Дата актуализации: г.
Содержание
- Что такое письмо о трудовой книжке по почте и зачем оно нужно
- Нормативно‑правовая база
- В каких случаях оформляют письмо
- Как правильно составить письмо
- Готовый образец письма
- Контрольный список при отправке
- Часто задаваемые вопросы
Что такое письмо о трудовой книжке по почте и зачем оно нужно
Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий стаж работы, квалификацию и основания увольнения. При увольнении работодатель обязан вернуть её работнику. Если работник находится в другом городе или за границей, возврат может быть осуществлён заказным письмом. Для этого требуется письменное согласие работника (или уведомление работодателя), в котором указываются:
- полные данные сторон;
- адрес получателя;
- способ отправки (заказное письмо, с описью вложения);
- подтверждение согласия (если письмо исходит от работника).
Без такого письма работодатель не имеет права отправлять трудовую книжку по почте – это считается нарушением Трудового кодекса РФ.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок возврата трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 183, 184) – обязанность работодателя вернуть трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ № 1085 от г. – порядок отправки документов заказным письмом.
- Приказ Минтруда России № 14‑2/ОГ‑1347 от г. – рекомендации по оформлению уведомлений и согласий.
Все эти документы требуют письменного подтверждения согласия работника на отправку трудовой книжки по почте.
В каких случаях оформляют письмо
Обычно письмо готовят в следующих ситуациях:
- Работник переехал в другой регион и не может лично забрать книжку.
- Работник находится за границей (например, в командировке) и требуется срочный возврат.
- Работодатель закрывает филиал и отправляет документы всем уволенным сотрудникам одновременно.
- Работник попросил выслать книжку по почте в связи с болезнью, инвалидностью и т.п.
Как правильно составить письмо
Письмо может быть оформлено в двух формах:
- Уведомление работодателя (от работодателя к работнику) – «приходите за книжкой» или «дайте согласие на её отправку».
- Заявление работника (от работника к работодателю) – «даю согласие на отправку трудовой книжки по почте».
Ниже перечислены обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе:
Общие реквизиты
- Шапка (на фирменном бланке организации или без неё, если пишет работник).
- Дата составления (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Наименование организации (для уведомления) и ФИО работника.
- Точный адрес получателя (почтовый индекс, улица, дом, квартира).
- Номер и дата трудовой книжки (если известен).
- Подпись и расшифровка подписи.
Дополнительные сведения (по желанию)
- Контактный телефон и e‑mail.
- Номер отслеживания (указывается после отправки).
- Перечень вложений (опись): «Трудовая книжка Иванова И.И., № 123456».
Готовый образец письма
Образец «Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте»
«___» ___________ 2026 г.
Я, Иванов Иван Иванович,
трудовой договор № ______ от «___» ___________ 20__ г.,
трудовая книжка № ______ (выдана «___» ___________ 20__ г.),
проживающий(ая) по адресу: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
тел.: +7 (999) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@example.com,
даю согласие работодателю «ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, КПП 770101001) выслать мою трудовую книжку заказным письмом по адресу, указанному выше.
Настоящее согласие действительно в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента его подписания.
Подпись ______________________ /Иванов И. И./
Образец «Уведомление работодателя о необходимости получения трудовой книжки»
ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
«___» ___________ 2026 г.
Работнику Иванову Ивану Ивановичу,
трудовая книжка № ______.
Уведомляем Вас о том, что в связи с завершением трудовых отношений Ваша трудовая книжка готова к выдаче.
Для получения книжки Вы можете:
- Явиться в офис компании по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, офис 3;
- Дать письменное согласие на её отправку заказным письмом. В этом случае просим направить согласие в свободной форме на электронный адрес hr@romashka.ru или по почте.
Обращаем Ваше внимание, что в случае отправки книжки заказным письмом будет оформлена опись вложения и указана дата отправки. После получения Вы обязаны подписать акт получения.
С уважением,
Директор ООО «Ромашка»
____________________ /Петров П. П./
Контрольный список при отправке трудовой книжки
Перед тем как отправить документ, проверьте все пункты ниже:
- Наличие согласия (подписанное заявление работника или его электронное согласие).
- Точная опись вложения – укажите ФИО, номер книжки, вес (≈ 50 г).
- Выберите заказное письмо с объявлением о вручении (РКО‑1).
- Укажите обратный адрес (если требуется) и контактный телефон получателя.
- Сохраните квитанцию и трек‑номер – они понадобятся в случае утери.
- Сделайте фото копию трудовой книжки (для собственного архива).
- Уведомьте работника о дате отправки и предоставьте трек‑номер.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку обычным письмом?
Теоретически можно, но рекомендовано использовать заказное письмо с объявлением о вручении и описью вложения, чтобы избежать ответственности за потерю.
Сколько стоит отправка заказным письмом?
Стоимость зависит от веса и расстояния. Для стандартного письма (до 100 г) в пределах России в 2026 г. – около 70 рублей + 30 рублей за объявление о вручении.
Что делать, если книжка не дошла?
Обратитесь в отделение почты с трек‑номером, запросите акт о возврате отправления. При отсутствии доставки работодатель обязан выдать оригинал заново.
Нужно ли заверять подпись нотариусом?
Нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи работника (ручной или электронной) и печати организации (если письмо от работодателя).
Оформление письма о трудовой книжке, отправляемой почтой, – простая, но важная процедура. Правильно составленный документ защищает интересы обеих сторон и гарантирует, что ценное свидетельство трудового стажа будет доставлено в целости и сохранности. Пользуйтесь приведёнными образцами, проверяйте контрольный список и соблюдайте требования Трудового кодекса – и процесс возврата пройдёт без лишних вопросов.
Если вам нужен готовый файл для скачивания, вы можете воспользоваться бесплатными шаблонами в формате DOCX или PDF на порталах «КонсультантПлюс», «Моё дело» и «Современный предприниматель».