Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. По закону работодатель обязан вернуть её уволенному сотруднику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не явился за документом, работодатель должен направить его по почте. В этой статье разберём, как правильно составить письмо о трудовой книжке, какие существуют виды документов и как их использовать.

Законодательная основа: что говорит ТК РФ?

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ:

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения.
• Если работник не получил документ, работодатель должен направить ему уведомление с предложением явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте.
• Отправка производится заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Важно! Несоблюдение этих правил может привести к административной ответственности работодателя.

Виды писем и заявлений по трудовой книжке

Существует два основных сценария документального взаимодействия:

Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте

Если работник не может лично получить документ (например, переехал в другой город), он подаёт работодателю заявление с просьбой отправить книжку по почте.

В [Наименование организации]
[Адрес организации]

От: [ФИО работника]
[Адрес для отправки]
[Контактный телефон]

Заявление

Прошу направить мою трудовую книжку серия [серия] № [номер] по адресу:
[Полный почтовый адрес для отправки].

Согласен на отправку заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Подпись: _____________ / [ФИО] /
 

Уведомление работодателя работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Если работник не явился за документом, работодатель сам инициирует процесс, направляя уведомление.

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Дата]

Уведомление

Уважаемый(ая) [ФИО работника]!


Настоящим сообщаем, что в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ ваша трудовая книжка серия [серия] № [номер] готова к выдаче.

В случае если вы не явитесь за ней до [дата, обычно 15 дней], мы будем вынуждены направить её вам по почтовому адресу, указанному в ваших кадровых документах, заказным письмом с уведомлением.

Просим вас:
Явиться в отдел кадров по адресу: [адрес организации] для получения трудовой книжки.
ИЛИ
Направить письменное согласие на отправку документа по почте с указанием точного почтового адреса.

Дата увольнения: [дата]
Подпись ответственного лица: _____________ / [Должность, ФИО] /
Печать организации
 

Как и куда отправлять письмо?

Существует два пути:

1. Личная передача — в отдел кадров организации. Обязательно получить отметку о приёме на своём экземпляре заявления (дата, подпись, печать).
2. Почтовая отправка — только заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Это юридически значимо.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года ведение ЭТК возможно. Если работник ранее выбрал бумажный вариант, он может:

• Подать заявление о переходе на ЭТК.
• Подать заявление о выдаче сведений из ЭТК (форма СТД-Р).

Для этих целей также используются стандартные заявления, но с указанием на электронный формат.

Критические ошибки, которых следует избегать

Где скачать готовые бланки 2026 года?

Актуальные blank-формы (Word, PDF) можно найти на официальных ресурсах:

• Портал «Моё дело» (mydelo.ru) — содержит бесплатные образцы с редакциями от 2025-2026 гг.
• Сервисы «КонсультантПлюс», «Гарант» — в разделах «Кадровые документы».
• Сайты Трудовой инспекции и Минтруда РФ.

Правильное оформление письма о трудовой книжке, залог соблюдения прав работника и защита работодателя от претензий. Помните:

1. Всегда используйте заказное письмо с уведомлением и описью.
2. Чётко указывайте реквизиты обеих сторон и адрес для отправки.
3. Сохраняйте квитанцию и уведомление о вручении как доказательство.

При наличии споров обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Статья обновлена на основе актуальных норм ТК РФ и практики 2025-2026 годов.