На сегодняшний день вопрос ведения и хранения трудовых книжек остаётся актуальным для всех работодателей России. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), нормативные акты и разъяснительные письма надзорных органов продолжают регламентировать порядок работы с бумажными носителями, учётом бланков и взаимодействием с Пенсионным фондом РФ. В данной статье мы подробно рассмотрим письма Роструда о трудовых книжках, их значение, основные положения и то, как их применять на практике.

Почему важны письма Роструда?

Роструд (Федеральная служба по труду и занятости) является надзорным органом, контролирующим соблюдение трудового законодательства. Его письма не имеют силы нормативного правового акта, но они:

• разъясняют уже действующие нормы ТК РФ и других законов;
• указывают на типичные ошибки при ведении трудовых книжек;
• дают рекомендации по оформлению документов в условиях перехода на электронный формат;
• служат ориентиром для инспекторов при проведении проверок.

Поэтому игнорировать такие разъяснения нельзя – они помогают избежать штрафов и предписаний.

Ключевые письма Роструда о трудовых книжках (2023‑2024 гг.)

Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-6245

Это письмо посвящено вопросам ведения книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек в электронном виде. Основные выводы:

1. Книги учёта движения и учёта бланков трудовых книжек должны вестись исключительно в бумажном виде, даже если сама трудовая книжка оформлена электронно.
2. Электронное ведение этих журналов допускается только в случае, если работодатель получил специальное разрешение от Роструда (на практике такие разрешения не выдаются).
3. Записи в книгах должны осуществляться хронологически, без пропусков и исправлений; при необходимости исправления делаются согласно ст. 66 ТК РФ (зачёркивание с указанием даты и подписи ответственного лица).

Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5613

Документ уточняет, кто является ответственным лицом за ведение трудовых книжек в организации:

• Ответственным может быть кадровый специалист, бухгалтер или иное лицо, назначенное приказом руководителя.
• На этом лице лежит обязанность:
• обеспечить своевременное внесение записей о приёме, переводе, увольнении и других событиях;
• хранить трудовые книжки в условиях, исключающих их повреждение (сухое, защищённое от света место);
• обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в книжках.
• При отсутствии такого лица организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек).

Письмо Роструда от № 0807-1 (в контексте современной практики)

Хотя данное письмо датировано 2008 годом, его положения часто цитируются в современных разъяснениях. Оно подтверждает, что:

• вопросы порядка ведения и хранения трудовых книжек относятся к компетенции Роструда;
• инспекторы имеют право требовать представления как бумажных, так и электронных трудовых книжек при проведении проверок;
• нарушения, связанные с несвоевременным внесением записей или отсутствием книг учёта, могут повлечь штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций.

Связь писем Роструда с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, введший ЭТК. Несмотря на это, письма Роструда подчёркивают несколько важных нюансов:

• Электронная трудовая книжка не отменяет необходимости ведения книг учёта движения и бланков. Эти журналы остаются бумажными, поскольку их функция – подтверждение факта выдачи и получения бланков работодателем.
• При переходе на ЭТК работодатель всё равно должен обеспечить наличие запасных бланков бумажных трудовых книжек (на случай отказа работника от электронного формата или технических сбоев).
• Информация, передаваемая в ПФР через ЭТК, должна соответствовать записям, сделанным в бумажной трудовой книжке (если она ведётся параллельно). Расхождения могут быть основанием для предписания Роструда.
• При увольнении работника, выбравшего электронный формат, работодатель выдаёт ему справку о стазе и выписку из ЭТК, а также (по желанию работника) бумажную трудовую книжку с соответствующими записями.

Таким образом, письма Роструда служат «мостиком» между старыми бумажными процедурами и новыми электронными требованиями.

Примерный алгоритм действий для работодателя при переходе на ЭТК

1. Издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (см. письмо от ).
2. Обеспечить ведение бумажных книг учёта движения и учёта бланков (письмо от ).
3. Внедрить систему передачи данных в ПФР через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через СЭДО.
4. При получении заявления работника о ведении ЭТК – оформить согласие и начать электронное ведение.
5. При отказе работника от ЭТК – продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с ТК РФ и инструкциями по её заполнению.
6. Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить внутренний аудит соответствия бумажных и электронных записей.

Практические рекомендации для кадровиков и бухгалтеров

Оформление записей в трудовой книжке

• Использовать только чёрную или синюю пасту; запрещено применять гелевые ручки, которые могут стираться.
• Запись о приёме на работу должна содержать: дату, наименование организации, структурное подразделение, должность, оклад (или тарифную ставку).
• При переводе – указывать прежнюю и новую должность, дату перехода, основание (приказ № и дата).
• При увольнении – указывать дату, основание (ст. ТК РФ), номер и дату приказа об увольнении, а также формулировку «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т.д.

Хранение трудовых книжек

• Хранить в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом.
• Обеспечить защиту от влаги, прямых солнечных лучей и пожара (рекомендуется использовать огнеупорные контейнеры).
• Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек (можно совместить с книгой учёта движения).

Работа с бланками трудовых книжек

• Бланки должны соответствовать утверждённому образцу (Приказ Минтруда России от № 320н).
• При получении новой партии бланков – сделать запись в книге учёта бланков (номер партии, дата получения, количество).
• При выдаче бланка сотруднику – отметить в книге учёта движения: номер бланка, ФИО сотрудника, дата выдачи, подпись ответственного лица.

Взаимодействие с Рострудом при проверках

• Подготовить заранее:
• Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек;
• Журналы учёта движения и учёта бланков (бумажные);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении за последние 3 года;
• Выписки из ЭТК (если применяется) и справки о стазе для сотрудников, выбравших электронный формат.
• При обнаружении недочётов – незамедлительно исправить их в соответствии с инструкцией (зачёркивание с указанием даты и подписи).
• Не допускать исправлений корректирующей жидкостью или скотчем – такие действия рассматриваются как попытка сокрытия нарушений.

Письма Роструда о трудовых книжках представляют собой важный источник разъяснений и практических рекомендаций, помогающих работодателям соблюдать требования трудового законодательства в условиях перехода на электронный формат. Несмотря на повсеместное внедрение ЭТК, бумажные журналы учёта движения и учёта бланков остаются обязательными, а ответственность за их ведение лежит на конкретном лице, назначенном приказом руководителя.

Соблюдение положений писем от № 14-6/ООГ-6245 и № 14-6/ООГ-5613, а также учёт более ранних разъяснений (например, письмо от № 0807-1) позволит:

• избежать штрафов и предписаний при плановых и внеплановых проверках;
• обеспечить достоверность и полноту сведений о трудовой деятельности сотрудников;
• поддерживать репутацию организации как надёжного и законопослушного работодателя.

Рекомендуем кадровикам и бухгалтерам периодически обновлять свои знания, подписываясь на официальные рассылки Минтруда и Роструда, а также проводить внутренние тренинги по работе с трудовыми книжками и электронными форматами.

Статья подготовлена на основе открытых источников и официальных писем Минтруда России и Роструда, актуальных на .