При увольнении работника работодатель обязан не только оформить запись в трудовой книжке, но и известить бывшего сотрудника о том, где и как он может получить этот документ. Ниже представлена подробная инструкция, нормативные основания и готовый образец такого письма.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении).
• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (форма Т-2) – требования к датам, порядковому номеру записи и подписи.
• Пояснения из сети (актуально на ) – дата увольнения указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ), запись делается в графе 2 раздела «Сведения о работе», а в графе 3 указывается причина расторжения трудового договора.

Что должно содержаться в письме

Письмо уволенному сотруднику о трудовой книжке – официальное уведомление, которое выполняет несколько функций:

1. Информирует о готовности трудовой книжки к выдаче.
2. Указывает место, дату и время получения документа.
3. Напоминает о необходимости предъявить удостоверение личности (паспорт) и, при наличии, доверенность, если документ получает представитель;
4. Содержит реквизиты организации и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров или директор).
5. Предупреждает о последствиях untimely получения (например, невозможность оформить пособие по безработице).

Образец письма

Ниже представлен шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию. Все обязательные элементы выделены жирным шрифтом ().

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E-mail: kadrov@primer.ru

№: КД‑2026/0589

Уволенному сотруднику:
Иванов Иван Иванович
Паспорт: 45 06 123456
Выдан: ОВД г; Москвы, 
Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 25

Уведомление о выдаче трудовой книжки

Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаем, что трудовая книжка, оформленная при увольнении Вас с должности «Специалист по продажам» по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ), готова к выдаче.

Дата и время выдачи: с 09:00 до 11:00.
Место выдачи: отдел кадров ООО «Пример», кабинет № 205, ул. Примерная, д. 10.

Для получения трудовой книжки необходимо предъявить:

паспорт гражданина РФ;
если документ получает представитель – доверенность, заверенную нотариально, и паспорт представителя.


Просим Вас явиться в указанное время. В случае невозможности личного получения просим связаться с отделом кадров по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или электронной почте kadrov@primer.ru для согласования альтернативного способа выдачи (например, направление почтой с уведомлением о вручении).

С уважением,
Отдел кадров ООО «Пример»
Подпись: __________________ / Смирнова Е.А.
Должность: руководитель отдела кадров

Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки при увольнении

1. Подготовка записи в трудовой книжке согласно Приказу Минтруда № 320н:
   • Графа 1 – порядковый номер записи.
   • Графа 2 – дата увольнения (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Графа 3 – причина расторжения трудового договора (например, «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ»).
   • Графа 4 – документ‑основание (приказ № ___ от ___).
   • Подпись уполномоченного лица и печать организации.
2. Ознакомление сотрудника с записью под расписку в личной карточке (форма Т-2).
3. Формирование уведомления (письма) – использовать образец выше, заполнив все поля данными конкретного сотрудника.
4. Выдача трудовой книжки:
   • Лично сотруднику под расписку в журнале учета выдачи трудовых книжек.
   • Если сотрудник не может явиться – оформить доверенность на представителя либо отправить книгу заказным письмом с уведомлением о вручении (ст. 84.1 ТК РФ допускает такую возможность при наличии согласия сотрудника).
5. Фиксация факта выдачи в журнале учета и в личной карточке сотрудника (отметка о дате получения и подписи получателя).

Особенности случаев, когда сотрудник не может получить документ самостоятельно

• Болезнь или incapacitaция – допускается выдача трудовой книжки законному представителю на основании нотариально заверенной доверенности.
• Отказ от получения – работодатель обязан направить заказное письмо с уведомлением о вручении и сохранить копию уведомления как доказательство исполнения обязанности.
• Смерть сотрудника – трудовая книжка выдается наследникам или уполномоченному лицу на основании свидетельства о смерти и документов, подтверждающих право на получение.

Правильное оформление письма уволенному сотруднику о трудовой книжке не только обеспечивает соблюдение трудового законодательства, но и защищает интересы обеих сторон: работник получает необходимый документ для дальнейшего трудоустройства и оформления социальных выплат, а работодатель избегает возможных споров и штрафов за нарушение порядка выдачи трудовых книжек.

Следуя представленному шаблону и пошаговой инструкции, вы сможете быстро и безошибочно оформить уведомление, а также организовать процесс выдачи трудовой книжки в соответствии с актуальными требованиями 2026 года.