Первая запись в трудовой книжке – это фундаментальный документ, который фиксирует начало трудовых отношений сотрудника. Правильное оформление этой записи влияет на дальнейшее оформление всех кадровых документов, а также на юридическую защиту работодателя и работника. В этой статье мы разберём, как правильно сделать первую запись в трудовой книжке в 2026 году, какие требования предъявляет Трудовой кодекс, какие нюансы следует учитывать, и приведём несколько примеров.

Общие требования к первой записи

Согласно Приказу Минтруда № 320н (последние изменения вступили в силу в 2026 году), в разделе «Сведения о работе» первой записи в трудовой книжке необходимо указать:

• Порядковый номер записи (обычно 1)
• Дата приёма на работу (в виде дд.мм.гггг или дд.мм (двухзначный год))
• ФИО сотрудника
• Дата рождения
• Образование и специальность (квалификация)
• Должность/позиция
• Сведения о месте работы (наименование организации, подразделение)

Важно: все даты вносятся арабскими цифрами, месяц указывается двумя цифрами (01‑12).

Когда вносить первую запись?

По рекомендациям Роструда, запись о приёме на работу должна быть произведена не позднее 6‑го рабочего дня сотрудника; При этом запись может быть сделана и раньше, но не позже, чем через шесть календарных дней после начала работы.

Если сотрудник был принят в течение месяца, но работодатель не успел оформить трудовую книжку, то в любой момент до окончания трудового договора (или до увольнения) необходимо внести соответствующую запись.

Как оформить первую запись в бумажной книжке

Для бумажных вариантов действует следующая процедура:

1. ьный лист – в верхней части указываются общие сведения о книжке (номер, серия, дата выдачи).
2. Раздел «Сведения о работе» – первая строка предназначена для первой записи.
3. Заполняем поля согласно пункту 1.
4. Поставьте штамп/подпись работодателя (или уполномоченного лица) в конце записи.
5. Если в книжке закончились свободные строки, оформите вкладыш и продолжите запись на следующей странице.

Пример первой записи (бумажный вариант):

– Иванов Иван Иванович, , высшее, экономист, 
 менеджер отдела продаж, ОАО «Ромашка», г. Москва.

Как оформить первую запись в электронной форме

С 2024 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка. Оформление в электронном виде происходит в системе работодателя (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, «Кадровый портал»).

• В системе выбирается тип кадрового мероприятия «ПРИЕМ».
• Заполняются те же поля, что и в бумажной форме.
• Система автоматически генерирует порядковый номер записи (обычно 1).
• После сохранения запись считается официально введённой.

Важно: электронная запись должна быть защищена от изменения (подпись ЭЦП или лог‑запись).

Частые ошибки и как их избежать

Согласно анализу Журнала «Кадровое дело», наиболее часто допускаемые ошибки при внесении первой записи:

• Неправильный порядковый номер – иногда вместо «1» ставят «0» или «2». Нужно всегда начинать с 1.
• Неправильный формат даты – использование только одной цифры для месяца (например, вместо ).
• Отсутствие сведений о квалификации – в первой записи обязательно указываются образование и специальность.
• Отсутствие подписи/штампа – без подписи работодателя запись считается недействительной.

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:

1. Подготовить шаблон записи заранее.
2. Проверить все даты и цифры.
3. Убедиться, что подпись/штамп поставлен.
4. Сохранить копию записи в электронном виде (для аудита).

Примеры разных ситуаций

Приём на первую работу (молодой специалист)

– Петров Алексей Сергеевич, , высшее, 
 экономист-менеджер, менеджер по продажам, ОАО «ТехноСервис», г. Санкт‑Петербург.

Приём на работу с изменённым образованием

– Сидорова Мария Викторовна, , 
 высшее, юрист, специалист юридического отдела, ООО «ЮристПлюс», г. Новосибирск.

Приём иностранного специалиста

– Иванов Дмитрий Петрович, , 
 высшее, экономист, главный бухгалтер, ЗАО «Международный Парк», г. Москва.

Что делать, если запись была допущена ошибочно?

По Порядку внесения записей в трудовую книжку (КонсультантПлюс, 2026‑03‑27), в случае ошибки допускается:

• Внести исправленную запись, оставив оригинальную без стирания.
• Внести пометку «Исправление» и подпись уполномоченного лица.
• При необходимости оформить дополнительный вкладыш.

Важно: исправления должны быть задокументированы, иначе они могут быть расценены как попытка скрыть факт нарушения.

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Убедитесь, что у сотрудника есть трудовая книжка (бумажная или электронная).
2. Определите тип записи: «ПРИЕМ».
3. Заполните все обязательные поля (номер, дата, ФИО, дата рождения, образование, должность, место работы).
4. Укажите дату в правильном формате (дд.мм.гггг или дд.мм).
5. Поставьте подпись/штамп работодателя.
6. Сохраните запись в системе (для электронных книжек – защита ЭЦП).
7. Проверьте, что номер записи равен 1 (первая запись).

Первая запись в трудовой книжке – это не просто формальность, а юридически значимый документ, который фиксирует начало трудовых отношений. Правильное оформление позволяет избежать споров при проверках, упрощает расчёт стажа и подтверждение опыта работы. Следуя рекомендациям Минтруда, учитывая требования Роструда и используя современные электронные инструменты, вы сможете оформить эту запись без ошибок и задержек.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению первой записи, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому делу или воспользоваться онлайн‑консультантом на официальных ресурсах труда и социальной защиты.