Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж работы и квалификацию сотрудника. При увольнении, переводе, а также в случае необходимости отправки книжки по почте необходимо оформить соответствующее письмо. В статье рассмотрим:

• какие виды писем бывают;
• какое законодательное основание их регулирует;
• пошаговую инструкцию по заполнению;
• готовые образцы писем, которые можно сразу использовать;
• полезные рекомендации и типичные ошибки.

Правовое основание

Согласно статье 66;1 Трудового кодекса РФ работник имеет право получать сведения о своей трудовой деятельности, в т.ч. трудовую книжку. При этом работодатель обязан:

1. выдать трудовую книжку сотруднику в течение трех дней после увольнения;
2. оформить письменное уведомление о необходимости получения книжки, если сотрудник не может прийти лично;
3. получить письменное согласие работника на отправку книжки по почте.

Эти требования фиксированы в нормативных актах, в т.ч. в рекомендациях КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.) и в инструкциях Минтруда от  г.

Какие письма могут понадобиться?

Пошаговая инструкция по оформлению письма

Ниже представлена универсальная схема, которую можно адаптировать под любой тип письма.

1. Шапка письма: название организации, её реквизиты, дата составления.
2. Адресат: ФИО получателя, должность, контактные данные.
3. Тема письма (строчными буквами, без кавычек).
4. Текст обращения:
   • Кратко укажите причину письма;
   • Ссылайтесь на нормативный акт (например, ст. 66.1 ТК РФ);
   • Перечислите необходимые действия (приход в офис, отправка согласия и т.д.).
5. Подпись и печать (если письмо официальное).
6. Приложения (копия заявления работника, опись вложения, трек‑номер).

Готовые образцы писем

Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой

ООО «Пример» 
ИНН 7701234567, КПП 770101001

Иванову Ивану Ивановичу
проживающему по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5

Тема: Уведомление о выдаче трудовой книжки

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации информируем Вас,
что Ваша трудовая книжка готова к выдаче. Просим явиться в отдел кадров
ООО «Пример» по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 15, офис 3 в течение
трёх рабочих дней – до г.

Если Вы не можете присутствовать лично, просим направить письменное согласие
на отправку книжки по почте (образец согласия прилагается).

С уважением,
____________________
Петров П.П., начальник отдела кадров
(подпись)

Приложение:
Образец согласия на отправку трудовой книжки

Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте

Иванов Иван Иванович
проживающий по адресу: г. Санкт‑Петербург, ул. Невская, д. 20, кв; 12
Тел.: +7 (921) -23‑45‑67
e‑mail: i.ivanov@example.com

Заявление

Прошу выслать мне мою трудовую книжку по почте в адрес:
г. Санкт‑Петербург, ул. Невская, д. 20, кв. 12.
Готов оплатить расходы по пересылке (при необходимости).

Согласие дано в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.
(подпись)

Уведомление о том, что книжка отправлена почтой

ООО «Пример» 
ИНН 7701234567, КПП 770101001

Иванову Ивану Ивановичу
проживающему по адресу: г. Санкт‑Петербург, ул. Невская, д. 20, кв. 12

Тема: Уведомление об отправке трудовой книжки

Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаем, что Ваша трудовая книжка отправлена заказным письмом
с объявленной ценой 300 руб. в адрес, указанный в Вашем заявлении от г.
Трек‑номер отправления: RS123456789RU. Ожидаемое время доставки – 3‑5 рабочих дней.
При получении просим подписать акт приема‑передачи (копию прилагаем).

С уважением,
____________________
Петров П.П., начальник отдела кадров
(подпись)
Приложение:
Копия заявления работника от г.
Акт приема‑передачи (образец)

Письмо‑запрос работодателю о выдаче копии записи из трудовой книжки

Сергеева Мария Петровна
проживающая по адресу: г. Казань, ул. Баумана, д. 5, кв. 8
Тел.: +7 (843) -55‑66‑77
e‑mail: m.sergeeva@example.com

Тема: Запрос копии записи из трудовой книжки

Уважаемый(ая) [ФИО руководителя]!

В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ прошу предоставить копию записи
о моём трудоустройстве в ООО «Пример», где я работала с по г.
Копию прошу направить на мой электронный адрес m.sergeeva@example.com
или выслать заказным письмом по адресу, указанному выше.

(подпись)

Как оформить письмо в электронном виде

Если вы отправляете письмо по e‑mail, соблюдайте те же правила оформления, но добавьте:

• Тема письма в поле «Subject» – точно так же, как в бумажном варианте.
• Вложите скан‑копию подписи (если требуется подпись).
• Укажите в подписи должность, телефон и, при необходимости, печать в виде изображения.

Полезные рекомендации и типичные ошибки

• Не забывайте указать дату – без неё письмо считается недействительным.
• Указывайте полные реквизиты получателя (почтовый индекс, ФИО, точный адрес).
• Если отправляете книжку по почте, используйте заказное письмо с объявленной ценой и обязательно оформляйте опись вложения (пример: «Трудовая книжка Иванова И.И.»).
• Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки (скрин, квитанцию, трек‑номер) – они могут понадобиться в случае спора.
• Не отправляйте книжку без письменного согласия работника – это нарушение ст. 66.1 ТК РФ.
• При оформлении электронных трудовых книжек (ЭТК) используйте формы, одобренные ФНС России.

Где скачать готовые бланки?

Бесплатные шаблоны в форматах Word и PDF доступны на официальных ресурсах:

• Сайт Госуслуг – раздел «Кадровые документы»;
• База КонсультантПлюс (раздел «Образцы писем и заявлений», редакция от );
• Портал RusProfile – «Формы и бланки»;
• Сайт nalog-nalog.ru – образцы заявлений на электронную трудовую книжку.

Оформление письма, связанного с трудовой книжкой, – простая, но важная процедура. Правильный документ защищает интересы обеих сторон, исключает риски административной ответственности и ускоряет процесс передачи важного документа.

Следуйте рекомендациям, используйте готовые образцы и не забывайте о юридических нюансах. При возникновении вопросов рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров.

Дата публикации:  г. 16:43 (по серверному времени). Информация актуальна на 2026 год, основана на данных КонсультантПлюс, Минтруда и публичных образцах форм.