Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Внутри неё выделено несколько разделов, каждый из которых имеет свою функцию. Самый первый из них — первый раздел, в котором фиксируются вводные сведения о работнике и его первом месте работы. Ниже подробно разберём, что именно входит в этот раздел, как правильно его заполнять и какие изменения произошли с 2021 года.

Что такое первый раздел трудовой книжки?

Первый раздел (часто называют «Вводные сведения» или «Первая часть») содержит:

• Фамилию, имя, отчество работника;
• Дата и место рождения;
• Пол, гражданство;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата выдачи книжки;
• Дата начала работы в первом месте трудоустройства;
• Наименование работодателя (организации), место работы, должность;
• Оклад (если фиксируется в момент оформления);
• Номер и дата приказа о приёме на работу.

Эти данные фиксируют момент, когда работник впервые официально начал трудовую деятельность в России. После заполнения первого раздела в трудовой книжке закрепляется его статус «работник» и открывается путь к дальнейшим записям о смене работы, повышениях, увольнениях и т.д.

Как правильно заполнить первый раздел?

1. Фамилия, имя, отчество – в точности так, как указано в официальных документах (паспорт, ИНН).
2. Дата и место рождения – указать точную дату и город/село, где работник родился.
3. Пол, гражданство – указать «мужской»/«женский» и «гражданин РФ» (или другое, если применимо).
4. Серия и номер трудовой книжки – эти данные обычно фиксируются при выдаче книжки работодателем.
5. Дата выдачи – дата, когда работник получил книжку.
6. Дата начала работы – день, когда работник приступил к работе в первом месте.
7. Наименование работодателя и место работы – полное название организации и адрес.
8. Должность – должность, на которую работник был принят.
9. Оклад – если в момент оформления фиксируется оклад, его величина записывается. В противном случае можно оставить поле пустым.
10. Номер и дата приказа о приёме – это официальный документ, подтверждающий приём на работу.

Все записи в первом разделе должны быть сделаны шрифтом, соответствующим требованиям ГОСТ (обычно 12–14 пунктов); Письмо должно быть без ошибок, а подпись работника и печать работодателя обязательны.

Перевод в электронный формат (с 2021 года)

С начала 2021 года в России введён обязательный переход на электронные трудовые книжки. Это означает, что:

• При приёме на работу специалисты по кадрам заполняют только электронный вариант;
• Бумажная трудовая книжка может быть выдана только при первом выходе на работу, но дальнейшее ведение делается в электронном виде;
• В случае нехватки места в бумажной книжке кадровики иногда делают записи в разделе о работе, но при этом в электронном реестре всё равно фиксируется информация.

Для тех, кто впервые устраивается на работу, важно знать, что по мнению А. Сафонова, для молодежи, начинающей трудовую деятельность, нет необходимости заводить трудовые книжки, если они работают в рамках стажировок или практик, где не требуется официальное трудоустройство. Однако при официальном приёме в трудовой договоре, электронная трудовая книжка всё равно обязательна.

Когда использовать бумажную трудовую книжку?

Бумажная трудовая книжка может быть выдана в следующих случаях:

• При первом выходе на работу, если работодатель не имеет доступа к системе электронных трудовых книжек;
• Для работников, которые не могут получить доступ к электронному реестру (например, из-за технических ограничений);
• В случае, если работодатель хранит бумажные копии для юридической проверки.

Однако даже в этих случаях дальнейшие записи о смене работы, повышениях и увольнениях обычно ведутся в электронном реестре, а бумажная книжка служит лишь вспомогательным документом.

Практические советы по работе с первым разделом

• Проверяйте, чтобы все данные совпадали с паспортом и ИНН.
• Если вы не уверены в точной дате начала работы, уточните у HR‑отдела.
• Не забывайте про печать работодателя и подпись работника.
• Сохраняйте копию электронного файла, если он выдается в виде PDF.
• При наличии ошибок в первом разделе, оформляйте корректирующую запись в следующем разделе (обычно это «Вторая часть»).

Первый раздел трудовой книжки — это фундамент, на котором строиться вся трудовая история работника. Правильное и своевременное заполнение этого раздела обеспечивает корректность всех последующих записей и защищает права сотрудника в случае трудовых споров. С 2021 года переход на электронный формат делает процесс более прозрачным и удобным, но бумажная версия всё ещё остаётся важным документом в ряде случаев. Следуйте рекомендациям, указанным выше, и ваша трудовая книжка будет всегда в порядке.