Дата актуализации: 07:49:39 ().
Содержание
- Нормативная база
- Порядок выдачи трудовых книжек
- Когда и как взимается плата
- Размер платы за бланк трудовой книжки
- Бухгалтерский учет операций
- Образцы документов
- Часто задаваемые вопросы
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (право работника получить сведения о трудовой деятельности), ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 197н) – п. 47 определяет право работодателя взимать плату за бланк трудовой книжки в размере фактических расходов на его приобретение.
- Инструкция по порядку ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них (приказ Минтруда России от № 117н) – регламентирует передачу бланков в собственность нанимателей за плату через АО «Гознак» и официальных распространителей.
- Письмо Минфина России от № 03-03-06/3/79208 – разъяснения по учету расходов на покупку трудовых книжек и доходов в виде платы от работников.
- ФЗ‑№ 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – учет операций по расчетам с персоналом (счет 73).
Порядок выдачи трудовых книжек
- Прием на работу – работник получает трудовую книжку (или вкладыш) от работодателя. Если книжка отсутствует, работодатель выдает новый бланк.
- Увольнение – в день расторжения трудового договора работник получает трудовую книжку с записью об увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
- Запрос сведений о трудовой деятельности – по заявлению работника (ст. 66.1 ТК РФ) работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней.
- Выдача дубликата – при утрате или порче книжки выдается дубликат после подачи заявления и оплаты бланка (если организация взимает плату).
Выдача осуществляется в специально отведенное время и место (например, «ВТОРНИК, каб. 302 с 14.00 до 17.30»). При получении бланка работник расписывается в журнале учета движения трудовых книжек.
Когда и как взимается плата
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
- Плата взимается в момент выдачи бланка трудовой книжки (или вкладыша) работнику.
- Удерживать сумму из заработной платы запрещено – оплата производится отдельно (наличными, безналичным переводом или через кассу).
- Если работодатель решает не взимать плату, это должно быть закреплено локальным нормативным актом (приказом, положением).
- Выдача нового бланка при приеме на работу (если у работника нет собственной книжки).
- Выдача дубликата при утрате/порче.
- Выдача трудовой книжки по заявлению о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) – плата допустима, если бланк выдается впервые.
- Стоимость бланка трудовой книжки (по данным на 2026 г.) – примерно 8,95 ₽ (восемь рублей девяносто пять копеек).
- Стоимость бланка вкладыша – примерно 4,61 ₽ (четыре рубля шестьдесят одна копейка).
- К указанным суммам могут добавляться расходы на доставку, хранение и оформление (например, услуги курьера, банковские комиссии).
Основания для взимания платы:
Размер платы за бланк трудовой книжки
Размер платы определяется фактическими расходами организации на приобретение бланка:
Пример расчета:
Стоимость бланка трудовой книжки 8,95 ₽ Доставка до организации (по договору) -,50 ₽
Если организация приобретает бланки оптом и получает скидку, размер платы корректируется в сторону уменьшения, но не может превышать фактических затрат.
Бухгалтерский учет операций
Операции по получению платы за бланки трудовых книжек отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (подконто 73.1 – «Расчеты за бланки трудовых книжек»).
Проводки при получении платы от работника
- Дебет 50 (Касса) / 51 (Расчетный счет) – Кредит 73 – получение денежных средств от работника за бланк.
- Дебет 73 – Кредит 91/1 (Прочие доходы) – признание дохода в размере полученной суммы (если плата не превышает фактических затрат).
Проводки при покупке бланков
- Дебет 10 (Материалы) – Кредит 60 (Расчеты с поставщиками) – оплата бланков трудовой книжки и вкладышей.
- Дебет 20 (Основное производство) / 26 (Общехозяйственные расходы) – Кредит 10 – списание бланков в расход при выдаче работнику (если плата не взимается).
Если организация решила не взимать плату, то полученные бланки учитываются как материальные запасы и списываются в расход при выдаче без отражения дохода.
Образцы документов
Заявление на выдачу бланка трудовой книжки
[Шапка организации] Заявление Прошу выдать мне бланк трудовой книжки (вкладыш к ней) в связи с ______________________ (прием на работу, утрата, запрос сведений и т.д.). Дата ___________ Подпись ______________
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
Приказ № ___ от «__» __________ 202__ г. О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек назначаю ответственным за ведение трудовых книжек: _____________________ (ФИО, должность) Обязанности: - ведение журнала учета движения трудовых книжек; - контроль за своевременной выдачей и приемом бланков; - взаимодействие с бухгалтерией по учету платы за бланки. Контроль выполнения приказа возлагаю на _____________________. Директор _____________________
Акт о списании трудовых книжек (при утрате/порче)
Акт № ___ от «__» __________ 202__ г. О списании трудовых книжек и вкладышей в них Основание: заявление работника _____________________ от «__» __________ 202__ г. Причина списания: утрата (порча) бланка трудовой книжки. Списано: - бланк трудовой книжки – 1 шт., стоимость ___ ₽; - бланк вкладыша – 1 шт., стоимость ___ ₽. Ответственный за ведение трудовых книжек _____________________ Бухгалтер _____________________ Директор _____________________
Журнал учета движения трудовых книжек (фрагмент)
| Дата | ФИО работника | Операция | Кол-во бланков | Сумма, полученная | Подпись получателя |
|---|---|---|---|---|---|
| Иванов И.И. | Выдача новой книжки | 1 | 9,45 ₽ | Иванов И.И. | |
| Петрова А.С. | Выдача дубликата | 1 | 9,45 ₽ | Петрова А.С. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли удерживать плату за бланк из заработной платы?
- Нет. Прямой запрет содержится в п. 47 Правил и подтверждается разъяснениями Минфина. Оплата производится отдельно от заработной платы.
- Что делать, если работник отказывается платить за бланк?
- Работодатель может отказать в выдаче нового бланка до оплаты. При этом необходимо оформить отказ в письменной форме и предложить альтернативу (например, использовать электронную трудовую книжку, если она доступна).
- Нужно ли начислять НДС на плату за бланк трудовой книжки?
- Нет. Операция по реализации бланков трудовых книжек не облагается НДС, так как относится к операциям, освобожденным от налогообложения (п. 2 ст. 149 НК РФ).
- Как учесть ситуацию, когда организация выдает бланк бесплатно?
- В бухгалтерии отражается как безвозмездная передача материальных запасов: Дебет 91/2 (Прочие расходы) – Кредит 10 (Материалы). Доход не признается.
- Каков срок хранения журналов учета движения трудовых книжек?
- Журналы хранятся не менее 75 лет в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними нормативными актами организации.