Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При увольнении, переводе или по просьбе сотрудника работодатель обязан выдать её в письменной форме. Для избежания споров и возможной ответственности рекомендуется оформить письмо‑уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Ниже – подробная инструкция, нормативные основы и готовый образец.

Почему важно оформить письмо‑уведомление

• Фиксирует факт извещения работника о готовности трудовой книжки к выдаче.
• Снижает риск претензий о невыдаче документа (ст. 62 ТК РФ).
• Служит доказательством соблюдения процедуры при возможных проверках трудовой инспекции.
• Позволяет работнику выбрать удобный способ получения (лично в офисе или почтой).

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения или по требованию работника.
2. Приказ Минтруда России от № 320н – порядок ведения и хранения трудовых книжек нового образца.
3. Федеральный закон № 436‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – требования к содержанию записей.
4. Методические рекомендации КонсультантПлюс и системы «Главная книга» (2025‑2026 гг.) – образцы уведомлений и заявлений.

Структура письма‑уведомления

Письмо составляется на официальном бланке организации (или на простом листе формата А4 с реквизитами). Обязательные элементы:

• Шапка: наименование организации, её ИНН/КПП, юридический адрес, дата и номер документа (например, «Уведомление № 01/2026»).
• Адресат: ФИО работника, его должность, структурное подразделение.
• Тема: четко указывает цель – «Уведомление о необходимости получить трудовую книжку».
• Основной текст:
  • Ссылка на основание (ст. 62 ТК РФ, приказ № 320н).
  • Информация о готовности трудовой книжки к выдаче (дата, номер записи о последнем месте работы).
  • Варианты получения: лично в отделе кадров (указать часы приёма) либо отправка почтой с описью вложения.
  • Просьба подтвердить получение (подпись работника или ответное письмо);
• Приложения (при необходимости): копия приказа об увольнении, образец описи вложения.

Образец письма‑уведомления

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Уведомление № 01/2026
от 23 мая 2026 г.

Кому: Иванову Ивану Ивановичу,
инженеру‑механику,
отдел технического обслуживания

Тема: Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда России от № 320н,
трудовая книжка работника Иванова И.И. готова к выдаче.
Последняя запись в книге сделана 15 мая 2026 г. (увольнение по собственному желанию,
приказ № 45/2026 от ).

Вы можете получить трудовую книжку одним из следующих способов:

 
Лично в отделе кадров (кабинет № 304) с 09:00 до 18:00 в будние дни.
 
Почтовым отправлением заказным письмом с описью вложения.
 В описи указать: «Трудовая книжка Иванова И.И.».
 Стоимость почтовых услуг оплачивается получателем.


Просим подтвердить получение трудовой книжки, подписав экземпляр данного уведомления
или направив ответное письмо на электронную почту kadry@primer.ru в течение пяти рабочих дней.

Ответственное лицо: _____________________ / Смирнова Е.А.
Начальник отдела кадров
М.П.

Приложение: образец описи вложения (1 лист).

Примечание: текст можно оформить как обычный абзац, используя теги <p> и <br> для переноса строк, если требуется более «воздушный» вид.

Как отправить письмо

• Личная передача: вручить под расписку в журнале входящей/исходящей корреспонденции.
• Электронная почта: допустимо, если работник дал согласие на получение документов в электронном виде (ст. 65 ТК РФ). В этом случае прикрепляют скан‑копию письма и просят подтвердить получение reply‑all.
• Почтовое отправление: заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (форма 119). Сохраняйте квитанцию и опись как доказательство отправки.

Что делать, если работник не получает трудовую книжку

1. Повторно направить уведомление (желательно заказным письмом) с указанием срока, например, «в течение 10 рабочих дней».
2. Если ответ не поступает, составить акт о невозможности вручения трудовой книжки (с участием двух свидетелей).
3. При необходимости обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты прав работника и избежания штрафов организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку простым письмом без описи?

Нет. Для подтверждения факта отправки и содержимого требуется опись вложения и уведомление о вручении.

Нужно ли получать согласие работника на отправку по почте?

Согласие не обязательно, но рекомендуется получить его в письменной форме, чтобы избежать претензий о нарушении конфиденциальности.

Какой срок считаетсяreasonable для выдачи трудовой книжки после увольнения?

Согласно ст. 62 ТК РФ – в день увольнения. Если работник отсутствует, выдача производится в день его обращения, но не позднее трёх рабочих дней с момента запроса.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян?

Да, дубликат выдаётся по заявлению работника на основании приказа работодателя и записи в книге о движении трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н).

Оформление письма‑уведомления о выдаче трудовой книжки – простой, но важный шаг, который защищает права обеих сторон. Следуя представленной инструкции, используя нормативные основы и прилагаемый образец, вы минимизируете риски споров и обеспечите прозрачность процедуры. Не забывайте сохранять копии всех отправленных документов и подтверждений получения – они послужат надёжным доказательством соблюдения трудового законодательства.