Дата актуализации: .

Согласно трудовому законодательству, при расторжении трудового договора работодатель обязан вручить трудовую книжку сотруднику в последний рабочий день. Однако бывают ситуации, когда работник отсутствует на месте работы (например, находится в отпуске, на больничном, в командировке или просто не явился за документом). В таких случаях закон допускает альтернативный способ передачи – отправка трудовой книжки почтой, при условии получения письменного согласия работника.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1) – obligation to issue the labour book on the day of dismissal.
• Федеральный закон от № 126‑ФЗ «О связи» – определяет понятие «оператор почтовой связи» и допускает использование любых лицензированных почтовых служб для отправки документов.
• Постановления судов (например, решение ГАРАНТ.РУ от 2025‑08‑21) подтверждают, что если место хранения трудовой книжки не совпадает с фактическим местом работы и работник отсутствовал, работодатель не может вручить документ лично и должен получить согласие на почтовую отправку.
• Разъяснения КонсультантПлюс и Оперсонале – подробно описывают порядок уведомления, получения согласия и сроки отправки.

Пошаговая процедура отправки трудовой книжки по почте

1. Уведомление работника – в день увольнения (или в первый рабочий день после отсутствия сотрудника) направляем уведомление о необходимости получить трудовую книжку лично либо дать согласие на её отправку почтой.
2. Получение письменного согласия – работник заполняет заявление (или пишет письмо) с явным указанием согласия на отправку трудовой книжки почтой и указывает предпочтительный способ доставки (обычная почта, заказное письмо, курьерская служба и т.д.).
3. Подготовка документа к отправке – трудовая книжка помещается в конверт, опломбируется (по желанию) и сопровождается описью вложения.
4. Выбор оператора почтовой связи – любой лицензированный оператор (Почта России, частные курьерские службы, экспресс‑почта) подходит, если у него есть лицензия на оказание услуг почтовой связи.
5. Отправка – после получения согласия работодатель обязан отправить трудовую книжку в течение трех рабочих дней (это срок, указанный в разъяснениях Оперсонале).
6. Уведомление о отправке – рекомендуется направить работнику трек‑номер и копию квитанции об отправке.
7. Получение подтверждения получения – по получении трудовой книжки работник может направить расписку или электронное подтверждение, что документ получен.

Образцы документов

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на отправку почтой

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ___ от «__» __________ 20__ г.

Уважаемый(ая) ______________________!

В связи с расторжением трудового договора с Вами с «__» __________ 20__ г. (дата увольнения) Вы не явились за получением трудовой книжки в последний рабочий день.

Просим Вас в течение трёх рабочих дней:

 
Лично явиться в отдел кадров по адресу: ______________________ для получения трудовой книжки;
 
Или дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой (заказным письмом, курьерской службой и т.д.), указав предпочтительный способ доставки и адрес получения.


В случае отсутствия ответа в указанный срок мы будем считать, что Вы отказались от получения трудовой книжки, и документ будет храниться в организации согласно внутренним регламентам.

С уважением,
______________________/______________________
(ФИО, должность) (подпись, печать организации)

Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки почтой

ЗАЯВЛЕНИЕ
о согласии на отправку трудовой книжки почтой

Я, ______________________, паспорт № ____________, выданный ____________, residing at ______________________,
выражаю своё согласие на отправку моей трудовой книжки почтой следующим способом:

 
Способ доставки: ______________________ (обычная почта, заказное письмо, курьерская служба, экспресс‑почта).
 
Оператор почтовой связи: ______________________ (название компании, лицензия № ____________).
 
Адрес для доставки: ______________________ (индекс, город, улица, дом, квартира).
 
Желаемый срок доставки: ______________________ (например, в течение 5 рабочих дней).


Я подтверждаю, что ознакомлен(а) с возможными рисками задержки или утраты документа при почтовой отправке и принимаю на себя ответственность за получение трудовой книжки по указанному адресу.

Работодатель – сопроводительное письмо при отправке

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
№ ___ от «__» __________ 20__ г.

К получателю: ______________________
Адрес: ______________________
В конверте находится трудовая книжка бывшего сотрудника ______________________ (ФИО), выданная при увольнении с «__» __________ 20__ г;

Просим подтвердить получение документа, направив расписку или электронное уведомление на адрес: ______________________.

С уважением,
______________________/______________________
(ФИО, должность) (подпись, печать организации)

Сроки и ответственность

• После получения письменного согласия работодатель обязан отправить трудовую книжку в течение трех рабочих дней.
• Если согласие не получено, работодатель обязан хранить трудовую книжку в организации и обеспечить возможность её получения работником в любое удобное время (например, в отдел кадров по предварительной договорённости).
• Нарушение срока отправки может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение сроков выдачи трудовой книжки).
• Риски утраты или повреждения документа при почтовой отправке лежат на работодателе до момента подтверждения получения получателем; поэтому рекомендуется использовать заказные письма с уведомлением о вручении или курьерские службы с трек‑номером и страхованием.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли отправить трудовую книжку электронной почтой? Нет. Трудовая книжка является документом на бумажном носителе, её передача электронным способом не заменяет выдачу оригинала.
2. Нужно ли нотариально заверять согласие работника? Закон не требует нотариального заверения; достаточно письменного согласия, подписанного работником.
3. Что делать, если работник отказался давать согласие? Работодатель должен хранить трудовую книжку и обеспечить её выдачу по личному требованию работника (например, в офисе или по предварительной записи).
4. Можно ли использовать курьерскую службу вместо почты? Да, если курьерская служба имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи (ст. 126‑ФЗ).
5. Как подтвердить получение трудовой книжки работником? Рекомендуется получить расписку о получении или электронное подтверждение (скан квитанции, письмо с трек‑номером и подписью получателя).

Отправка трудовой книжки почтой является законным и удобным способом выполнения обязанности работодателя по выдаче документа при увольнении, при условии получения письменного согласия работника и соблюдения установленных сроков. Следуя представленной выше процедуре, используя предложенные образцы документов и выбирая надежного оператора почтовой связи, вы минимизируете риски споров и обеспечите защиту прав обеих сторон.

Следите за актуальными изменениями в трудовом законодательстве и регулярно обновляйте внутренние нормативные акты организации, чтобы процесс отправки трудовой книжки оставался прозрачным и соответствовал всем требованиям закона.