируются в единой базе данных. Для периодов до 2003 года работодатель заполняет дубликат на основании архивных документов, но они не учитываются при расчёте пенсионных прав.

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий всю трудовую историю сотрудника. Точный и своевременный учет периодов (работа, отпуск, больничный, отстранение и др.) гарантирует правильный расчёт пенсионных прав, социальных выплат и упрощает процесс трудоустройства. С 2026 года основной формат – Электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант остаётся законным и может использоваться по желанию работника.

Помните о главных правилах:

• Запись вносится не позднее трёх рабочих дней после получения заявления;
• Для любой записи требуется документальное подтверждение (приказ, листок ВУТ, справка об отпуске и т.п.);
• С 1 января 2026 года переходный период завершён – все новые записи рекомендуется вносить в ЭТК;
• При утере книжки оформляется дубликат, в котором фиксируются все периоды, начиная с 2003 года.

Тщательное соблюдение этих рекомендаций поможет избежать проблем с Пенсионным фондом, ФСС и другими государственными органами.