Вопросы учета и расчётов, связанных с выдачей трудовых книжек и их вкладышей, часто вызывают недоразумения у бухгалтеров и кадровиков․ В статье разберём, какие бухгалтерские проводки необходимо отражать при различных способах оплаты, как правильно оформлять документы, а также какие нормативные акты регулируют эту деятельность․

Правовые основы

• Пункт 42 Правил 225 (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․) – обязывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков и суммах, полученных за их оформление․
• Пункт 47 Правил 225 – подтверждает право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки․
• Положения о кассовых операциях (п․ 3․4) – регламентируют порядок выдачи наличных средств подотчетным лицам․
• Указание Банка РФ от 11 марта 2014 г․ N 3210‑У – уточняет порядок ведения кассовых операций и выдачи денег подотчет․
• С 2017 г․ заявление на выдачу денежных средств подотчет не обязательно, но выдача новых сумм возможна даже при отсутствии отчёта по предыдущему подотчету․

Когда взимается плата за трудовую книжку?

Плата может удерживаться в два разных момента:

1. По факту оформления – при выдаче бланка и вкладыша сотруднику․ В этом случае плата фиксируется сразу в кассе․
2. По факту выдачи на руки – когда сотрудник получает бумажный экземпляр․ Если плата удерживается из зарплаты, она фиксируется в момент выплаты зарплаты․

В большинстве случаев плата удерживается из зарплаты работника, но возможен и вариант самостоятельной оплаты сотрудником․

Бухгалтерские проводки

Плата удерживается из зарплаты работника

При удержании из зарплаты бухгалтер делает следующую проводку:

Таким образом, деньги попадают в кассу (счёт 70), а доход от выдачи книжки фиксируется как прочий доход (счёт 73)․

Плата оплачивается работником отдельно (не удерживается из зарплаты)

Если сотрудник оплачивает бланк и вкладыш самостоятельно, то это отражается как продажа:

При этом в регистре продаж необходимо зарегистрировать счёт‑фактуру и подписать руководителем․

Компания покупает бланки и выдаёт их сотрудникам (бланки как актив)

Приобретение бланков отражается как закупка, а выдача – как внутреннее перемещение:

В случае, если бланки считаются активом, их стоимость сохраняеться в учёте до момента выдачи сотруднику․

Порядок выдачи трудовой книжки

1. Подготовка бланка и вкладыша в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ․
2. Заполнение бланка сотрудником и подписание руководителем․
3. Подготовка кассового ордера (КО‑2) при выдаче наличных средств․
4. Подпись руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного лица) на документе о выдаче․
5. Регистрация операции в бухгалтерском учёте (счёт 70, 73, 76, 50 и т․д․ в зависимости от способа оплаты)․
6. Сохранение документа в журнале трудовых книжек и в регистре продаж (если применимо)․

Формы и документы

• Приказ о выдаче трудовой книжки (если требуется)․
• Кассовый ордер (КО‑2) – при выдаче наличных средств․
• Счёт‑фактура (если плата оплачивается отдельно)․
• Журнал учета трудовых книжек – обязательный для всех организаций․
• Регистры бухгалтерии: касса (70), расчёты с персоналом (1 401 01 211), прочие доходы (73), продажи (76)․

Пример комплексной проводки

Предположим, что сотрудник оплатил бланк и вкладыш из зарплаты, а компания ранее купила бланки у поставщика․ Сводная проводка выглядит так:

Проводки за трудовые книжки зависят от того, как осуществляеться оплата: удержание из зарплаты, самостоятельная оплата сотрудником или покупка бланков компанией․ В каждом случае необходимо:

• Соблюдать требования Трудового кодекса и Правил 225․
• Правильно оформлять кассовые ордера и документы о выдаче․
• Отражать операции в бухгалтерском учёте с использованием корректных счётов (70, 73, 76, 50)․
• Вести журнал трудовых книжек и регистрировать продажи (если применимо)․

Соблюдение этих правил гарантирует корректность финансовой отчётности и соблюдение кассовой дисциплины․

Дата публикации: 22 мая 2026 г․, 13:42:35 ()