Дата публикации: 21 мая 2026 г.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Когда требуется заявление на первую трудовую книжку
3. Как правильно оформить заявление
4. Перечень необходимых документов
5. Порядок подачи и получения трудовой книжки
6. Электронная трудовая книжка: особенности оформления
7. Частые ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В ней отражаются:

• личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• сведения о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности;
• информация о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

Трудовая книжка необходима для:

• подтверждения стажа при назначении пенсии;
• оформления социальных выплат и пособий;
• подтверждения опыта при трудоустройстве;
• расчёта компенсаций при увольнении.

Когда требуется заявление на первую трудовую книжку

Первая трудовая книжка оформляется в следующих случаях:

1. При первом трудоустройстве гражданина, который ранее не имел официальной трудовой деятельности;
2. При утере или порче предыдущей трудовой книжки (требуется дубликат, но оформляется как новая);
3. При переходе с самозанятости или фриланса на официальное трудовое отношение, если ранее трудовая книжка не заводилась.

В указанных ситуациях сотрудник подаёт заявление на первую трудовую книжку своему работодателю (или в отдел кадров организации, где он устраивается).

Как правильно оформить заявление

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать определённые реквизиты. Ниже перечислены обязательные элементы:

• Шапка документа – наименование организации, её адрес, ФИО руководителя (кому адресовано заявление).
• Заголовок – слово «Заявление» (можно выделить жирным или заглавными буквами).
• Основной текст – просьба оформить первую трудовую книжку, указание личных данных заявителя и причины подачи.
• Дата и подпись – ставится в конце документа.

Рекомендуется использовать официально‑деловой стиль, избегать разговорных выражений и ошибок в написании ФИО, даты рождения и СНИЛС.

Образец заявления на первую трудовую книжку

ООО «Ромашка»
ул. Цветочная, д. 10, г. Москва, 123456
Иванову Ивану Ивановичу



ЗАЯВЛЕНИЕ



Я, Петрова Анна Сергеевна, родившаяся 12 марта 2000 года,
паспорт серии 45 № 678901, выдан ОВД г. Москвы ,
СНИЛС 123‑456‑789 00,

прошу оформить первую трудовую книжку в связи с поступлением на работу
в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам с г.



Прилагаю копии документов:

 
паспорт (страница с данными и регистрацией);
 
СНИЛС;
 
трудовой договор (или приказ о приёме на работу).

Приведённый выше пример можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать на обычном листе бумаги формата А4.

Перечень необходимых документов

Для оформления первой трудовой книжки сотруднику обычно требуется предоставить:

• Заявление (образец выше);
• Паспорт РФ (оригинал и копия страницы с данными и пропиской);
• СНИЛС (оригинал и копия);
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу (копия);
• Военный билет (для мужчин призывного возраста – копия страницы с данными о воинском учёте);
• Документ об образовании (диплом, аттестат) – по требованию работодателя.

В некоторых организациях могут потребоваться дополнительные справки (например, о несудимости) – уточняйте у отдела кадров.

Порядок подачи и получения трудовой книжки

1. Подготовка документов – собрать все необходимые бумаги, проверить их корректность.
2. Подача заявления – передать заявление и копии документов руководителю или в отдел кадров (лично либо через электронный документооборот, если таковой используется в компании).
3. Регистрация заявления – сотрудник отдела кадров вносит заявление в журнал incoming documents, ставит дату получения.
4. Оформление трудовой книжки – в течение 3 рабочих дней (по ТК РФ) отдел кадров заводит первую трудовую книжку, вносит запись о приёме на работу, ставит печать организации и подпись ответственного лица.
5. Выдача книжки сотруднику – после завершения оформления трудовая книжка выдаётся сотруднику под расписку. В случае электронной трудовой книжки (см. ниже) выдача производится в виде выписки из ЕФРСБ.
6. Хранение копии – один экземпляр трудовой книжки остаётся в личном деле сотрудника организации.

Электронная трудовая книжка: особенности оформления

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), хранящихся в Пенсионном фонде РФ (ныне Социальный фонд). Если работодатель ведёт учёт в электронном формате, процедура выглядит так:

• Сотрудник подаёт заявление на первую трудовую книжку (как и в бумажном варианте).
• Отдел кадров вносит запись о приёме на работу в электронную трудовую книжку через личный кабинет работодателя на порале «Госуслуги» или непосредственно в ЕФРСБ.
• Сотрудник получает выписку из ЭТК (можно распечатать или сохранить в PDF) – этот документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка.
• При необходимости можно запросить бумажный дубликат ЭТК в Социальном фонде (госпошлина не взимается).

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или повреждения документа;
• Быстрый доступ к данным через личный кабинет на «Госуслугах»;
• Автоматическая передача сведений в ПФР для начисления пенсии.

Частые ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, если у работодателя настроен электронный документооборот (например, через корпоративный портал или систему «1C:Документооборот»). В этом случае подпись может быть электронной (УКЭП).

Сколько времени занимает оформление первой трудовой книжки?

По Трудовому кодексу РФ оформление должно быть завершено не позже трёх рабочих дней с момента принятия заявления и всех необходимых документов.

Нужно ли платить госпошлину за выдачу первой трудовой книжки?

Нет. Выдача первой трудовой книжки (бумажной или электронной) бесплатна для сотрудника.

Что делать, если я потерял первую трудовую книжку?

Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Дубликат оформляется на основании справки о стаже и выписки из трудовой книжки (если она имеется).

Можно ли оформить первую трудовую книжку, если я работаю по договору ГПХ?

Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях (по ТК РФ). При гражданско‑правовом договоре запись в трудовую книжку не делается. Однако при последующем переходе на трудовой договор можно оформить первую книжку с учётом предыдущего периода работы (если он подтверждён документально).