Важно! С 1 января 2021 года вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н)․ С этого момента при первичном трудоустройстве работодатель обязан оформить работнику электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Бумажный бланк выдается только по письменному заявлению сотрудника․ Данная статья актуальна на 2026 год и описывает оба варианта․

Что такое первичное оформление?

Первичное оформление — это процедура заполнения трудовой книжки (бумажной или электронной) впервые для человека, который ранее не имел трудового стажа или у которого нет трудовой книжки в наличии (например, при первом трудоустройстве после окончания учебного заведения)․

Два пути: Электронная или Бумажная книжка?

С 2021 года действует двухуровневая система:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной, обязательный вариант․ Все сведения о работе вносятся в электронный реестр СЗВ-ТД․ Работнику выдается свидетельство (вкладыш) об электронной книжке․
• Бумажная трудовая книжка (ТК) — выдается только по письменному заявлению работника, сделанному при заключении трудового договора․ Оформляется на новом бланке, утвержденном Приказом № 320н․

Если выбрана Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Процедура максимально проста:

1. Работник подает заявление об оформлении ЭТК (форма не регламентирована, можно в свободной форме)․
2. Работодатель вносит первую запись в электронный реестр на основании приказа о приеме на работу (или трудового договора)․
3. Работнику выдается свидетельство об электронной трудовой книжке (форма утверждена)․ В нем указываются ФИО, СНИЛС, дата выдачи и реквизиты работодателя․
4. Сведения о работе (прием, увольнение, вводные данные) вносятся исключительно в электронный вид․ Бумажная книжка не ведется․

Если выбрана Бумажная трудовая книжка (новый бланк)

Оформляется на бланке, утвержденном Приказом Минтруда № 320н (Приложение 1)․ Отличается от старого бланка наличием поля «Сведения о работе» вместо «Сведения об образовании» и другими реквизитами․

Пошаговая инструкция по первичному заполнению БУМАЖНОЙ трудовой книжки (образец)

Шаг 1: ьный лист (первая страница)

Заполняется разборчиво, синими или черными чернилами/шариковой ручкой․ Не допускается использование карандаша, корректирующей жидкости, помарок․

Образец заполнения ьного листа (новый бланк):

Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения: 
СНИЛС: 123-456-789 01
Пол: Мужской
Гражданство: Российская Федерация
Образование (уровень, специальность, когда и где получено): Высшее, Менеджмент, 2022, МГУ
Специальность по документу об образовании: Менеджер
Кем и когда направлен на работу (по направлению, договору): Не требуется
Когда приступил к работе: 
Подпись работника: _________________ / Иванов П․С․ /
Дата заполнения: 
Печать организации (при наличии): [Место для печати]
 

Шаг 2: Первая запись о приеме на работу

Запись вносится на второй разворот (страницы 2-3) в раздел «Сведения о работе»․ Основанием является приказ о приеме на работу (или сам трудовой договор, если приказ не издается)․

Ключевые правила записи:

• Не нужно дублировать полное наименование организации-работодателя, если оно уже указано на ьном листе․
• Указывается дата приема на работу (дата, с которой начинается действие трудового договора)․
• Указывается должность в соответствии с staffing structure․
• Указывается подразделение (если есть)․
• Основание: номер и дата приказа (или номер и дата трудового договора)․
• Запись завершается подписью ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо) и печатью организации․

Образец записи о приеме на работу (2026):

Принят(а) на работу

Специалист отдела продаж
Основное место работы
На основании приказа № 45-к от 

Подпись: _______________ / Петрова А․И․ /
Печать организации
 

Шаг 3: Ознакомление работника

После внесения записи работник должен быть ознакомлен под роспись с внесенными в трудовую книжку записями․ Подпись ставится на том же развороте, обычно внизу под последней записью или в специально отведенном месте․

С записями в трудовой книжке ознакомлен(а):
_________________ / Иванов П․С․ /
"25" мая 2026 г․
 

Важные нюансы и частые ошибки

• Дата приема — это дата, указанная в трудовом договоре, а не дата подписания приказа или фактического выхода на работу․
• Должность должна точно соответствовать должности в приказе и трудовом договоре․
• Печать — необязательна, если в локальных актах организации не предусмотрено ее использование․ Однако на практике большинство работодателей ставят печать․
• Исправления и помарки в трудовой книжке не допускаются․ Ошибку нужно зачеркнуть одной чертой, исправить, и рядом поставить подпись ответственного лица и дату исправления․ Лучше — переоформить запись․
• При первичном оформлении не заполняются разделы «Сведения об образовании» и «Сведения о воинском учете» (если они не требуются по закону)․ Эти разделы заполняются при поступлении в вуз, армии и т․д․

Что делать, если бумажная книжка утеряна или испорчена?

В этом случае оформляется дубликат бумажной трудовой книжки․ Порядок установлен Приказом № 320н․ Для этого:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата․
2. Работодатель запрашивает в архиве (или в Пенсионном фонде) сведения о трудовой деятельности․
3. На основании этих сведений в дубликат вносятся все записи, которые были в оригинале․
4. Первая запись в дубликате, это запись о выдаче дубликата с указанием основания (например, «Выдан дубликат взамен утерянной трудовой книжки № ․․․ от ․․․»)․

По умолчанию при первом трудоустройстве оформляйте электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Это проще, надежнее и соответствует закону․

Бумажную книжку на новом бланке оформляйте только по письменному заявлению работника, внимательно заполняя ьный лист и первую запись о приеме․

Все записи вносяться разборчиво, без исправлений, с указанием даты, должности, основания (приказа/договора) и подписью ответственного лица․

После заполнения обязательно ознакомьте работника под роспись․

Храните трудовую книжку (бумажную) в надежном месте․ Электронная книжка хранится в реестре СЗВ-ТД и не требует действий от работника․

Скачать образцы:

• Образец заявления на оформление ЭТК
• Образец заявления на выдачу бумажной трудовой книжки
• Форма ьного листа новой трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н)
• Образец записи о приеме на работу в новую ТК

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н) и актуальных разъяснений на 2026 год․