Письмо об отсутствии трудовых отношений – это документ, который подтверждает, что между работодателем и работником (или между юридическим лицом и физическим лицом) на определённый период времени не существует трудовых отношений. Такое письмо часто требуется налоговым органам, Пенсионному фонду России (ПФР), страховым фондам, а также в судебных разбирательствах.

Когда и зачем требуется письмо?

• Отчетность в налоговые органы. При отсутствии работников организация обязана предоставить подтверждение отсутствия трудовых отношений, чтобы избежать вопросов о нулевых показателях в СЗВ‑М.
• ПФР и страховые фонды. При отсутствии застрахованных лиц необходимо направить письмо в ПФР, чтобы не начислялись страховые взносы.
• Судебные споры. При доказывании отсутствия трудовых отношений (например, в случае отказа в выплате компенсаций) суд требует документальное подтверждение.
• Внутренний контроль. Руководители используют письмо для фиксирования факта, что сотрудник не был принят на работу, а также для подтверждения, что у организации нет работников.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие необходимость письма об отсутствии трудовых отношений:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – определяет признаки трудовых отношений.
2. Федеральный закон № 275‑ФЗ «О страховых взносах» – требует от работодателя предоставлять сведения о наличии/отсутствии работников.
3. Постановление Правительства РФ от № 1846 – порядок представления сведений в ПФР о наличии или отсутствии застрахованных лиц.
4. Приказ Минтруда России от № ЛЧ‑08‑24/5721 – образцы писем в ПФР об отсутствии работников.

Кому направляется письмо?

Структура письма

Письмо может быть составлено в свободной форме, однако рекомендуется придерживаться следующего шаблона:

1. Шапка документа – название организации, ИНН, ОГРН, адрес, телефон.
2. Дата и номер письма (по желанию).
3. Наименование получателя (например, «В Федеральную налоговую службу»).
4. Тема письма – «О подтверждении отсутствия трудовых отношений».
5. Текст письма:
   • Краткое введение (кто пишет и в каком качестве).
   • Указание периода, за который подтверждается отсутствие трудовых отношений.
   • Основания (отсутствие трудовых договоров, отсутствие работников, отсутствие деятельности).
   • Ссылка на нормативные акты, если необходимо.
6. Подпись и печать (если письмо направляется от юридического лица).
7. Приложения (при необходимости – копии приказов, выписок из реестра и т.п.).

Образцы писем

5.1 Письмо в налоговую инспекцию об отсутствии работников

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 456000, г. Оренбург, ул. Ленина, д. 10
Тел.: +7 (353) -23‑45‑67

 № 12/2026

В
Федеральную налоговую службу
по Оренбургской области
от ООО "Пример"

Тема: О подтверждении отсутствия трудовых отношений за 2025 год

Уважаемые коллеги!

Настоящим подтверждаем, что на в ООО "Пример" не числится ни одного наемного работника, а также не заключено ни одного трудового договора с физическими лицами. Деятельность организации в указанный период была приостановлена, и она не осуществляла производственную деятельность.

Согласно пункту 2 статьи 2 Федерального закона № 275‑ФЗ от г. «О страховых взносах», в случае отсутствия работников организация обязана предоставить письменное подтверждение данного факта.

Приложения:
Приказ № 45 от г. «Об отсутствии работников».
Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

С уважением,
_____________________/Иванов И.И.
Генеральный директор

5.2 Письмо в Пенсионный фонд России (ПФР)

ИП Иванов И.И.
ИНН 9876543210, ОГРНИП 304500123456
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 5
Тел.: +7 (495) -55‑66‑77

В
Пенсионный фонд России
по г. Москве
от ИП Иванов И.И.

Тема: О подтверждении отсутствия застрахованных лиц за 2025 год

Уважаемые сотрудники ПФР!

Настоящим информирую, что в период с по г. в ИП Иванов И.И. не было нанято ни одного работника, а также не заключалось трудовых договоров с физическими лицами. В связи с этим отсутствуют застрахованные лица, и начисление страховых взносов за указанный период не требуется.

Согласно Приказу Минтруда России от № ЛЧ‑08‑24/5721, прошу зафиксировать данный факт в учетных данных ПФР.

Приложения:
Копия выписки из реестра индивидуальных предпринимателей.
Приказ № 12 от г. «Об отсутствии работников».

С уважением,
_____________________/Иванов И.И.
Индивидуальный предприниматель

5.3 Письмо в страховой фонд (ФСС) о невозможности подачи СЗВ‑М

АО "Техно"
ИНН 1122334455, ОГРН 1020304050607
Адрес: 620000, г. Екатеринбург, пр. Мира, д. 20
Тел.: +7 (343) -77‑88‑99

В
Фонд социального страхования
по Свердловской области
от АО "Техно"

Тема: О подтверждении отсутствия застрахованных лиц и невозможности подачи СЗВ‑М за 2025 год

Уважаемые коллеги!

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона № 275‑ФЗ от г. «О страховых взносах», подтверждаем, что в период с по г. в АО "Техно" не было застрахованных лиц, а также не заключалось трудовых договоров. В связи с этим организация не обязана подавать отчет СЗВ‑М за указанный период.

Приложения:
Приказ № 78 от г; «Об отсутствии работников».
Выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающая отсутствие сотрудников.

С уважением,
_____________________/Петров П.П.
Директор

Как оформить и отправить письмо

• Выбор формы. Письмо может быть оформлено на фирменном бланке организации (рекомендовано) либо в простом текстовом документе;
• Подпись и печать. Для юридических лиц обязательна подпись уполномоченного лица и печать организации. Для ИП достаточно подписи.
• Электронная отправка. При наличии электронной подписи (ЭЦП) письмо можно отправить через ФНС‑Онлайн, Личный кабинет ПФР или электронную почту контролирующего органа.
• Сохранение копий. Храните оригинал и скан-копию письма в архиве организации (не менее 5 лет).
• Контроль сроков. Письмо следует направлять до окончания отчетного периода (обычно до 15‑го числа месяца, следующего за отчетным).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли писать письмо, если у организации нет сотрудников, но она ведет деятельность?

Если организация осуществляет деятельность, но не имеет наемных работников, письмо об отсутствии трудовых отношений все равно требуется для подтверждения отсутствия начислений страховых взносов.

7.2 Можно ли вместо письма предоставить только выписку из реестра?

В большинстве случаев выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП считается достаточным подтверждением, однако контролирующие органы часто требуют официальное письмо с подписью и печатью.

7.3 Что делать, если в письме указаны неверные даты?

Необходимо немедленно направить уточняющее письмо‑корректировку, указав правильный период и приложив исправленные документы.

7.4 Как доказать отсутствие трудовых отношений в суде?

Помимо письма, рекомендуется собрать:

• Копии приказов о приеме/увольнении.
• Отсутствие записей в табеле учета рабочего времени.
• Переписку, подтверждающую отсутствие договорных отношений.

Письмо об отсутствии трудовых отношений – важный документ, который помогает организациям и индивидуальным предпринимателям избежать ненужных налоговых и страховых обязательств, а также служит доказательной базой в случае проверок и судебных разбирательств. Правильное оформление, своевременная отправка и хранение копий письма позволяют поддерживать прозрачность взаимоотношений с контролирующими органами.

Помните: отсутствие трудовых отношений – это не «пустой» факт, а юридически значимое обстоятельство, требующее документального подтверждения.