Первое трудоустройство — важный жизненный этап, который сопряжён с множеством новых понятий и процедур. Одним из ключевых документов, с которым сталкивается каждый начинающий работник, является трудовая книжка. Эта статья подробно расскажет, что это такое, как и когда её оформляют, и на что обратить особое внимание.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка (с 2021 года — электронная трудовая книжка) — это основной документ, который подтверждает вашу трудовую деятельность. В ней фиксируются:
- Все места работы (название организации, дата приема и увольнения).
- Занимаемые должности.
- Основания для увольнения (приказ, уведомление).
- Сведения о награждениях и поощрениях.
Этот документ необходим для:
- Расчета трудового стажа (для пенсии, пособий).
- Подтверждения опыта работы при смене места трудоустройства.
- Оформления кредитов, виз и других официальных процедур.
Типы трудовых книжек: бумажная и электронная
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный вариант всё ещё существует.
Бумажная трудовая книжка
- Кто выдаёт: работодатель (при первом трудоустройстве) или органы социального фонда (если у гражданина её никогда не было).
- Внешний вид: стандартная книжка в синей обложке с ьным листом.
- Особенность: все записи вносятся от руки или печатью работодателем. Хранится у работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Кто ведёт: информация автоматически формируется в базе Социального фонда России (СФР).
- Как получить: при первом трудоустройстве работодатель обязан подать в СФР сведения о приёме на работу. Гражданин может получить доступ к своей ЭТК через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.
- Преимущества: нельзя потерять, подделать; данные доступны из любого места; автоматический учёт стажа.
Важно: Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете подать заявление в СФР о её переводе в электронный формат. При этом бумажный документ остаётся у вас как архивная копия.
Пошаговая инструкция: как получить трудовую книжку при первом трудоустройстве
Алгоритм действий зависит от того, есть ли у вас уже какой-либо документ.
Шаг 1: Определите, есть ли у вас трудовая книжка
Проверьте, не выдавалась ли вам книжка ранее (например, в школе на производственную практику, в вузе по итогам учебной практики или при летней работе). Если такой документ есть, его нужно предъявить новому работодателю.
Шаг 2: Если книжки нет (самый частый случай для первокурсников и выпускников)
- Обратитесь к работодателю. При заключении трудового договора сообщите, что у вас нет трудовой книжки. Работодатель (отдел кадров, HR) обязан:
- Выдать вам заявление на оформление трудовой книжки (обычно имеет стандартную форму).
- Направить ваши данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения) в Социальный фонд России для открытия электронной трудовой книжки.
- Подпишите заявление и предоставьте работодателю свои паспортные данные и СНИЛС.
- Работодатель в течение 5 рабочих дней после вашего приема на работу обязан направить сведения в СФР. После этого ваша ЭТК будет создана.
- Получите подтверждение. Вы можете проверить создание ЭТК через Госуслуги (раздел «Трудовая книжка») или на сайте СФР.
Шаг 3: Если вы хотите получить бумажную книжку
Для этого необходимо обратиться в территориальное отделение СФР (бывший ПФР) лично с паспортом и СНИЛС. Сотрудник фонда выдаст вам blank-форму бумажной трудовой книжки. После этого её нужно будет принести на работу, чтобы кадровик сделал первую запись.
Что проверять при первом оформлении? Критические моменты
Ошибки на старте могут привести к проблемам в будущем. Внимательно проверьте:
- Полность и точность личных данных: ФИО (как в паспорте!), дата рождения, СНИЛС. Любая опечатка в СНИЛС может привести к разрыву стажа.
- Дату приема на работу: она должна совпадать с датой, указанной в вашем трудовом договоре и приказе о приеме.
- Наименование организации и вашу должность: они должны быть указаны точно и полностью.
- Основание для приема: обычно это «трудовой договор» с указанием его номера и даты.
- Подпись ответственного лица (директора, начальника отдела кадров) и печать организации.
Частые ошибки новичков
- Не проверить данные в ЭТК после приема. Обязательно зайдите на Госуслуги через 1-2 недели и убедитесь, что запись о приеме появилась и в ней нет ошибок.
- Утерять или повредить бумажную книжку. Если вы получили бумажный вариант, храните его в надёжном месте. При утере нужно срочно обратиться в СФР для восстановления.
- Не обращать внимания на запись об увольнении. При уходе с работы всегда проверяйте, как кадровик оформил запись об увольнении (дата, причина, подпись). Ошибки здесь могут повлиять на получение пособия.
- Думать, что ЭТК — это «виртуальная штука». Это официальный юридический документ, равный бумажному. Все записи в нём имеют такую же силу.
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве — простая, но ответственная процедура. В современной реальности электронный формат становится стандартом, что упрощает жизнь как работникам, так и работодателям. Главное правило: всегда проверяйте точность записей и не забывайте, что ваша ЭТК — это цифровая копия вашей трудовой биографии, за которой нужно следить так же, как и за бумажным документом.
Напоминание: данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к специалистам отдела кадров вашей организации или в территориальное отделение Социального фонда России.