Первичная запись в трудовой книжке — это юридически значимое действие, которое фиксирует начало трудовых отношений между работником и работодателем. Правильное её оформление защищает права обеих сторон. С 2021 года в России действуют новые правила, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье подробно разберем, как выглядит первичная запись в бумажном и электронном вариантах, кто и когда её делает, а также приведем актуальные образцы.
Ключевые изменения с 2021 года
Важно помнить главное: с 1 января 2021 года при приеме на работу работодатель обязан оформлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в форме ЭТК), если у работника ранее не была выдана бумажная трудовая книжка (ТК) или если он не выразил письменное согласие на её получение.
Однако существуют исключения, когда по заявлению работника может быть выдана бумажная ТК (например, если он уже имел её у предыдущего работодателя или работает у физического лица). В 2026 году эти правила остаются в силе.
Когда делается первичная запись?
Первичная запись вносится в день приема на работу, то есть с даты, с которой работник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей, но не ранее даты заключения трудового договора.
Основанием для записи является:
- Трудовой договор (в бумажном или электронном виде).
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Образец первичной записи в бумажную трудовую книжку
Запись делается на первой странице (или на специальном вкладыше) трудовой книжки. Требования к форме установлены Приказом Минтруда России;
Структура записи:
- Дата приема на работу (день, месяц, год).
- Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, ГАУ).
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) организации.
- Должность (с точным наименованием, соответствующим штатному расписанию).
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и расшифровка подписи (ФИО).
- Печать организации (если используется).
Пример записи (образец):
Принят(а) на работу
«15» января 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Технологии будущего»
ОГРН 1234567890123
на должность специалиста по цифровым коммуникациям
Генеральный директор: _________________ /Иванов А.П./
М.П.
Как выглядит первичная запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)?
В ЭТК первичная запись вносится работодателем в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Труд» через личный кабинет на портале «Работа в России» или с помощью программного обеспечения, интегрированного с ЕГИС.
Внешне для работника это выглядит как электронный документ (сведения в личном кабинете на портале госуслуг или в мобильном приложении), где отображаются те же данные, что и в бумажном варианте: дата приема, наименование работодателя (с ОГРН), должность, подпись руководителя (в виде электронной подписи).
Важно: Работодатель обязан уведомить работника о внесении сведений в ЭТК и предоставить ему доступ к ним.
Особые случаи и частые вопросы
У работника уже есть бумажная трудовая книжка от предыдущего работодателя
Если у гражданина на руках есть заверенная бумажная трудовая книжка (с последней записью об увольнении), то при приеме на новую работу:
- Работник вправе выбрать: получить ЭТК или продолжить вести бумажную.
- Если выбран бумажный вариант, работодатель не делает первичную запись в старую книжку. Вместо этого он выдает работнику новую бумажную трудовую книжку (с первичной записью), а старую книжку хранит у себя (или возвращает работнику, если тот хочет её оставить).
- При этом в ЕГИС «Труд» сведения о трудовой деятельности по предыдущим местам работы обязательно вносятся на основании данных из старой книжки.
Иностранный гражданин или гражданин Узбекистана
Если у иностранного гражданина (включая граждан Узбекистана) отсутствует трудовая книжка (бумажная или электронная), то:
- При приеме на работу в Россию ему оформляется электронная трудовая книжка (как и для всех остальных).
- Первичная запись вносится в ЕГИС «Труд».
- Бумажный документ, подтверждающий трудовую деятельность (например, «трудовая книжка» образца СССР или местного образца), может быть у него на руках, но для российских органов и нового работодателя юридической силой обладает только запись в ЕГИС.
Кто вносит первичную запись?
Обязанность по внесению сведений лежит на работодателе (организации). Конкретно эту работу выполняют:
- Специалист отдела кадров (кадровик).
- Бухгалтер (если в его обязанности входит ведение кадрового учета).
- Руководитель организации (в очень малых предприятиях).
Работник должен лишь предоставить необходимые данные (паспорт, СНИЛС, ИНН) и, при наличии, старую трудовую книжку.
Что проверить в первичной записи?
Работнику, получившему трудовую книжку (бумажную или доступ к электронной), необходимо внимательно проверить:
- Дату приема (совпадает с датой начала работы и трудового договора).
- Полное и точное наименование организации (с ОГРН).
- Формулировку должности (должна соответствовать договору).
- Наличие подписи ответственного лица и печати (для бумажного варианта).
При обнаружении ошибок необходимо немедленно обратиться в отдел кадров для их исправления.
Первичная запись в трудовой книжке, это формальный, но крайне важный шаг при трудоустройстве. В 2026 году основной формат — электронная трудовая книжка. Однако работник сохраняет право на бумажный носитель при наличии соответствующих условий. Образец записи стандартизирован и должен содержать все обязательные реквизиты. Всегда проверяйте правильность внесенных данных, так как от этого зависят ваши будущие пенсионные накопления и стаж.
Примечание: Информация в статье актуальна на 23 мая 2026 года и основана на нормативных актах Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 796 от ). Для получения персональной консультации обращайтесь в органы труда или к юристу.