Ведение трудовых книжек, это процесс, требующий максимальной внимательности и знания актуального законодательства․ Особую сложность у кадровиков часто вызывает ситуация, когда заканчиваются страницы в основной трудовой книжке и необходимо завести вкладыш․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить первую запись во вкладыше, если она касается увольнения сотрудника, и какие нюансы необходимо учитывать в 2026 году․
Когда необходим вкладыш?
Вкладыш заводится в том случае, если в трудовой книжке полностью заполнены все страницы одного из разделов («Сведения о работе» или «Сведения о награждении»)․ Вкладывать его без записи нельзя․ Самое главное помнить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому он хранится и учитывается вместе с основным документом․
Первая запись во вкладыше может быть любой: о приеме на работу, о переводе или, как в нашем случае, об увольнении․ Правила заполнения при этом не меняются, но есть важные технические особенности нумерации․
Ключевые правила оформления первой записи
Согласно действующим нормам Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек, при внесении первой записи во вкладыш необходимо соблюдать следующие требования:
- Сквозная нумерация․ Порядковый номер записи во вкладыше не начинается заново с цифры «1»․ Он продолжает нумерацию последней записи из основной трудовой книжки․ Например, если последняя запись в трудовой была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16․
- Дата внесения записи․ В графе 3 указывается дата, соответствующая дате издаваемого приказа об увольнении, а в графе 4 — реквизиты этого приказа․
- Формулировки; Запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи․
Важность точности формулировок
Часть 5 статьи 84․1 ТК РФ требует делать запись об увольнении строго по закону․ Любое отклонение от текста кодекса может привести к признанию записи неверной․
Пример правильной формулировки при увольнении по собственному желанию:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Обратите внимание: в теории права и кадровой практике принято указывать пункт числом, а часть, прописью (например, «пункт 3 части первой»)․ При расторжении договора по инициативе работодателя ссылка дается на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ․
Пошаговая инструкция: как сделать первую запись об увольнении во вкладыше
Рассмотрим алгоритм действий кадровика при увольнении сотрудника, у которого открыт вкладыш․
Шаг 1․ Проверка нумерации
Посмотрите на последнюю запись в основной трудовой книжке․ Допустим, она имеет номер «12»․ Следовательно, в графе 1 первой страницы вкладыша вы ставите число 13․
Шаг 2․ Указание даты
В графе 2 вносится дата увольнения (последний рабочий день сотрудника)․ Она должна совпадать с датой приказа․
Шаг 3․ Внесение причины увольнения
В графе 3 пишется причина увольнения со ссылкой на закон․
Пример: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Шаг 4․ Реквизиты приказа
В графе 4 указываются наименование, дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении․
Шаг 5․ Заверение и ознакомление
Это критически важный этап․ Согласно правилам, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (в т․ч․ во вкладыш) о приеме, переводах и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца под расписку․
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется)․
- Сотрудник ставит свою подпись в графе для подписи владельца книжки․
- Точная запись из трудовой книжки (вкладыша) должна быть повторена в личной карточке работника (форма Т-2), где сотрудник также ставит подпись․
Электронные трудовые книжки и отчетность в 2026 году
Не стоит забывать, что в 2026 году параллельно с бумажными активно ведутся электронные трудовые книжки (ЭТК)․ При увольнении работника работодатель обязан подать специальную отчетную форму ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР)․
Сведения о трудовой деятельности отражаются в подразделах 1 и 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1․ Отчетность необходимо отправить независимо от того, ведется ли у сотрудника бумажная книжка с вкладышем или только электронная․ Данные в бумажном вкладыше и в электронном реестре должны полностью совпадать․
Типичные ошибки при заполнении вкладыша
Чтобы избежать проблем при проверках или при оформлении пенсии сотруднику в будущем, избегайте следующих ошибок:
- Сброс нумерации․ Начало нумерации записей во вкладыше заново с цифры «1» является грубой ошибкой․
- Отсутствие ссылки на закон․ Запись «Уволен по собственному желанию» без указания пункта и статьи ТК РФ недействительна․
- Несоответствие даты․ Дата в трудовой книжке должна строго соответствовать дате приказа об увольнении․
- Отсутствие подписи сотрудника; Если работник не ознакомлен под расписку, запись считается незавершенной․
Первая запись во вкладыше трудовой книжки об увольнении требует от кадровика концентрации внимания, особенно в части сквозной нумерации и точности юридических формулировок․ Помните, что трудовая книжка — это основной документ о стаже работника, и любые ошибки в ней могут осложнить его будущее трудоустройство или выход на пенсию․ Используйте актуальные образцы 2026 года, проверяйте ссылки на статьи ТК РФ и своевременно сдавайте отчетность в СФР․
Для сложных случаев рекомендуется использовать специализированные калькуляторы компенсации за неиспользованный отпуск и справочники кадровых ситуаций, чтобы гарантировать соблюдение всех прав работника и интересов работодателя;