Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Вопросы, связанные с её ведением, хранением и выдачей, строго регламентируются трудовым законодательством. Одной из самых обсуждаемых тем среди кадровиков и работодателей является правомерность взимания платы за выдачу трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель имеет право требовать оплату, а когда такие действия являются прямым нарушением закона.

Общие правила выдачи трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. В штатном режиме, когда сотрудник увольняется и забирает документ лично, никаких денежных сборов за эту процедуру быть не может. Выдача документа — это безусловная обязанность работодателя.

Когда взимание платы законно?

Существует несколько ограниченных ситуаций, в которых работодатель вправе удержать денежные средства или потребовать оплаты за оформление документа. Важно понимать, что речь идет не о выдаче документа как таковой, а о предоставлении бланка.

Выдача нового бланка (вкладыша)

Если трудовая книжка работника была утрачена (по вине работника), испорчена или в ней закончилось место для записей (требуется вкладыш), работодатель обязан оформить новый документ. Однако предоставление чистого бланка не является бесплатным. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

• Работодатель вправе удержать из заработной платы работника стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша.
• Удержание производится в размере, не превышающем 20% от суммы заработной платы (согласно общим правилам ТК РФ об удержаниях).
• Работник также может добровольно внести необходимую сумму в кассу организации.

Первичное оформление трудовой книжки

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан завести для него трудовую книжку. В этом случае взимание платы за бланк также законно. На практике чаще всего стоимость нового бланка просто вычитается из первой зарплаты сотрудника с его письменного согласия.

Когда взимание платы НЕЗАКОННО?

Любые попытки работодателя извлечь выгоду из процедуры выдачи уже заполненной трудовой книжки или создать искусственные препятствия в виде штрафов и сборов — незаконны. Рассмотрим типичные нарушения:

1. Плата за выдачу при увольнении. Требование оплатить «услуги по оформлению увольнения» или «выдачу документа на руки» является грубым нарушением. Выдача трудовой книжки — бесплатный процесс.
2. Штраф за задержку получения. Если работник не явился за документом в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать книжку. Взыскание «платы за хранение» или «штрафа за просрочку» не допускается.
3. Завышенная стоимость бланка. Работодатель может удержать только фактическую стоимость приобретения бланка. Продажа документа с наценкой или с включением «услуг по заполнению» незаконна.
4. Удержание стоимости бланка при утрате по вине работодателя. Если трудовая книжка была потеряна или испорчена кадровиком (например, залита кофе или утеряна при переезде архива), работодатель обязан выдать дубликат абсолютно бесплатно. Все расходы несет организация.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): меняются ли правила?

С переходом на электронный кадровый учет ситуация с бланками стала проще. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью. В этом случае:

• Выдача бумажного документа на руки, бесплатна.
• Работодатель больше не несет ответственности за сохранность выданного документа.
• При последующем трудоустройстве, если работник захочет снова завести бумажную книжку (вместо электронной), ему придется оплатить стоимость нового бланка.

Ответственность работодателя за незаконные действия

Если работодатель незаконно удерживает трудовую книжку, требуя оплаты за её выдачу, он несет серьезную ответственность:

Материальная ответственность

Согласно статье 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Это означает, что за каждый день задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя, он должен выплатить средний заработок уволенному сотруднику.

Административная ответственность

Незаконное удержание документа или неправомерное взыскание денежных средств грозит штрафами по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей, от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Что делать работнику?

Если вы столкнулись с незаконным требованием оплатить выдачу вашей трудовой книжки, алгоритм действий должен быть следующим:

1. Письменное обращение. Напишите заявление на имя руководителя с требованием выдать документ в связи с увольнением. Сделайте это в двух экземплярах, чтобы на вашем экземпляре поставили отметку о принятии.
2. Жалоба в трудовую инспекцию. Если в течение установленного срока (обычно это день увольнения) книжка не выдана, подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. Обращение в суд. Для взыскания компенсации за задержку выдачи трудовой книжки (неполученного заработка) и возмещения морального вреда следует обратиться в суд.

Взимание платы за выдачу трудовой книжки правомерно только в одном случае — когда работодатель предоставляет работнику новый чистый бланк (или вкладыш), и удерживает исключительно его фактическую стоимость. Во всех остальных ситуациях, особенно при увольнении и выдаче уже заполненного документа, любые финансовые требования со стороны работодателя являются незаконными и могут повлечь за собой серьезные штрафные санкции и обязанность компенсировать работнику потерянный заработок.