Первая запись в трудовой книжке — это не просто формальность, а юридически значимый акт, фиксирующий начало официальной трудовой деятельности человека. В 2026 году правила оформления трудовой книжки остались неизменными в основных положениях, но появились новые возможности: например, использование электронных штампов и электронных трудовых книжек. Однако бумажный вариант до сих пор широко применяется, особенно при первом трудоустройстве.

Когда и кто обязан оформлять первую запись?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с момента фактического допущения работника к работе, если:

• это его первое место работы;
• у работника ранее не было трудовой книжки;
• работник трудоустраивается на основное место работы на срок более 5 дней.

Если работник уже имел трудовую книжку ранее (даже если она утеряна), новый работодатель не имеет права выдавать новую — необходимо оформить дубликат. Но если трудовая книжка никогда не оформлялась, работодатель обязан самостоятельно оформить её на основании документов, представленных сотрудником.

Какие документы нужны для оформления первой трудовой книжки?

Для заполнения титульного листа и первой записи работодатель требует от работника следующие документы:

• Паспорт — для указания ФИО, даты рождения;
• Свидетельство о рождении — если паспорта ещё нет (например, у несовершеннолетнего);
• Документ об образовании (аттестат, диплом, свидетельство) — для указания профессии или специальности;
• СНИЛС, для внесения в электронную базу (не вносится в бумажную книжку, но обязателен для учёта в системе ПФР).

Важно: документы должны быть оригиналы. Копии не принимаются для заполнения трудовой книжки.

Как заполняется титульный лист (первая страница)?

Первая страница трудовой книжки — это титульный лист. На нём указываются персональные данные работника. Заполняется она рукописно или с помощью предзаполненных штампов (в соответствии с новыми правилами 2026 года).

Что указывается на титульном листе:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате «дд.мм.гггг» (например, ).
3. Профессия, специальность — указывается на основании документа об образовании. Например: «Оператор ЭВМ», «Бухгалтер», «Мастер по ремонту автомобилей».
4. Дата заполнения трудовой книжки — дата, когда работодатель впервые вносит сведения в книжку (обычно это день приёма на работу или день, когда книжка была оформлена).

Важно! Все данные вносятся четко, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых, например, «г.» — город, «ул.» — улица). Использование карандаша, корректора или исправлений строго запрещено. При ошибке бланк уничтожается, и оформляется новый.

Подпись работника и печать работодателя

После заполнения титульного листа:

• Работник подписывает титульный лист в графе «Подпись работника» — этим он подтверждает, что все сведения внесены правильно.
• Ответственное лицо (кадровик, директор) ставит свою подпись в графе «Ответственный за ведение трудовых книжек».
• Ставится печать организации — это обязательное требование. Без печати трудовая книжка считается недействительной. Печать должна быть официальной, с полным наименованием организации и ИНН.

Если организация не имеет печати (например, ИП), то в этом случае вместо печати ставится подпись индивидуального предпринимателя с расшифровкой (ФИО и ОГРНИП).

Как оформляется первая запись о приёме на работу?

Первая запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» — сразу после титульного листа. Она является самой важной, так как фиксирует начало трудового стажа.

Структура записи:

1. Номер записи, по порядку (в первой записи — «1»).
2. Дата приёма — дата, когда работник приступил к работе (указывается в приказе о приёме).
3. Наименование организации, полное наименование, как в учредительных документах (например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»).
4. Должность — указывается точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре (например: «Инженер-конструктор»).
5. Основание — «принят на работу по трудовому договору № ___ от «___» _______ 20__ г.».

Пример правильной записи:

1

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
Инженер-конструктор
Принят на работу по трудовому договору № 5 от

Важно: Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Красные, зелёные или карандашом — запрещено. Также допускается использование предзаполненных штампов с названием организации и стандартными формулировками, но даты, должности и номера договоров всегда дописываются от руки.

Что делать, если допущена ошибка при заполнении?

Ошибки при первом заполнении трудовой книжки — это критическая ситуация. Исправления, зачёркивания, корректирующие надписи запрещены!

Если ошибка обнаружена:

• Заполненная трудовая книжка подлежит уничтожению (составляется акт об уничтожении с подписями ответственных лиц).
• Вместо неё выдаётся новый бланк (с тем же номером, но с пометкой «Первичное заполнение»).
• Все данные заносятся заново, с максимальной внимательностью.

При этом работнику выдаётся новая трудовая книжка с той же датой заполнения, что и у уничтоженной. Старая книжка не хранится, не передаётся в архив — она уничтожается.

Электронная трудовая книжка: что изменяется?

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, то:

• Работодатель вносит все записи в информационную систему ПФР.
• Бумажная трудовая книжка не оформляется — если это первое трудоустройство и работник выбрал электронный вариант.
• Если работник не подал заявление — работодатель обязан оформить бумажную книжку.

В 2026 году электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. Работник может получить выписку из неё через портал Госуслуги или в офисе ПФР.

Кто отвечает за правильное оформление?

Ответственность за правильное заполнение трудовой книжки лежит на работодателе. В частности:

• На кадровика (или секретаря, если нет отдельного кадровика);
• На директора организации — как главного ответственного лица.

Нарушения в оформлении трудовой книжки могут повлечь за собой:

• Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юрлиц);
• Споры при оформлении пенсии — если стаж не подтверждён;
• Проблемы при трудоустройстве в будущем.

Чтобы первая запись в трудовой книжке была оформлена правильно, запомните главное:

1. Трудовая книжка оформляется работодателем — не работником, не через Госуслуги, а именно на месте работы.
2. Титульный лист заполняется на основании паспорта и документа об образовании.
3. Первая запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» с указанием номера, даты, организации, должности и основания.
4. Подпись работника и печать организации обязательны.
5. Исправления запрещены — при ошибке книжка уничтожается и оформляется новая.
6. Электронная трудовая книжка, альтернатива бумажной, но только при подаче заявления работником.

Правильно оформленная трудовая книжка, это не просто документ, а история вашей профессиональной жизни. От её корректности зависит ваш трудовой стаж, размер пенсии и возможность трудоустройства в будущем. Поэтому к этому процессу нужно относиться с максимальной ответственностью, как работнику, так и работодателю.

Совет: После получения трудовой книжки внимательно проверьте все записи. Если что-то не так — сразу обратитесь в кадровый отдел. Лучше исправить ошибку на первом этапе, чем потом бороться за подтверждение стажа через суд.