Дата публикации:

Содержание

1. Что такое плановая проверка трудовой инспекции?
2. Правовая база и график проверок
3. Кого проверяют и как узнать о предстоящей проверке?
4. Этапы проведения плановой проверки
5. Какие документы необходимо подготовить?
6. Права и обязанности работодателя
7. Возможные последствия и штрафы
8. Как подготовиться к проверке и минимизировать риски?
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое плановая проверка трудовой инспекции?

Плановая проверка – это проверка, проводимая Государственной инспекцией труда (ГИТ) в соответствии с ежегодным графиком, опубликованным Рострудом. Такая проверка не связана с конкретными жалобами или инцидентами, а является профилактической мерой, направленной на контроль соблюдения трудового законодательства.

Правовая база и график проверок

Основные нормативные акты, регулирующие плановые проверки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
• Федеральный закон № 311‑FЗ «О государственных инспекциях»;
• Приказ Минтруда России от № 123н «Об утверждении порядка проведения плановых проверок»;
• Годовой график проверок, публикуемый на официальном сайте Роструда в разделе «Графики проверок».

График формируется на каждый календарный год и доступен для всех юридических лиц. В 2026 году график уже опубликован и включает сведения о датах, регионах и типах проверок.

Кого проверяют и как узнать о предстоящей проверке?

Плановые проверки могут быть направлены к:

• Общим организациям (ООО, АО, ОАО);
• ИП, работающим с наёмными работниками;
• Организациям, получающим субсидии или гранты от государства.

Узнать, попадает ли ваше ООО в плановую проверку, можно двумя способами:

1. По ИНН. На сайте Роструда в разделе «График проверок» есть поиск по ИНН. Введите ваш ИНН – система покажет дату и тип предстоящей проверки.
2. Через региональный отдел ГИТ. Позвоните в территориальный отдел инспекции по телефону, указанному в справочнике, и уточните информацию.

Этапы проведения плановой проверки

Плановая проверка обычно проходит в три основных этапа:

Подготовительный этап

• Получение извещения (обычно за 5‑10 рабочих дней до визита);
• Назначение ответственного лица в организации (обычно руководитель отдела кадров или главный бухгалтер);
• Сбор предварительной информации о состоянии дел в сфере труда.

Оперативный (основной) этап

• Визит инспектора в офис/производство;
• Проверка документов (трудовые договоры, приказы, табели, журналы учета рабочего времени и т.д.);
• Опрос работников (при необходимости);
• Осмотр производственных помещений и условий труда.

Заключительный этап

• Составление акта проверки (протокола);
• Выдача рекомендаций и (при необходимости) предписаний;
• Возможность обжалования предписаний в течение 10 дней.

Какие документы необходимо подготовить?

Ниже перечислены основные документы, которые обычно запрашивают инспекторы:

• Трудовые договоры (в т.ч. с временными работниками);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Табели учёта рабочего времени и листы учёта рабочего времени (ЛУТ);
• Журнал учёта рабочего времени (если используется);
• Документы по охране труда (инструкции, журналы учёта несчастных случаев, аттестация рабочих мест);
• Справки о выплате заработной платы (выписки из бухгалтерской программы, банковские выписки);
• Документы по социальному страхованию (отчёты в ПФР, ФСС, ИФНС);
• Коллективный договор (если есть) и локальные нормативные акты (приказы, положения);
• Документы, подтверждающие наличие и своевременную оплату отпускных, больничных, компенсаций.

Рекомендуется подготовить копии всех документов и разместить их в отдельной папке, доступной для инспектора.

Права и обязанности работодателя

Во время плановой проверки у работодателя есть ряд законных прав:

• Получать извещение о предстоящей проверке в письменной форме;
• Требовать предъявления удостоверения личности инспектора;
• Отказывать в предоставлении информации, если она относится к коммерческой тайне (при условии доказательства её конфиденциальности);
• Вносить пояснения и предоставлять дополнительные документы по запросу инспектора;
• Обжаловать предписание в суде или в вышестоящий орган ГИТ в течение 10 дней.

Обязанности работодателя:

• Своевременно предоставить запрашиваемые документы;
• Не препятствовать работе инспектора и не оказывать давление на работников;
• Соблюдать сроки выполнения предписаний (обычно 30 дней, если не указано иное).

Возможные последствия и штрафы

Если в ходе проверки выявлены нарушения, инспекция может вынести:

• Предписание о приведении условий труда в соответствие с ТК РФ;
• Штрафы за каждый тип нарушения (см. таблицу ниже).

Примерные размеры штрафов (2026 год)

Помимо штрафов, возможны административные меры: приостановка деятельности, лишение лицензий (для определённых отраслей) и даже уголовная ответственность в случае тяжких последствий для работников.

Как подготовиться к проверке и минимизировать риски?

Регулярный внутренний аудит

• Проводите ежеквартальные проверки документов и процессов;
• Ведите электронный архив всех трудовых документов (обеспечьте резервное копирование);
• Назначьте ответственного за трудовое законодательство (например, HR‑менеджер).

Обучение персонала

• Проводите инструктажи по охране труда минимум раз в полугодие;
• Обучайте руководителей подразделений правилам оформления и расторжения трудовых договоров;
• Информируйте работников о их правах и о том, как вести себя при визите инспектора.

Подготовка к визиту

1. Соберите все требуемые документы в одну папку (бумажную и электронную версии);
2. Проверьте актуальность данных в бухгалтерской системе (заработная плата, взносы);
3. Убедитесь, что рабочие места соответствуют требованиям ТК РФ (освещение, вентиляция, средства индивидуальной защиты);
4. Назначьте лицо, которое будет вести переговоры с инспектором и фиксировать все вопросы в письменной форме;

После проверки

• Тщательно изучите акт проверки и предписание;
• Составьте план действий по устранению выявленных нарушений (с указанием ответственных и сроков);
• Если вы не согласны с выводами инспектора – подготовьте апелляцию в течение 10 дней.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли присутствовать на проверке, если меня не вызвали лично?

Да. По закону инспектор имеет право входить в помещение без предварительного согласования, но работодатель обязан обеспечить доступ к документам и помещениям. Отсутствие представителя может быть зафиксировано как нарушение.

Можно ли отложить проверку?

Отложить плановую проверку можно только в исключительных случаях (например, стихийные бедствия, массовые заболевания). Для этого необходимо официально обратиться в региональный отдел ГИТ с документально подтверждёнными причинами.

Что делать, если инспектор требует документы, которых у меня нет?

Сначала уточните, о каких именно документах идёт речь. Если документ действительно отсутствует, объясните причину и предложите предоставить альтернативные доказательства (например, выписки из бухгалтерской программы). При необходимости подготовьте объяснительную записку.

Как быстро можно обжаловать предписание?

Срок обжалования – 10 календарных дней со дня получения предписания. Обжалование может быть подано в виде жалобы в вышестоящий орган ГИТ или в суд.

Можно ли использовать электронные копии документов вместо бумажных?

Да, при условии, что электронные документы соответствуют требованиям Федерального закона «Об электронной подписи» и могут быть проверены на подлинность. Однако инспектор может потребовать оригиналы, если возникнут сомнения.

Плановая проверка трудовой инспекции – это обязательный механизм контроля, который позволяет выявить и устранить нарушения трудового законодательства в ООО. Подготовка к проверке требует системного подхода: своевременный внутренний аудит, правильная организация документооборота и обучение персонала. При правильном подходе визит инспектора может пройти без штрафов и стать лишь формальностью.

Помните: лучше предупредить проблемы, чем решать их после получения предписания.